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Scrivere email per conquistare i clienti

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Scrivere email per conquistare i clienti

Foto-Stefano-Sandri-314389.jpegNell’email c’è il microcosmo della scrittura professionale: è l’esercizio quotidiano con il quale ci confrontiamo per mettere in pratica le regole basilari della scrittura. Saper scrivere bene le email è il primo passo per scrivere bene altri tipi di testi aziendali, aiuta a essere sintetici ed efficaci e ci permette di fare un passo positivo nella comunicazione, all’interno e all’esterno dell’azienda. 

L'importanza di scrivere bene le email

di Stefano Sandri

Destinate circa un terzo della vostra giornata lavorativa a leggere e scrivere email. Spesso la frenesia e la fretta inducono a commettere errori. Leggete e scrivete in fretta, perché c’è sempre una telefonata a cui rispondere o una riunione in agenda. Eppure non c’è niente di peggio che scrivere male o in modo approssimativo. Le caselle di posta elettronica sono spesso intasate e in genere l’attenzione del destinatario è poca; un’email scritta male richiede uno sforzo di lettura maggiore.

 

Il destinatario che riceve un messaggio di posta troppo lungo, magari con un oggetto impreciso e un contenuto confuso, di solito lascia perdere. Alcuni si irritano. Il tempo è prezioso per tutti. Il destinatario potrebbe iniziare a considerarvi come uno scocciatore. In questo caso avrete fatto un passo falso e avrete lasciato nel vostro interlocutore un’immagine poco lusinghiera. Anche l’azienda ne risentirà.

 

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Per mettere ordine alla frenesia del lavoro ed evitare incomprensioni spiacevoli è opportuno tenere a mente alcune regole. Perciò, nel caso dobbiate scrivere un’email più complessa, con informazioni articolate o argomenti delicati, prendetevi il giusto tempo per chiarire le cose che dovrete dire. Annotate i punti da sviluppare, così eviterete di dimenticare qualcosa di essenziale.

 

Ricordate che oggi rimane sempre una traccia di ciò che avete scritto e inviato, e che in caso di contestazioni o controversie le vostre comunicazioni potrebbero essere utilizzate per argomentare a vostro sfavore. È meglio scrivere solo quando è davvero necessario, quando siete convinti dei contenuti, quando forma e sostanza dell’email coincidono e sono sintetici ed efficaci.

 

La sintesi è dovuta, non solo come gesto professionale, ma come cortesia nei confronti del destinatario. Gli schermi sui quali leggiamo le email sono finestre – ripeterlo fino alla noia non è sbagliato – dunque costringere chi ci legge a scorrerne molte potrebbe fargli perdere la pazienza.

Oltre alla sintesi verificate sempre che quanto avete scritto sia davvero comprensibile, di facile lettura. Scrivete per essere compresi subito e per ottenere un risultato, non per dimostrare che ve la cavate anche con l’ermetismo e con una sintassi più ardita.

 

Se volete che la comunicazione sia utile usate un linguaggio adatto al destinatario. La sintonia fra mittente e destinatario crea empatia, vera condivisione dei contenuti.

Oggi scrivere bene un’email e gestire in modo efficiente la comunicazione è un’impresa ancora per molte persone.

 

Di recente ho terminato un corso di formazione in un’azienda nella quale ingegneri e  laureati in economia hanno deciso di dare spazio per alcune ore alle regole della scrittura professionale. Finora è stata la più bella esperienza del 2016: l’ultimo giorno mi hanno chiesto di tornare, dopo aver verificato i risultati ottenuti attraverso la riscrittura di alcune email, prese dalla loro esperienza quotidiana.

 

Scrivere bene le email è un passo positivo e indispensabile che fa guadagnare autorevolezza.

Con un po’ d’esercizio vi farà risparmiare tempo e denaro.

 

Non è un caso se Eric Schimdt, amministratore delegato di Google, ha elencato nel libro “How Google Works” alcune regole per sfruttare al meglio la posta elettronica. Le sue sono regole tecniche complementari, oltre quelle che stanno alla base della scrittura professionale, ma lo scopo è sempre di comunicare con massima chiarezza ed efficacia con chi sta dall’altra parte dello schermo.

 

Scrivere bene le email: dalla teoria alla pratica

Per chi fa Inbound Marketing e crede con forza nel valore dei contenuti per attirare nuovi clienti tramite la comunicazione online, la scrittura dei testi è un'attività su cui vale la pena investire. 

Mayking offre ai propri clienti un webinar di un’ora, gratuito, per introdurre il tema “Come scrivere email per conquistare i clienti”.

 

Pensiamo che la base per la conversazione con i mercati, che sono fatti di persone, sia il business writing, cioè la scrittura professionale. L’argomento è indicato anche per le aziende che condividono argomenti di interesse con i loro clienti attraverso il blog aziendale. Aumentare il giro d’affari è oggi più che mai una questione di conoscenza condivisa, conoscenza che si comunica attraverso le parole dell’azienda.

 

Webinar per imparare a Scrivere email per conquistare i clienti 

Dopo il webinar gratuito Mayking offrirà un corso base di formazione sul business writing.

Le lezioni, di quattro ore complessive, si svolgeranno in due parti.

  1. Parte teorica per le regole fondamentali della scrittura professionale
  2. Parte pratica applicata ai contenuti reali dell'azienda  
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