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Gestire le fatture in valuta con Starty Erp

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Gestire le fatture in valuta con Starty Erp

Molti nostri clienti, lavorano regolarmente con partner commerciali esteri (clienti e fornitori) e questo comporta inevitabilmente una gestione delle transazioni in valuta.Gestione-Valute-Starty-Erp.jpg

Per facilitare le registrazioni contabili, abbiamo inserito un nuovo modulo, disponibile per tutti i nostri clienti, che permette di gestire in maniera automatica le operazioni fatte in valuta estera, velocizzando in modo significativo i tempi delle registrazioni contabili.

Per gli approfondimenti sull’argomento valute, se non lo avete già fatto vi invito a leggere l’articolo di blog Differenze su cambi: cosa sono e come gestirle.

Di seguito andremo ad illustrare come gestire i documenti affinché Starty Erp faccia correttamente tutte le registrazioni contabili.

Prima di inziare, ricordiamo che la contabilità, in Italia, deve essere tenuta nella valuta Euro, come specificatamente prescritto dall’art. 2423 comma 5 c.c.

Prima dell’introduzione del modulo, le operazioni necessarie per una corretta registrazione contabile erano:

  • verificare dal sito della Banca d’Italia il tasso ufficiale di cambio
  • con l’aiuto di una calcolatrice, procedere alla conversione
  • procedere alla registrazione in Euro della valuta
  • Registrare il pagamento/incasso della fattura in Euro leggendolo dall’estratto conto della banca
  • Inserire manualmente l’utile o la perdita su cambi

 

Conversione automatica delle valute con Starty Erp

In Starty Erp, per aiutare l’utente ad automatizzare il processo, è prevista una procedura per convertire una valuta (es. USD) in Euro.

Per poter migliorare la nostra efficienza, questi sono i passi da seguire:

  1. Impostare il tasso di cambio alla data della fattura
  2. Registrare la fattura in valuta
  3. Registrare il pagamento/incasso in valuta

Vediamoli tutti con un esempio pratico.

Ipotizziamo di ricevere una fattura di acquisto da un Business Partner comunitario (Irlandese) che emette la fattura in dollari americani (USD)


Di seguito un esempio di fattura ricevuta

1_-_Fattura_Irlandese.jpg

 

 1. Impostare il tasso di cambio alla data della fattura

Con il nuovo modulo inserito, non dobbiamo più procedere alla ricerca del cambio ufficiale, ma lo importiamo direttamente in Starty Erp dal sito dei cambi della Banca d'Italia. Si è deciso che il momento in cui effettuare il cambio sia quello della data della fattura.

L’importazione avviene semplicemente selezionado la data della fattura (nell’esempio il 17 maggio) nella maschera.

2_-_Importazione_tassi_di_cambio.png

Fatto questo, Starty Erp memorizza l'informazione nella sua tabella dei tassi di cambio che verrà utilizzata per la conversione di tutti i documenti emessi o ricevuti in quella data.

3_-_Tassi_di_conversione.png

Possiamo ora passare alla fase successiva, ovvero:

 

2. Registrare la fattura in valuta

Per registrare una fattura in valuta, in questo caso USD, procediamo allo stesso modo della registrazione di una fattura in Euro. Inseriamo, quindi, il nostro Cliente/Fornitore, la cui anagrafica (indirizzo, regole di pagamento, ecc.) viene recuperata automaticamente, e procediamo con l’inserimento del prodotto.

L’unica differenza nella registrazione è quella di indicare l’importo in USD, come nell’esempio qui sotto riportato.

4_-_Registrazione_Fattura.png

I movimenti contabili che questa fattura effettuerà, come detto, dovranno essere espressi in Euro. Per questo Starty Erp effettuerà automaticamente la conversione con il dato precedentemente valorizzato.

In questo esempio, si procederà in questo modo:

USD 200 x 0,884 (tasso di conversione EUR/USD) = EUR 176,71

Di seguito le movimentazioni contabili di Starty Erp.

5_-_Movimenti_Contabili_fattura.png

Dopo aver provveduto al pagamento di questo fattura, l’ultima cosa che ci rimane da fare è:

 

3. Registrare il pagamento/incasso in valuta

Prima di poter effettuare la registrazione, dobbiamo conoscere il tasso di cambio utilizzato per il pagamento. L’unico modo certo per determinare la conversione applicata dalla banca è quello di verificare l’estratto conto.

Di seguito riporto un esempio di estratto conto, al cui interno troviamo anche il pagamento della ns. fattura:

6_-_Movimenti_Banca.jpg

Con l’estratto conto in mano, procediamo alla registrazione del pagamento in Starty Erp, come se ci trovassimo di fronte ad una normale fattura.

Dovremo porre attenzione ad indicare l’importo in valuta USD (altrimenti Starty Erp non ci permetterà di registrare il pagamento di quella specifica fattura) e ad impostare correttamente il tasso di cambio.

Di seguito, come dovrà essere eseguito nel caso dell’esempio che stiamo seguendo

7_-_Estratto_Conto_Starty.png

Quello che ancora manca è la registrazione dell’eventuale utile o perdita su cambi.

Senza procedere ad alcun calcolo manuale, Starty Erp provvederà a rilevare automaticamente la presenza di utile o perdita su cambi e procederà alla contabilizzazione nel conto contabile pre-impostato.

Di seguito vediamo le registrazioni effettuate:

8_-_Registrazioni_.png

 

Conclusioni

Dal punto di vista contabile e fiscale, è necessario che i passaggi siano ben chiari in quanto hanno un impatto diretto in termini di registrazioni contabili, di ricavo, di calcolo delle imposte dirette ed indirette.

E’ opportuno che chi si occupa della contabilità in azienda abbia ben chiaro questi concetti per poterli poi implementare all’interno del software ERP. I software come Starty permettono una registrazione contabile corretta anche ad utenti non esperti contabili. Questo perché le impostazioni, da effettuare sotto la supervisione di un esperto, sono definite in un momento precedente e il programma gestirà automaticamente la registazione contabile delle operazioni fatte nel quotidiano.

Se vuoi approfondire questo argomento, richiedi una sessione demo con un nostro esperto contabile, che ti illustrerà quali  sono le funzionalità di contabilizzazione automatica proposte dal software  Starty.

 

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