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Soluzioni per la fatturazione elettronica: quale scegliere?

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Soluzioni per la fatturazione elettronica: quale scegliere?

Young businessman taking a decision with arrows and question mark above his headDal 1° gennaio 2019, l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso, oltre che verso la Pubblica Amministrazione, anche ai rapporti tra privati e aziende, con alcune esclusioni, come i contribuenti minimi.

Chi ha già sperimentato il processo di fatturazione elettronica con la PA, obbligatorio già dal 2014, si trova sicuramente avvantaggiato, dato che la gestione verso privati e aziende è molto simile.

Il processo di fatturazione elettronica si compone infatti dei seguenti step: stesura della fattura in formato XML; invio della fattura al Sistema di Interscambio; ricezione e registrazione della fattura; conservazione.

Chi non si adegua a tale obbligo andrà incontro a sanzioni, anche se sono state previste delle deroghe per i primi mesi. Per questo, in questo periodo c’è stata una corsa generalizzata alla ricerca di soluzioni che permettessero di gestire tutti questi step nel modo più efficiente possibile.

In linea di massima, le opzioni disponibili sono:

  • Il servizio gratuito “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate
  • Altri servizi a pagamento integrati o meno al gestionale di contabilità

Ma quali sono i pro e i contro delle due scelte?

Il servizio dell'Agenzia delle Entrate

Per le sole partite IVA, l’agenzia delle Entrate ha aperto un'area dedicata del proprio sito web, denominata “Fatture e Corrispettivi”, in cui mette a disposizione una serie di servizi gratuiti erogati tramite procedure web, applicazioni mobile o software da installare su PC.

Tali servizi permettono di predisporre, trasmettere, consultare e conservare le fatture elettroniche (per un approfondimento sulle regole di Fatturazione Elettronica, clicca qui!).

Chi intende gestire in autonomia la fatturazione elettronica appoggiandosi ai servizi istituzionali, dovrà gestire con estrema attenzione gli step del processo, per accertarsi di non commettere errori. Questi servizi, infatti, sono pensati per micro-imprese, o comunque per chi fa poche fatture.

Inserite le credenziali di accesso (SPID o CNS) al portale, l’utente potrà accedere ai servizi per la Fatturazione Elettronica e dovrà per prima cosa registrare le modalità di ricezione della fattura elettronica, indicando l’indirizzo telematico dove ricevere di default tutte le fatture di questa natura.

L’utente potrà anche accedere alla procedura web per predisporre e trasmettere le fatture elettroniche e sottoscrivere il contratto di servizio gratuito per conservazione elettronica di tutte le fatture emesse e ricevute.

Per predisporre la fattura, la prima volta l’utente dovrà inserire manualmente i dati del cliente (P.IVA e Codice Destinatario in primis) e i dati della fattura (data di emissioni, beni, quantità, costi ecc). Una volta predisposta la fattura, la procedura permette di ricontrollare tutte le informazioni inserite, salvare il file in XML e visualizzarlo in PDF per quindi trasmettere il file fattura al Sistema di Interscambio che lo controllerà e lo recapiterà all’indirizzo telematico del cliente.

In ogni momento, l’utente potrà monitorare il flusso di trasmissione, visualizzando eventuali ricevute di scarto o mancati recapiti delle proprie fatture elettroniche, oltre che visualizzare e scaricare i file delle fatture elettroniche emesse e ricevute.

Vale la pena sottolineare che tali informazioni sono tenute a disposizione nell’area di consultazione fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione delle fatture da parte del Sistema di Interscambio.

Il servizio di conservazione, in particolare, è piuttosto limitato, come vedremo meglio tra poco.

Servizi integrati al gestionale

In molti casi, le aziende hanno preferito appoggiarsi a servizi dedicati a pagamento, perlopiù integrati al proprio gestionale ERP.

Chi ha fatto questa scelta, non utilizza i servizi istituzionali, ma si appoggia solitamente ad un intermediario certificato che gestisce le varie fasi del processo, sgravando l’utente da molte operazioni manuali.

Ci possono essere diversi gradi di integrazione al gestionale, tanto che alcuni servizi permettono di gestire la fatturazione elettronica con software dedicati, per poi importare nel proprio gestionale. 

Trovando i vantaggi di questa scelta poco convincenti, preferiamo descrivere la soluzione più automatizzata possibile, attraverso un connettore integrato al gestionale ERP.

In questo modo, l’utente continua a lavorare all’interno del proprio gestionale per la redazione delle fatture (con tutti i vantaggi operativi che ne conseguono – come avere già codificati i relativi ordini e le anagrafiche), per poi generare il file XML.

A questo punto entra in gioco un connettore.

Una volta creata la fattura, sarà inviata in modo automatico all’intermediario, che si occuperà di controllarla, firmarla ed inviarla al cliente destinatario della fattura, aggiornando l’esito dell'effettivo avvenuto recapito e sullo stato di conservazione.

Anche alla conservazione a norma di legge l’utente sarà esentato alla gestione: ci pensa in modo autonomo l’intermediario.

Di solito, vengono previste sia modalità di gestione delle fatture 1 a 1, sia la possibilità di gestire il tutto in modo massivo (dalla generazione dell’XML all’invio all’intermediario): il gestionale integrato, riporterà gli esiti dell’invio, risparmiando all’utente di dover lavorare con più strumenti e limitando di conseguenza il rischio di errori.

Il portale dell’intermediario viene solitamente reso disponibile all’utente gestionale, ma questi potrà tranquillamente evitare di imparare ad usarlo.

Vale la pena notare che, finché l’obbligo di Fatturazione Elettronica non verrà esteso a tutte le categorie, dal punto di vista passivo molti dovranno continuare a gestire anche la tradizionale fattura cartacea: chi ad esempio riceve fatture da chi è in regime forfettario o dall'estero dovrà far convivere i due canali di ricezione (digitale e analogico).

Chi utilizza servizi di intermediazione integrati al gestionale, come quello offerto da Starty ERP, continuerà a gestire la fatturazione tradizionale come ha sempre fatto, ma riceverà anche le fatture elettroniche direttamente nel gestionale e non dovrà fare altro che registrarle: un vantaggio sicuramente degno di nota!

Le due possibilità a confronto

Ma quindi, conviene appoggiarsi all’Agenzia delle Entrate o meglio armarsi di strumenti dedicati?

Ciascuno ha i suoi pro e contro e per metterli in luce abbiamo preso in considerazione il servizio di 2C Solution, l’intermediario certificato AGID selezionato dal gruppo Impresoft.

AGENZIA DELLE ENTRATE INTERMEDIARIO 2C SOLUTION
Servizio gratuito Servizio a pagamento
Consultabile tramite cassetto fiscale Portale Web accessibile 24/7 anche da smartphone e tablet
Nessuna integrazione con gestionali Integrazione con gestionali
Assistenza e supporto non dedicati Garanzie del servizio regolamentate da contratto
Non si possono conservare altre tipologie documentali (Ordini, DDT, Contratti..) Possibilità di conservare altre tipologie documentali (Ordini, DDT, Contratti..)
Nessun ulteriore servizio incluso Altri servizi inclusi

 

Il servizio di conservazione dell’Agenzia sembrerebbe particolarmente limitante, come si può leggere da questo stralcio preso dalla contratto di Adesione al servizio di Conservazione.

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Un'altra considerazione in merito alla conservazione è da farsi riguardo l’opportunità o meno di conservare in via esclusiva una parte della propria documentazione fiscalmente rilevante proprio all’Agenzia, amministrazione contro la quale potrebbe capitare di dover esibire per “difendersi” in un eventuale contenzioso tributario, dovendo dunque chiedere alla stessa Agenzia i documenti probatori.

In poche parole, ci potrebbe essere un problema giuridico, in quanto una controparte avrebbe i documenti dell’altra.

Ad ogni modo, se si decide di appoggiarsi ad un servizio in Outsourcing, consigliamo di verificare gli standard del servizio, le certificazioni del fornitore, i livelli e le modalità di assistenza, la possibilità di conservazione.

Conclusioni

La Fatturazione Elettronica comporta vantaggi fiscali, economici e organizzativi (clicca qui per approfondirli).

La vera rivoluzione, però, si ha con una gestione dell’intero ciclo dell’ordine in chiave digitale: il grosso dei vantaggi della Fatturazione Elettronica, infatti, derivano dall’integrazione e l’automazione dei processi (eliminazione del data entry manuale, riconciliazione automatica dei dati, efficienza nei controlli, minori costi di gestione).

Per questo e per tutte le ragioni sopra esposte, riteniamo consigliabile appoggiarsi ad intermediari certificati: in tal modo, l’adeguamento all’obbligo sarà sostanzialmente indolore e i vantaggi operativi aumentano notevolmente.

Per scoprire tutti i vantaggi del gestire l’intero processo delle tue Fatture Elettroniche (e quindi invio, ricezione e conservazione) con un software gestionale, iscriviti al webinar e potrai vedere la nostra proposta di integrazione tra Starty ERP e l'intermediario 2C Solution!


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