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10 minuti al mese per contabilizzare gli stipendi con Starty Erp

Arianna Frigo

10 minuti al mese per contabilizzare gli stipendi con Starty Erp

10-minuti-al-mese-per-registrare-gli-stipendi-con-opensuite-erp.jpgLa registrazione degli stipendi è un appuntamento mensile per tutte le aziende che curano in autonomia la contabilità ordinaria.

Si tratta di un’operazione che richiede esperienza e conoscenza trasversale anche delle pratiche di gestione del personale.

Utilizzando un software Erp come Starty Erp, è possibile ridurre al minimo il tempo di elaborazione delle scritture, permettendo anche a chi non ha molta dimestichezza con la partita doppia di registrare la contabilità correttamente.

Vediamo come!

Al giorno d'oggi, anche le piccole imprese spesso decidono di gestire in autonomia tutta la contabilità ordinaria fino al bilancio ante imposte, ma spesso gli operatori, soprattutto se non esperti, necessitano di tempi lunghi per gestire le registrazioni correttamente.

D’altronde, vi sono scritture contabili che richiedono tempo anche a chi di partita doppia se ne intende.

A mio parere, uno di questi ambiti è quello della registrazione di salari e stipendi, per vari motivi tra cui:

1. I documenti da cui si estrapola la registrazione

In gergo, il documento da cui si registrano salari e stipendi è conosciuto come “Cedolone Riepilogativo”, e proviene dal consulente del lavoro o dall’ufficio personale (se le paghe sono gestite internamente): è un documento che aggrega tutti i valori contenuti nei singoli cedolini dei dipendenti, mostrandoli per totali.

Nella mia esperienza lavorativa ho visto molti layout differenti: c’è da dire che, soprattutto negli ultimi anni, anche i programmi nati per gestire il personale si sono “avvicinati” al mondo contabile, perciò sempre più spesso vengono forniti documenti in cui sono indicate le voci di spesa e debito, con definizione degli importi in dare ed avere.

Ciò che rimane in capo al contabile è la “traduzione” delle voci contenute nel cedolone, ed i relativi valori, in scritture di partita doppia: spesso le voci, per aderire ai principi contabili, vanno aggregate o disgregate ed è necessario riconoscere costi e debiti per ricostruire la scrittura.

2. La cadenza mensile della registrazione

cadenza-mensile-stipendi-opensuite-erp.jpegI salari e stipendi vengono registrati con cadenza mensile: se la registrazione in partita doppia comprende numerosi conti di contabilità, trascorrendo un mese da una all’altra spesso si spende tempo e fatica a ricostruire tutta l'operazione, a meno di prendere molti appunti manuali sui documenti cartacei. Se poi la persona che effettua la registrazione varia di volta in volta, il tempo aumenta ancora di più. 

3. La scelta dei conti da utilizzare.

Come accennato al punto 1, non è sempre semplice “tradurre” il cedolone riepilogativo in una scrittura contabile.

Le voci potrebbero dover essere aggregate o disgregate, oltre a dover tenere conto delle logiche imposte dai principi contabili, che potrebbero non essere le medesime con cui il cedolone viene creato.

 

Quale aiuto possiamo trovare in un software gestionale come Starty Erp

L’applicazione delle Prime Note, che serve appunto per inserire registrazioni contabili di prima nota nel sistema, di Starty Erp fornisce un modello chiamato "Rilevazione salari, stipendi e contributi". Al momento della registrazione degli stipendi del mese, infatti, è possibile richiamare il modello scelto.

Per farvi capire in cosa questo si traduce, vi racconto come mi è capitato di veder fare la scrittura da molte persone, anche contabili esperti, e come invece si può fare con Starty Erp.

Tecnica “classica” - Variante più diffusa

Annoto a mano ogni mese nel cedolone i conti contabili (codice e nome del conto) meno-passaggi-nella-registrazione-stipendi-con-opensuite-erp.jpgusati per le voci del cedolone, appuntando a mano eventuali somme e sottrazioni, ed il segno dare o avere.

Tengo sulla scrivania il cedolone del mese prima, e confrontandolo con quello del mese in corso, copio i conti sul cedolone riga per riga, verificando che non vi siano variazioni o casi particolari, e facendo a mano il calcolo del totale dare ed avere. Devo prestare molta attenzione a copiare correttamente i conti. Se suona il telefono potrebbe volerci del tempo per riprendere il filo.

Entro nel gestionale ed inserisco manualmente la prima nota conto per conto, valore per valore, fino a completare la registrazione.

Richiamo poi i mastrini contabili per verificare che sia tutto corretto; per maggiore sicurezza ogni tanto devo stampare un bilancio di verifica per conti per verificare di aver usato sempre le stesse voci tutti i mesi, e non averle variate.

Tempo impiegato: dai 20 ai 30 minuti (senza distrazioni)

Tecnica con Starty Erp

La prima volta che devo registrare i salari e stipendi in Starty, inserisco a mano la prima nota. Se non sono molto esperto, posso chiedere aiuto al consulente e/o commercialista che mi segue. La scrittura viene effettuata a partire sempre dal cedolone.

Nel mese successivo, andrò a richiamare il modello precedentemente creato (e già allacciato automaticamente ad un conto) e creare una nuova prima nota da quel modello, andando ad inserire solo i valori del "cedolone" senza dover inserire ogni volta i conti contabili.  

Tra i modelli precaricati su Starty ne esiste uno proprio dedicato agli stipendi. Ecco un esempio di inserimento standard:
 
Inserimento-stipendi-standard.jpg

Se in qualche mese vi sono casi particolari, potrai creare un nuovo modello da richiamare in cui tali casistiche si ripresentano. 

Per un ulteriore controllo, visualizzo ugualmente mastrini e bilancio di verifica, ma questa volta solo per le analisi sui costi e debiti, perchè non avrò il rischio di aver usato conti diversi dalla registrazione precedente.

Tempo impiegato: dai 5 ai 10 minuti

Conclusioni

Contabilizzare gli stipendi e i salari può risultare ostico ed impegnativo, soprattutto per i contabili meno esperti e soprattutto quando si ha poco tempo e tante operazioni da svolgere.

I vantaggi di utilizzare un software gestionale come Starty Erp per l'utente sono:

  • Permette di registrare la contabilità con una certa sicurezza anche ai meno esperti;
  • Riduce molto i tempi di registrazione;
  • Garantisce l’uso degli stessi conti contabili tutti i mesi, anche con un piano dei conti molto strutturato;
  • Permette di concentrarsi sulle vere attività di controllo: costi e debiti del personale;
  • Rende l'operazione accessibile anche a persone diverse ogni mese.

 

Se sei interessato ad approfondire questo argomento, richiedi una Demo online: un nostro esperto contabile sarà a tua disposizione per mostrarti nel dettaglio il funzionamento del modulo di contabilità in Starty Erp.


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