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La gestione dei progetti per le aziende di servizi

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La gestione dei progetti per le aziende di servizi

Project plan with pen.jpegDalla fase di preventivo alla rendicontazione dei lavori e relativo calcolo della marginalità: per le aziende di servizi o per chi in genere lavora con dinamiche di commessa, il controllo e l'automazione di questo processo operativo non è per nulla scontato.

Con le nuove funzionalità di gestione dei progetti di Starty ERP, abbiamo cercato di fornire una risposta completa alla gestione amministrativa dei progetti di lavoro.

Premessa

Quello di cui stiamo parlando non è il tradizionale sistema di project management utilizzato per pianificare le risorse coinvolte in un progetto. Spesso infatti le aziende utilizzando strumenti come MS Project o molti altri disponibili online per fare un gantt di progetto e per schedulare le risorse a cui affidare una serie di task.

Nel nostro caso, parliamo della gestione amministrativa del progetto, dalla fase iniziale di preventivazione, alla fase di assegnazione risorse, alla rendicontazione delle attività, alla fatturazione da progetto e quindi al prospetto finale di calcolo delle marginalità effettive che abbiamo realizzato a chiusura dei lavori.

[Leggi come l'azienda di servizi ICT Next Digital Wave ha risolto le problematiche della gestione dei propri progetti grazie a Starty ERP: leggi l'articolo.] 

 

Fase di preventivo

Preventivo progettoIl flusso operativo per chi lavora con la dinamica del progetto inizia da qui. Per fornire al cliente un preventivo dei lavori richiesti è necessario inserire nelle fasi di progetto tutte le voci (prodotti, attività, servizi) necessarie per lo svolgimento completo del progetto cliente. Questa fase è dunque di fondamentale importanza per la gestione complessiva del progetto. Se le attività vengono sottostimate o si omettono una serie di lavori necessari, con ogni probabilità alla fine ci troveremo con un progetto in perdita. 

Con Starty ERP, la fase di preventivo viene generata direttamente all'interno del sistema, dove sono codificati le regole commerciali, i prodotti e i servizi offerti. In questo modo, chiunque crei un preventivo, lavora su regole e prezzi definiti a livello aziendale e non improvvisati su files excel di cui spesso si perde il controllo. Durante la fase di impostazione del preventivo è possibile definire quali risorse si dovranno impegnare per l'esecuzione dei lavori e questo concorre a definire il budget previsto per ogni fase di progetto.

 

Esecuzione dei lavori

Una volta approvato il preventivo, si potranno assegnare le risorse per ogni fase di progetto, con indicazione dei tempi previsti. In questo modo, le persone potranno iniziare le attività con le informazioni su cosa devono fare e quanto tempo hanno a disposizione.

Per chi si occupa del coordinamento del progetto (project manager) questo dettaglio di informazioni è fondamentale per organizzare al meglio le risorse impiegate e gli consentirà di controllare lo stato di avanzamento del progetto direttamente dal sistema, grazie ai dati raccolti con la rendicontazione delle attività.

 

Rendicontazione attività (time sheet)

Rendicontazione progetti.jpgPer chi lavora in un'azienda di servizi, la rendicontazione è un'attività fondamentale e spesso oggetto di criticità. Per questo motivo la rendicontazione dei progetti di Starty ERP è pensata per rendere veloce l'inserimento dei dati da parte delle persone coinvolte. Direttamente dal calendario l'utente seleziona il cliente, il progetto e la fase, indicando le ore di attività svolte. In questo modo, tutti i dati sono aggiornati in tempo reale sul sistema ERP e automaticamente collegati alle diverse fasi di progetto.

 

Fatturazione da progetti

Collegare il flusso di dati inseriti dal project manager e dalle risorse coinvolte nel progetto con l'attività amministrativa di chi deve occuparsi della fatturazione, non è cosa banale. Con Starty ERP le regole definite nel progetto e nelle relative fasi, concorrono a generare automaticamente le fatture clienti.

Facciamo alcuni esempi:

  • Il progetto prevede una fatturazione a consuntivo attività. Ogni mese dunque, verrà emessa fattura al cliente per le attività che i tecnici hanno svolto per suo conto. Con la procedura di rendicontazione, il sistema rileva le ore impiegate dai tecnici e con la regola di fatturazione da progetti, il sistema propone gli importi da fatturare al cliente. 
  • Fatturazione ricorrente per servizi a contratto. In questo caso, sarà sufficiente impostare la frequenza di fatturazione e la durata del contratto, per far generare automaticamente al sistema le fatture ricorrenti. Un grande vantaggio per chi gestisce contratti di servizio.
  • Il sistema di gestione dei progetti è completamente integrato alle funzioni del sistema ERP, quindi alle procedure di spedizione merci (DDT) alle fatture passive (fornitori) che sono stati impiegati per acquistare prodotti e servizi per il progetto. Tutti i documenti amministrativi del progetto, vengono dunque collegati in un'unico sistema di controllo.

 

Rendicontazione tempi e marginalità

Grazie alle procedure di rendicontazione, sarà possibile controllare in ogni momento tutte le attività svolte per cliente, progetto, per risorsa. Verificare eventuali scostamenti rispetto ai tempi stimati e collegare tutti i documenti amministrativi (fatture di vendita e di acquisto) per determinare i costi finali del progetto e quindi la relativa marginalità.

 

Ecco un breve elenco delle principali funzioni del modulo progetti:

  • Dashboard_progetti.jpgCreare i preventivi direttamente dal sistema ERP con prezzi controllati 
  • Convertire il preventivo in commessa lavoro
  • Generare ordini e fatture di vendita direttamente dalle regole del progetto;
  • Assegnare un codice progetto agli ordini e alle fatture di acquisto;
  • Gestire i contratti ricorrenti con fatturazione automatica;
  • Rendicontare i tempi in modo veloce e controllato dal calendario;
  • Generare report di controllo e consuntivazione delle attività fatte per progetto e per risorsa;
  • Avere maggiore controllo sulle marginalità.

 

Guarda il video di dimostrazione del funzionamento del modulo progetti di Starty ERP.


 

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