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Gestione per lotti e matricole e packing list

Lisa Rossi

Gestione per lotti e matricole e packing list

Gestione magazzinoQuando un'azienda - per gestire al meglio i casi di reso, non conformità, garanzia o per esigenze normative (come nel caso dei settori farmaceutico o alimentare) - ha la necessità di tracciare la movimentazione delle singole unità a magazzino, la gestione per lotti e matricole è la risposta giusta. 

Quando, invece, un'azienda vuole velocizzare i processi di spedizione, e le eventuali problematiche di smarrimento/danneggiamento degli imballi da parte degli spedizionieri, una valida risposta può essere la packing list.

In questo articolo, andremo a vedere cosa sono lotti, matricole e packing list, e come sono gestite queste comode funzioni dell'area magazzino con il software Starty ERPAlla fine dell'articolo troverai un breve video dimostrativo di queste due funzioni nel sistema.

Lotti e Matricole

La gestione del magazzino a lotti e matricole è estremamente utile quando si ha la necessità di gestire le movimentazioni del magazzino indicando non solo il prodotto che viene movimentato, ma anche lo specifico pezzo che viene mosso in entrata o in uscita.

A livello concettuale, le matricole sono un dettaglio dei lotti, ma è comunque prevista una gestione di un prodotto:

  • per soli Lotti;
  • per sole Matricole;
  • per Lotti e Matricole.

Con la gestione per lotti e matricole, è possibile configurare i prodotti indicando i lotti o la matricola di riferimento: quando vengono selezionati, lotto e/o matricola vengono automaticamente riportati sui documenti legati ai prodotti a cui si riferiscono (fatture, DDT e entrate merci).

I lotti vengono utilizzati quando più unità a magazzino sono identificate dallo stesso codice: i lotti indicano quindi un insieme di prodotti dalle caratteristiche uniformi, accomunati ad esempio dalla stessa data di produzione, dalle stesse materie prime utilizzate, o dalla data di scadenza. Questo tipo di gestione viene prevalentemente utilizzata per individuare il periodo temporale in cui un bene è stato prodotto/entro cui deve essere "consumato". La gestione a lotti è tipica dei settori alimentari e farmaceutici, che trattando prodotti deperibili, hanno l’obbligo per legge di regolarne la movimentazione sulla base di parametri specifici, come, appunto, la data di scadenza.

Lotti_e_matricole.jpgLa gestione delle matricole è in un certo senso vicina a quella per lotti, ma con le matricole, ciascuna unità a magazzino è identificata con uno specifico codice. Questo tipo di gestione è molto usato nei settori informatici e tecnologico, per migliorare le dinamiche di assistenza e reso dei prodotti: grazie alle matricole, infatti, è possibile sapere da quale fornitore è arrivato il singolo pezzo e a quale cliente è stato consegnato. 

Nel campo matricole, è possibile fornire ulteriori informazioni a descrizione del prodotto: se, ad esempio, siete un’azienda che commercia prodotti usati, il sistema vi permette di inserire (e filtrare) informazioni sul buono/cattivo stato, il numero di proprietari precedenti e altre ulteriori informazioni a voi utili.

In sintesi, i principali motivi per cui è prevista la gestione a lotti o matricole sono:

  • Per esigenze di tracciabilità dei prodotti: per saper chi ha prodotto e a chi è stato consegnato un certo item. Questa funzione può essere prevista per legge, ad esempio per i prodotti alimentari, dove è intesa come "la possibilità di ricostruire e seguire il percorso di un alimento, di un mangime, di un animale destinato alla produzione alimentare o di una sostanza destinata o atta ad entrare a far parte di un alimento o di un mangime attraverso tutte le fasi della produzione, della trasformazione e della distribuzione” (fonte: Ministero della salute);
  • Per la gestione di eventuali non conformità: qualora vengano segnalate delle non conformità su un prodotto, grazie ai lotti, è possibile risalire ad altri prodotti dello stesso lotto che potrebbero presentare la stessa problematica (applicazione utile anche per settori come quello tecnologico);
  • Per la gestione efficiente del magazzino in termini di garanzia dei prodotti: con Starty, è possibile gestire la garanzia dei prodotti per assicurare che vengano vendute per prime le merci con scadenza di garanzia anteriore. 

 

Packing List

La packing list è una lista degli imballi contenuti in una o più spedizioni di merci: un documento, non fiscale, in cui si devono compilare i dati che identificano l'aspetto esteriore dei colli. La packing list è, quindi, la distinta dei colli e riporta il numero, la natura, il peso e altre informazioni (in particolare il contenuto) dei colli della spedizione.

Solitamente, è molto utilizzata per le spedizioni verso Paesi Extra-UE, ma può essere vantaggiosa anche in altri contesti. 

La packing list può essere utile a tutti gli attori coinvolti nel processo di spedizione, ad esempio: al personale di magazzino come una sorta di check-list in preparazione alla spedizione e allo spedizioniere per sveltire i tempi dei controlli doganali, o ancora, in casi di credito documentario. La packing è poi estremamente efficace in caso di richieste di risarcimento danni: qualora un vettore perda o danneggi un pacco, la packing list consente di sapere esattamente cosa conteneva e com'era organizzato il contenuto del pacco in questione.

La funzione dedicata alla packing list consente di: 

  • A partire dal documento di trasporto (DDT), quando si seleziona il comando “Packing List”, il programma va a proporre le righe del DDT (se necessario, si possono “spezzare” le righe in più colli).
  • Selezionando il collo, sarà possibile inserire informazioni aggiuntive circa il suo aspetto: larghezza, altezza, profondità, peso netto e lordo, tara, volume e aspetto (ossia scatola, busta, lettera o pellet). 
  • Una volta completata la packing list, sarà possibile stamparla sia in italiano che in inglese.

  

Guarda il video di dimostrazione della gestione lotti e matricole e della funzione packing list in Starty ERP.

 


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Lisa Rossi

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