La fatturazione elettronica è diventata un requisito obbligatorio per molte imprese, e con essa cresce l’esigenza di gestire in modo efficace gli adempimenti fiscali. Per semplificare queste operazioni, è possibile ricorrere alla delega per la fatturazione elettronica, un processo che consente di affidare a terzi la gestione delle fatture digitali.
Cosa è la delega della fattura elettronica
La delega per la fatturazione elettronica è un meccanismo che permette a un soggetto, definito delegante, di autorizzare un altro operatore, il delegato, a gestire per suo conto tutte le attività legate alla fatturazione elettronica.
Questo strumento, regolato dall’Agenzia delle Entrate, formalizza il rapporto tra delegante e delegato tramite una convenzione specifica. Tale accordo vincola il delegato a svolgere correttamente tutti gli obblighi fiscali relativi alla fatturazione elettronica, sia nei confronti del Sistema di Interscambio (SdI) che dell’Amministrazione finanziaria.
Tipologie di Delega
- Delegati all’emissione: Si occupano della creazione e trasmissione delle fatture elettroniche. Questo include:
- La generazione del file in formato XML, con i dati fiscali estratti dal gestionale.
- L’apposizione della firma digitale o della marca temporale qualificata.
- L’invio delle fatture al Sistema di Interscambio, rispettando i termini di legge.
- Delegati alla ricezione: Hanno il compito di ricevere e gestire le fatture elettroniche passive. Le loro attività comprendono:
- Scaricare le fatture dal Sistema di Interscambio.
- Archiviare i documenti in formato elettronico in modo sicuro.
- Registrare le fatture in contabilità, allegandole ai relativi provvedimenti fiscali.
- Gestire eventuali comunicazioni o notifiche di scarto dei file.
Vantaggi della Delega
Il sistema copre tutte le operazioni necessarie, sia prima che dopo la gestione delle fatture elettroniche. La delega rappresenta un supporto prezioso per i soggetti che desiderano semplificare i processi legati alla fatturazione elettronica, permettendo loro di delegare a figure esperte attività spesso complesse e time-consuming.
Procedura di Conferimento della Delega
La delega per la fatturazione elettronica è regolamentata da normative specifiche che ne stabiliscono i requisiti di validità. Il processo inizia con il soggetto delegante, che deve accedere al proprio Cassetto fiscale o ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate per creare una richiesta di delega. Durante questa operazione, è necessario indicare il tipo di attività da delegare (ad esempio, emissione o ricezione delle fatture) e fornire i dati identificativi del delegato.
Contemporaneamente, il delegato deve essere registrato ai servizi telematici dell’Agenzia e possedere credenziali valide, come quelle di Fisconline o Entratel, per ricevere e accettare la delega. Una volta accettata, la delega diventa effettiva dopo che l’Amministrazione finanziaria ne registra formalmente l’attivazione.
Il conferimento della delega richiede la compilazione di un modulo specifico che definisce in modo chiaro i termini dell’accordo. Questo modulo deve includere:
- Il periodo di validità della delega.
- La tipologia di atti che il delegato è autorizzato a gestire.
Alla scadenza del periodo indicato, la delega può essere rinnovata. È fondamentale che il delegato sia identificabile in modo univoco attraverso i sistemi telematici dell’Agenzia, per garantire la corretta attribuzione delle abilitazioni. Per completare il processo, il delegato deve inserire i propri codici di accesso (Fisconline o Entratel) nella delega, consentendo così all’Amministrazione finanziaria di riconoscerlo ufficialmente e abilitare le operazioni di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche per conto del delegante.
