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La fatturazione elettronica è un elemento chiave della moderna gestione aziendale, che comporta specifiche normative e procedure.

Con l’introduzione della registrazione automatica fatture ricevute dalla versione 6.1.00 di Starty ERP, le aziende ora possono utilizzare la nuova automazione di Starty Erp nella gestione delle fatture passive elettroniche. La nuova funzionalità non solo semplifica i processi contabili con una riduzione del carico di lavoro amministrativo, ma porta anche un nuovo livello di efficienza e precisione. 

Prima di aggiornarvi sulle nuove funzionalita del software gestionale, a seguire una panoramica dettagliata per chiarire dubbi frequenti e offrire una guida sulle pratiche corrette relative alla registrazione fatture elettroniche passive, in particolare per quanto riguarda i termini di emissione, invio, trasmissione, e le specificità delle operazioni extra-UE.

Cosa sono le fatture attive e passive?

Le fatture attive sono documenti emessi dall’azienda verso i suoi clienti, rappresentando una fonte di reddito economico. Questo processo, noto come fatturazione elettronica attiva, comprende la creazione e l’invio di tali fatture. D’altra parte, la fatturazione elettronica passiva si occupa della gestione delle fatture ricevute, includendo la loro ricezione, esame, archiviazione e conservazione a lungo termine.

Sia le fatture attive che quelle passive richiedono una conservazione accurata per un periodo minimo di 10 anni, per cui può essere utile utilizzare gli strumenti forniti dall’Agenzia delle Entrate che rende disponibile la conservazione per un periodo massimo di 5 anni, o utilizzare fornitori esterni ove i documenti vengono conservati per 10 anni; utile soprattutto quando il volume annuale di fatture passive da elaborare è contenuto.

Cosa succede se non si registra una fattura attiva

Non registrare una fattura attiva può portare a conseguenze significative sotto il profilo delle sanzioni amministrative, in base alla legislazione italiana. L’articolo 6 del Decreto Legislativo n. 471/97 prevede sanzioni che variano dal 90% al 180% dell’imposta dovuta sull’imponibile non adeguatamente documentato o registrato durante l’esercizio finanziario. Questo si applica in situazioni di sotto-fatturazione, omessa fatturazione, o quando viene applicata un’aliquota IVA inferiore a quella dovuta.

La sanzione prevista è unica e copre sia la mancata o irregolare fatturazione sia la successiva omissione o irregolare registrazione delle operazioni. Tuttavia, se la violazione non ha influenzato la corretta liquidazione dell’IVA, si applica una sanzione ridotta che va da 250 a 2.000 euro.

Secondo l’interpello n. 528/E/2019 dell’Agenzia delle Entrate, in caso di ritardata trasmissione della fattura elettronica, la sanzione da 250 a 2.000 euro diventa applicabile se la fattura viene emessa entro il termine previsto per la liquidazione periodica dell’IVA di riferimento, a condizione che tale ritardo non abbia influenzato la corretta liquidazione dell’IVA (considerata una violazione formale).

Per le operazioni in cui l’IVA non è esposta, ad esempio per prestazioni esenti, in regime di reverse charge, ecc., la sanzione varia dal 5% al 10% dei corrispettivi. Queste disposizioni sottolineano l’importanza di una corretta e tempestiva fatturazione e registrazione per evitare sanzioni significative.

Con Starty Erp, l’automazione della registrazione delle fatture elimina il rischio di dimenticanze o errori manuali, garantendo una gestione contabile precisa e aggiornata; ogni tua operazione è tracciata e sicura, lasciandoti più tempo da dedicare al core business della tua azienda,

Quanto tempo a disposizione per registrare una fattura elettronica passiva?

Per quanto riguarda la registrazione delle fatture passive, cioè quelle ricevute da fornitori per l’acquisto di beni o servizi, la normativa italiana stabilisce dei termini specifici. 

Conformemente all’articolo 23 del D.p.r. 633/1972, le fatture devono essere registrate entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui sono state effettuate le operazioni, ma devono essere considerate ai fini della liquidazione dell’IVA del mese in cui le operazioni stesse sono state realizzate e l’imposta è divenuta esigibile.

Questo significa che le fatture passive devono essere registrate in modo che contribuiscano alla determinazione dell’IVA dovuta per il periodo fiscale in cui l’operazione è stata effettuata, rispettando il principio di competenza. 

La tempistica di registrazione è quindi critica per assicurare la corretta liquidazione dell’IVA e per rispettare gli obblighi fiscali.

Inoltre, la registrazione delle fatture passive deve essere completata entro il termine ultimo per la presentazione della dichiarazione IVA dell’anno in cui l’operazione è stata realizzata. Le aziende un certo grado di flessibilità nella gestione delle registrazioni contabili, pur mantenendo l’obbligo di assicurare che tutte le operazioni siano correttamente documentate e registrate in tempo utile per la dichiarazione annuale dell’IVA.

Registrazione fatture elettronica Extra-UE e Regno Unito

La registrazione delle fatture ricevute dalla Gran Bretagna, a seguito del Brexit, richiede una procedura specifica per i professionisti e le imprese residenti in Italia, data la nuova classificazione della Gran Bretagna come Paese extra-UE. Ecco una panoramica dettagliata su come gestire queste fatture ai fini IVA:

Ricezione della Fattura
Quando un professionista o un’impresa italiana riceve una fattura da un fornitore della Gran Bretagna, questa fattura tipicamente indica solo l’imponibile, poiché il fornitore extra-UE non applica l’IVA italiana.

Emissione di un’Autofattura Elettronica

Il ricevente, essendo soggetto passivo d’imposta in Italia, deve emettere un’**autofattura elettronica** per l’integrazione dell’imposta IVA da versare all’Erario italiano. Questo documento deve riflettere l’imponibile, l’aliquota IVA applicabile e l’importo totale dell’IVA dovuta.

Registrazione del Documento
L’autofattura elettronica generata deve essere registrata sia nel registro degli acquisti che in quello delle vendite IVA. Questa doppia registrazione è essenziale per garantire la corretta contabilizzazione dell’IVA dovuta sugli acquisti da paesi extra-UE.

Servizi da Paesi UE
Per completezza, è importante notare che se il fornitore è situato in un altro paese dell’UE (non applicabile alla Gran Bretagna post-Brexit), il ricevente deve integrare la fattura ricevuta con un’annotazione nel registro IVA. Questa annotazione deve includere l’imponibile, l’aliquota IVA applicabile, l’importo dell’IVA e il totale della fattura, senza la necessità di emettere un’auto fattura, ma procedendo alla cosiddetta “inversione contabile” o “reverse charge”.

Registrazione automatica delle fatture Passive con StartyErp, nuova funzionalità

StartyErp ha una nuova funzionalità, Il cuore di questa nuova funzionalità risiede nella sua capacità di analizzare interattivamente il contenuto delle fatture elettroniche ricevute.

Quando un documento manca di informazioni corrispondenti come prodotti, unità di misura, fornitori, ecc., StartyERP propone automaticamente la loro codifica o associazione a elementi preesistenti. Ciò elimina la necessità di inserimenti manuali, riducendo significativamente il tempo e le possibilità di errore.

Starty ERP è un sistema integrato di gestione aziendale e contabilità, l’aggiunta di un nuovo prodotto avviene in modo fluido. la piattaforma propone la creazione veloce del prodotto con tutte le sue specifiche o, alternatvamente, associa il fornitore a un prodotto esistente che rappresenti il costo dell’acquisto.

Nuove Funzionalità nell’Interfaccia delle Fatture Ricevute

La versione 6.1.00 introduce anche miglioramenti nell’interfaccia utente per la gestione delle fatture ricevute:

Includi Auto Fatture: consente di includere, nella visione delle fatture ricevute, le  fatture già emesse per verificare la loro corretta trasmissione allo SdI.

Aggiungi da File: permette l’importazione (e) per la registrazione automatica di fatture in formato XML.

Data Registrazione: la data selezionata per la registrazione delle fatture rimane memorizzata fino a una sua eventuale modifica, facilitando la registrazione di più documenti contemporaneamente.

Consigli per l’Uso Iniziale
Per le prime registrazioni, è consigliabile procedere con una fattura alla volta, per “istruire” in modo ottimale gli automatismi del sistema.

Gestione di Ordini Fornitori e Entrate Merci
Nel caso di fatture con ordini fornitori e/o entrate merci, è fondamentale generare la fattura come evasione di questi ordini, per assicurare una corretta valorizzazione di magazzino e la congruità dei documenti.

Ulteriori novità introdotte per la Registrazione delle Fatture Passive elettroniche ricevute

Anagrafica Business Partner: è ora possibile gestire il campo “Prodotto fuori magazzino” per la registrazione automatica delle fatture fornitori.

Unità di Misura e Pagina Alias: per una maggiore precisione, è stata introdotta la possibilità di associare alias alle unità di misura, per riconoscere le diverse nomenclature usate dai fornitori.

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