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Gestire la contabilità con il Software Erp: dubbi e opportunità

Matteo Pillon

Gestire la contabilità con il Software Erp: dubbi e opportunità

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di Matteo Pillon

Nella mia esperienza professionale, ho avuto la possibilità di collaborare con diverse aziende di vari settori e mi sono sempre occupato dei vari aspetti amministrativi, soprattutto di controllo di gestione.

Le varie aziende con cui ho collaborato adottavano diversi programmi gestionali, ed io ho avuto la necessità di imparare a lavorare con diverse metodologie di lavoro. Ho avuto la possibilità di lavorare con software gestionali tradizionali e con sistemi Erp integrati. Quello che cercherò di fare con questo articolo è di condividere la mia esperienza e le criticità/opportunità che ho avuto modo di incontrare.

Generalmente qui in Italia, il personale amministrativo è abituato a ragionare per logica di partita contabile. Ovvero, la rilevazione dei fatti contabili avviene soprattutto imputando manualmente il dare e l’avere. Non a caso, i software gestionali sviluppati negli anni dalle software house Italiane, sono in buona parte costruiti per supportare questa logica.

Utilizzando i sistemi Erp integrati, soprattutto quelli di provenienza anglosassone, ho trovato una significativa differenza rispetto alla logica della partita contabile.  Questi software, infatti, pongono l’accento sui documenti gestionali e ne inseriscono il flusso anche in contabilità.

All’inizio, questo cambio di paradigma mi ha spiazzato, mi sono trovato impreparato nella rilevazione dei fatti contabili ed ho avuto alcune difficoltà iniziali a comprendere le logiche di funzionamento della contabilità secondo questi schemi.

 

[Hai poco tempo per leggere l'articolo? Scarica la guida Come organizzare la contabilità con il software Erp]

 

Quali sono, dunque, le differenze principali tra i sistemi a partita contabile e i software Erp?

La differenza fondamentale, e forse la più difficile in fase iniziale, è costituita dal fatto che non devo più ragionare per ogni singola registrazione, ma devo fare uno sforzo iniziale per impostare correttamente le regole di contabilizzazione.

Il software ERP, integrando i flussi documentali all’interno della contabilità, automatizza le scritture. La registrazione del documento fa sì che vengano registrati anche i fatti contabili.

In questo modo, una qualsiasi fattura di acquisto registrerà automaticamente i costi nel conto economico e rileverà automaticamente il debito verso il fornitore nello stato patrimoniale.

Nel caso, ad esempio, della registrazione di una fattura di professionisti, in un sistema tradizionale sarebbero necessari diversi step per poter rilevare la rivalsa previdenziale e il debito verso l'erario per la ritenuta d'acconto. Con un ERP integrato sarà invece sufficiente inserire l'importo del compenso lasciando al sistema l'onere delle varie rilevazioni (questo ci serve anche per un controllo della fattura fornitore).

Esempio di scrittura automatica di prima nota con software Erp

Anche alla registrazione di un incasso/pagamento, gli ERP integrati automatizzano la scrittura da effettuare. Utilizzando il flusso documentale, il sistema richiede l’abbinamento di fattura/e ed incasso/pagamento. Così facendo, con un solo clic, procedo alla registrazione del fatto contabile.

Procedura registrazione pagamento

Altra registrazione automatica è quella della riconciliazione dell’estratto conto bancario. Nei sistemi classici, procedevo ad inserire una voce di prima nota per ogni entrata/uscita da rilevare.

Ora accedo ad una maschera dedicata in cui le voci e gli importi ricalcano quello della banca.

Inserendo un movimento, scegliendolo da un menù a tendina, posso selezionare le tipologie di operazioni più utilizzate, registrando contemporanemente anche le eventuali commissioni. Esempio: nell'estratto conto banca rilevo l'uscita per il pagamento della fattura di un fornitore che include le spese bancarie. Con il sistema automatizzato è sufficiente inserire il totale fattura e l'importo delle spese per ottenere contemporaneamente la scrittura di contabilità di tutte e due le operazioni.

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Per concludere gli esempi di registrazione automatica, anche le fatture di acquisto Intra ed Extra CEE vengono effettuate automaticamente, registrando semplicemente la fattura d’acquisto.

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Quelli appena elencati sono solo alcuni dei vantaggi ottenibili utilizzando un ERP integrato.

Sul piatto della bilancia dobbiamo inserire anche la certezza dell’integrità dei dati. Il sistema, seguendo il flusso documentale, fa sì che i documenti siano in un unico database, unificando i dati e diminuendo le possibilità di errori dovuti alla duplicazione dei documenti stessi.

Inoltre, la contabilità non deve più essere vista come un satellite a sè stante, ma deve venire integrata all’interno del sistema azienda. Nella mia esperienza ho visto più volte come “tutti i nodi vengano al pettine” all’interno dell’ufficio amministrativo. Come sappiamo tutte le transazioni devono essere registrate e se i colleghi fanno degli errori, questi si rilevano solamente al momento della registrazione.

Con un sistema ERP integrato, i documenti e le transazioni sono controllate in tempo reale anche dal reparto amministrativo che può così verificarne la correttezza e la rispondenza alle norme.

Non per ultimo, un ulteriore vantaggio è nel risparmio di tempo che un sistema integrato ci permette. Una volta configurato, infatti, il sistema effettua tutta una serie di scritture automatiche che non richiedono più l’intervento dell’utente. In questo modo, l’amministrazione si può concentrare su aspetti meno operativi e più strategici.

Sulla base di quanto appena visto, il cambio di mentalità contabile per approcciare un ERP integrato può farci risparmiare tempo e costi, migliorando le performance dell’azienda.

La mia esperienza con il gestionale Starty Erp mi ha fatto risparmiare almeno la metà del tempo rispetto ai software tradizionali, facendomi concentrare sulle strategie aziendali e garantendo la coerenza dei dati all’interno del sistema.

 

I vantaggi del Sistema Erp in Cloud

Per concludere l’analisi dei sistemi ERP, non posso fare a meno di menzionare, allo stato dell’arte attuale, la possibilità di scelta tra un ERP Cloud ed uno installato presso i server aziendali (on-site).

La differenza fondamentale tra un ERP on-site e il cloud ERP è chiaro : le soluzioni on-site sono installate localmente su hardware e server dell’azienda e quindi gestiti dal personale IT, mentre il cloud ERP è fornito come servizio. Con questo tipo di distribuzione , il software ERP di una società e i suoi dati associati vengono gestiti centralmente ( in Internet " cloud" ) da parte del fornitore ERP e sono accessibili da parte dei clienti utilizzando un browser web.

L'installazione on-site comporta investimenti maggiori sia a livello di hardware che per la gestione dello stesso, dovendo impegnare il personale IT anche nell'attività di aggiornamento e manutenzione del sistema.

Con un ERP in cloud, invece, la spesa iniziale è molto più bassa ed il Costo totale di gestione (TCO) è molto più basso come si vede nel grafico qui sotto.

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Inoltre, dopo aver fatto un investimento nell’infrastruttura informatica per accogliere un server interno all’azienda, difficilmente potrò cambiare fornitore di servizi. Se il gestionale ERP acquistato non riesce a soddisfare le esigenze particolari della mia azienda, è probabile che debba rimettere mano al portafogli per acquisire una nuova infrastruttura per la gestione del nuovo ERP.

Con un ERP cloud, invece, i dati sono conservati in remoto su sistemi molto sicuri e scalabili, posso lavorare da qualsiasi luogo e non mi devo proeccupare degli aggiornamenti dei sistemi. Non ho la necessità di investire in hardware o in costose licenze iniziali, quindi nessun costo di ammortamento. Con il Cloud la spesa del servizio Erp diventa una spesa corrente, con enormi vantaggi e flessibilità di gestione. Per chi come il sottoscritto si occupa di amministrazione e controllo di gestione, anche questo aspetto ha la sua rilevanza.

Se ti interessa approfondire questo argomento e vuoi vedere come funziona il programma Starty Erp, richiedi una sessione di demo.

 

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Matteo Pillon

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