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Pronti per la fattura elettronica B2B?

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Pronti per la fattura elettronica B2B?

Fattura_elettronica (1)[Articolo aggiornato a gennaio 2019]

La fatturazione elettronica è processo digitale di emissione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo.

L’obbligo di fatturazione elettronica era già in vigore verso la Pubblica Amministrazione dal 2014, ma l’ultima Legge di Bilancio (Legge n. 205 del 27 dicembre 2017) ha previsto l’obbligo di fatturazione elettronica generalizzato per tutti i soggetti Iva a partire dal 1° gennaio 2019.

Sono per ora esclusi dell’obbligo i contribuenti forfettari, le associazioni sportive dilettantistiche, gli operatori sanitari, le farmacie e alcuni agricoltori.

L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati non è altro che un’evoluzione e allargamento di quello già esistente verso la PA, di cui eredita: le modalità di trasmissione, che avverranno attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), il formato XML (eXtensible Markup Language) e l’obbligo di conservazione digitale.

In questo articolo, cercheremo di fornire un quadro generale del nuovo obbligo di Fatturazione Elettronica B2B, dando le linee guida per un adeguamento il più indolore possibile. Vedremo:

Cos'è la Fattura Elettronica

Esempio_XML_FEPer emettere una fattura elettronica occorre dotarsi di uno strumento (come il gestionale Starty ERP) per la creazione del documento in formato XML, ossia un tracciato di dati strutturati in formato digitale contenente gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea.

Il/i file dovrà inoltre contenere una serie di informazioni necessarie, quali il codice identificativo del destinatario, l’indirizzo PEC e il riferimento temporale e potrà essere validato a livello legale attraverso la firma digitale.

La fattura così composta deve quindi essere inviata al SDI entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di emissione del documento.

Solitamente, il termine di emissione della fattura è stabilito dall’articolo 6 del DPR n 633/72, ossia al termine di esecuzione dell’operazione (oppure, al più tardi, al momento di effettuazione del pagamento).

Tale norma è stata però oggetto di deroga a partire dal 1° luglio 2019. Da quel momento il termine di emissione della fattura sarà a partire dal decimo giorno successivo a quello in cui l’operazione si è conclusa.

Per facilitare l'adeguamento al nuovo obbligo, le sanzioni per eventuali ritardi sono state cancellate fino a settembre 2019 per chi è opera in liquidazione IVA mensile e fino al 30 giugno per i contribuenti IVA trimestrali. Dopodichè, per un primo periodo, verranno comunque applicate sanzioni ridotte.

Invio e ricezione delle Fatture Elettroniche

Una volta predisposta la fattura in formato XML, potrà essere trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI) utilizzando i seguenti canali:

  • mediante la procedura web del portale “Fatture e Corrispettivi” sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
  • un sistema di posta elettronica certificata PEC;
  • un servizio SDICoop, cioè un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service” fruibile attraverso protocollo HTTPS – come ad esempio quello fornito dall’intermediario 2C Solution;
  • un servizio SDIFtp, ossia un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

Il SDI fa quindi da snodo tra gli attori coinvolti nella fatturazione elettronica, verificando che il formato del documento sia corretto e che i dati inseriti siano completi. In pratica, le funzioni del sistema SDI sono quelle di:

  • ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della fattura PA (in formato XLM, l’unico accettato per legge);
  • effettuare tutti i controlli sui file ricevuti;
  • inoltrare le fatture ricevute (in formato XML) al destinatario.

Il sistema verifica innanzitutto che il nome del file da trasmettere riporti:

  • il Codice Paese;
  • l’identificativo univoco del soggetto trasmittente, rappresentato dal codice fiscale di 11/16 caratteri (in tale fase è verificato soltanto che sia presente tale dato e non se lo stesso è valido/esistente o coerente con i dati riportati in fattura);
  • Il progressivo univoco del file, rappresentato da una stringa alfanumerica di massimo 5 caratteri, con lo scopo di differenziare i file trasmessi dal SDI dal medesimo soggetto, non deve necessariamente seguire una stretta progressività.

N.B. Se il file non rispetta la suddetta struttura, o risulta uguale ad un file già trasmesso, il Sistema lo scarta con i seguenti codici errori:

  • codice errore “00001” se nome file non valido;
  • codice errore “00002” per nome file doppio.

Completati i controlli formali (e a prescindere del canale di invio utilizzato), il SDI si occuperà poi di recapitare la fattura; ad esclusione, come vedremo più avanti, delle fatture B2C o transfrontaliere.

Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario, in particolare:

  • gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura.
    Nelle Fatture PA vanno inoltre indicati i codici CIG (Codice Identificativo di Gara), CUP (Codice Univoco Progetto) e IPA (Indice della Pubblica Amministrazione);
  • per i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc…) possono identificati tramite i campi PECDestinatario (quando la FE viene inviata via PEC) e/o Codice Destinatario (quando vengono usati gli altri canali di invio).

Per il ciclo attivo estero, in luogo dell’esterometro, si possono trasmettere i dati della fattura utilizzando il codice convenzionale a sette “X” e quindi “XXXXXXX”.

Nella eventualità in cui la fattura elettronica sia emessa verso un consumatore finale, occorre trasmetterla con il codice convenzionale “0000000”. In questo caso, il sistema SDI recapita la fattura elettronica al cessionario/committente mettendola a disposizione nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, oltre che rendere disponibile al cedente/prestatore (nella sua area riservata) un duplicato informatico.

Il cedente/prestatore consegna direttamente al cliente consumatore finale una copia informatica o analogica della fattura elettronica, comunicando contestualmente che il documento è messo a sua disposizione dal SDI nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.

Ogni canale di trasmissione prevede dei messaggi di ritorno attestanti l’esito della trasmissione: il SDI prevede infatti l’invio di specifiche ricevute in formato XML che attestano lo svolgimento delle principali fasi del processo.

A questo proposito, il SDI può restituire i seguenti esiti:

  • in caso di controlli con esito negativo, invia una ricevuta di scarto al soggetto trasmittente. La/le fattura/e contenute nel file scartato si considerano non emesse;
  • in caso di esito positivo dei controlli e individuazione di un canale per il recapito:
    • o trasmette al destinatario la fattura sotto forma di file XML e una notifica di metadati del file contenente le informazioni utili all’elaborazione ed alla comunicazione da parte del soggetto ricevente;
    • o invia al trasmittente una ricevuta di consegna della fattura elettronica, che contiene l’indicazione della data di consegna della fattura;
  • in caso di esito positivo dei controlli e impossibilità di individuare un canale di recapito o di trasmettere il file tramite il canale indicato (per cause tecniche non imputabili al sistema):
    • invia al trasmittente una ricevuta di impossibilità di recapito comunicando di aver messo a disposizione la fattura nell’area autenticata dei servizi telematici dell'acquirente/committente sul sito dell’Agenzia delle Entrate. In tal caso spetta al trasmittente comunicare tempestivamente all’acquirente/committente la messa a disposizione della fattura nella citata area autenticata.
      Caso classico è la notifica del mancato recapito per i consumatori privati (cod 0000000) ai quali il cedente avrà già consegnato documento informatico/analogico.

Chi riceve la fattura elettronica dovrà importare (manualmente o automaticamente) la fattura elettronica nel proprio software gestionale per registrarla.

Conservazione digitale

Infine, la normativa prevede l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche, sia emesse che ricevute, per 10 anni: la mancata conservazione delle fatture metterebbe a rischio la loro validità di esibizione in giudizio, dato che potrebbe essere messa in discussione la loro autenticità.

A questo proposito, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione, con sottoscrizione di apposito accordo di servizio gratuito, un sistema che si occupa della conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute.

Per come è strutturato, questo sistema risulta più adatto alle esigenze di piccole realtà imprenditoriali rispetto a chi (aziende medio/grandi) ha implementato percorsi di trasformazione digitale e dispone di una certa autonomia gestionale (e quindi anche di conservazione elettronica) potendo gestire in modo organizzato ed efficiente i dati anche affidando la conservazione ad operatori esterni. Queste aziende, tendono ad adottare un servizio in outsourcing integrato al proprio gestionale.

Concludendo

La fatturazione elettronica B2B è un ulteriore step verso la cosiddetta "rivoluzione digitale": la tendenza alla digitalizzazione dei processi gestionali è ormai innegabile.

Se l’investimento economico per affrontare questo cambiamento è tutto sommato limitato, le aziende devono prevedere una revisione dell’intero ciclo di fatturazione, che necessita ora di una gestione digitale. E’ fondamentale, infatti, ridurre i processi di inserimento manuale dei dati: le fatture devono essere direttamente elaborabili dal sistema gestionale, che va a gestire gli stadi di fatturazione.

Infatti, il vero beneficio della fatturazione elettronica si ottiene quando il documento è interamente elaborabile dai sistemi informatici: ad esempio, con Starty Erp, una volta inseriti i dati di fatturazione, il sistema gestionale si occuperà dell'elaborazione della fattura in formato XML, che dovrà essere poi trasmessa tramite il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate autonomamente o automaticamente tramite l’appoggio all’intermediario 2C Solution (evitando quindi l'impiego di più soluzioni).

L’ostacolo più importante in questo senso è più che altro di ordine culturale: è necessario che le aziende italiane comprendano che quella della rivoluzione digitale è ormai una necessità, il mondo delle tecnologie e del cloud è ora più che mai la chiave di volta per svecchiare procedimenti che ostacolano la crescita dell’azienda.

E se, come segnala la fattura elettronica tra privati, la scelta sta diventando sempre più obbligata, è anche una scelta sempre più intelligente, sia in termini di gestione aziendale sia per l’abbattimento non indifferente dei costi.

In questo panorama, l'adozione di un sistema gestionale può essere una soluzione adatta a qualsiasi azienda, a prescindere dalle sue dimensioni.

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