Software Gestionale in cloud, cos’è, perché e a chi conviene

Un applicativo di gestione è uno strumento essenziale perché offre una piattaforma unitaria di controllo all’azienda. La aiuta così a coordinare più processi, pianificarne l’attuazione, monitorarne l’esecuzione e i risultati.

In sostanza, funziona come una interfaccia tecnologica tra un business e le persone che lo gestiscono.

Vista questa definizione, un errore ancora piuttosto frequente è pensare che uno strumento del genere sia utile solo alle aziende più grandi o a quelle che hanno volumi di affari consistenti.

Non è così, anzi: proprio PMI e startup possono ricavare un vantaggio competitivo importante dall’adozione di un applicativo di gestione efficace. Tra l’altro, perché riescono in questo modo a contenere voci di spesa significative. In un contesto in cui la cost-effectiveness è un parametro cruciale di successo, ciò consente loro di massimizzare i risultati.

Se questa è la premessa, più in dettaglio, a quale tipologia di software stiamo facendo riferimento?

Fondamentalmente, alla categoria dei software gestionali e, più precisamente, a quella dei sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP). Questi ultimi sono gli applicativi chiave per ottenere i benefici cui abbiamo accennato.

In uso nel mondo business da decenni, gli ERP funzionano appunto come collettori di dati e processi, offrendo un punto d’accesso unitario e una piattaforma integrata da cui controllare, coordinare e impostare le operazioni quotidiane e la pianificazione strategica.

Gli ERP, in questo modo, aiutano a snellire le procedure più elaborate e incrementarne il grado di accuratezza, in particolare per ciò che attiene l’esecuzione di calcoli o l’elaborazione dei dati. Naturalmente, con il progresso delle tecnologie sono cresciute anche le potenzialità degli ERP che, oggi, possono gestire in automatico interi workflow, con significativi benefici per le aziende.

Un ulteriore elemento di progresso nel campo degli ERP riguarda la distribuzione di questi sistemi gestionali in cloud. Spostando dati e processi sulla nuvola, un ERP può infatti incrementare ulteriormente le proprie capacità di calcolo e offrire maggiore flessibilità di accesso e utilizzo.

È un risultato importante, anche perché è in linea con l’esigenza diffusa di operatività anywhere, anytime che caratterizza il lavoro odierno. Rispetto al classico gestionale acquistato, installato e gestito sui server aziendali, un ERP cloud permette ai team di collaborare e scambiarsi informazioni in maniera sicura anche fuori dalle mura dell’ufficio.

I gestionali cloud assolvono anche a un’altra esigenza fondamentale per le aziende moderne, e in particolare per quelle più giovani. Offrono loro, infatti, una scalabilità pressoché illimitata e un modello di accesso alle risorse pay-as-you-go che ne può meglio accompagnare l’espansione.

Infine, i gestionali in cloud sono generalmente meglio attrezzati per affrontare i rischi di sicurezza e adempiere ai protocolli di data management in vigore attualmente.

I servizi che un provider può erogare attraverso il cloud vengono distinti in 3 categorie principali:

1. SaaS (Software as a Service)
2. IaaS (Infrastructure as a Service)
3. PaaS (Platform as a Service)

Tali categorie identificano livelli di utilizzo progressivamente più esteso del cloud.

Così, si parla di SaaS quando il software è al centro dell’offerta: è il caso di molte applicazioni di office automation, oggi distribuite in questa forma, come pure di soluzioni quali gli ERP cloud.

Quando erogano servizi di IaaS, invece, i provider si occupano anche della gestione dell’infrastruttura su cui risiedono le risorse aziendali. Quindi degli spazi fisici di storage, delle connessioni di rete e di altre componenti hardware per conto dell’azienda cliente. La Cloud Platform di Google o gli AWS di Amazon sono esempi di questo tipo.

Infine, un provider può mettere a disposizione un’intera piattaforma in cloud, secondo il modello PaaS. Fornisce così all’azienda cliente, e in particolare ai suoi team di sviluppo, un ambiente virtuale da cui creare e lanciare applicazioni, gestendone appunto il funzionamento. Servizi del genere sono offerti da Microsoft con Azure App Service o ancora da Google con il suo App Engine.

Un gestionale operativo in cloud è un esempio tipico di Software as a Service. Non deve essere installato, dati e documenti risiedono in uno spazio virtuale che non è quello fisico dei server aziendali, il suo funzionamento è gestito da un provider esterno e dipende dagli standard di servizio di quest’ultimo. 

Un sistema del genere offre vantaggi non indifferenti. Per riassumerne alcuni: 

• Stabilità ed efficienza tecnologica. In particolare per le aziende meno strutturate, che accedono in questo modo a software già ottimizzati e infrastrutture tecnologiche high-end.  
• Riduzione dei costi. Quelli, in primo luogo, per mantenere il software operativo, aggiornato e protetto. L’uso del cloud alleggerisce l’infrastruttura aziendale, e migliora la capacità di prevenzione e risposta ad eventuali criticità. 
• Flessibilità. In particolare per le startup e le aziende più dinamiche ciò significa anche scalabilità, e quindi un sistema gestionale che può adeguarsi agilmente alla crescita del volume di affari o a nuove esigenze di business. 
• Organizzazione. Se per l’accesso al software è sufficiente un browser e una connessione Internet, è molto più semplice lavorare da remoto o in mobilità, e in generale assicurare una migliore user experience al sistema. 

Naturalmente, i molti pro vanno misurati anche in rapporto ai contro. Diverse obiezioni, in materia di gestionale cloud, hanno origine dalla terziarizzazione del sistema, che viene appunto gestito as-a-service. Sintetizzando, si appuntano su:  

• Sicurezza di dati e processi. Anche gli ambienti cloud, in effetti, sono soggetti alle minacce informatiche, che potrebbero colpire risorse vitali. In realtà, i provider di servizi cloud sono generalmente meglio attrezzati nella risposta a tali minacce.  
• Modalità di accesso. Per un gestionale cloud, molto dipende dalla qualità della connessione Internet. Se questa non consente un accesso rapido e continuativo al cloud, le performance dell’ERP ne risentiranno significativamente. 
• Standard di servizio. L’efficacia di un gestionale cloud dipende sicuramente dalla qualità del servizio offerto dal provider. Il quale dovrebbe garantire stabilità, fluidità di utilizzo, aggiornamento costante e supporto adeguato se necessario. 
• Credenziali del provider. Ancora, un provider dovrebbe offrire garanzie di serietà e stabilità anche come azienda. Questo per evitare che, per esempio, interrompa l’erogazione del servizio, ne modifichi le funzionalità o complichi in altro modo l’accesso alle risorse aziendali in cloud. 

Un sistema gestionale operativo dal cloud può snellire diverse procedure, favorendo una migliore comunicazione tra elementi interni ed esterni all’azienda. È ciò che accade per esempio nell’ambito della gestione contabile.

Qui, un ERP cloud aiuta a eseguire più agevolmente molte operazioni rilevanti: per esempio, permette a un consulente esterno un accesso più semplice ai dati contabili.

Un commercialista può così svolgere più agilmente, e direttamente da remoto, il suo lavoro per conto dell’azienda, che si tratti di fare delle verifiche contabili, procedere al calcolo delle imposte o eseguire altre attività.

Con un gestionale, in particolare se cloud, la contabilità diventa anche molto più semplice. Anche chi non ha specifiche competenze in materia può eseguire allora, con il supporto dell’ERP, molte operazioni importanti e, in generale, monitorare meglio la propria contabilità. Oltre, naturalmente, a poter ammortizzare le spese per i consulenti esterni…

Infine, la contabilità in cloud abilita una piena digitalizzazione. Con l’eliminazione della copia cartacea di molti documenti a favore di una gestione direttamente in digitale e a norma di legge. Il risultato, oltre a una contabilità più accurata, è quello di una decisa riduzione dei consumi di carta e inchiostro.

L’utilizzo del gestionale in modalità full cloud, ovvero con la migrazione sulla nuvola di tutti i processi che riguardano l’azienda, è un passo importante per ottenere la piena maturità digitale.

Un sistema 100% cloud risponde meglio alle esigenze dell’azienda moderna, che si basa su un’organizzazione decentrata e sull’impiego di più endpoints, fisici e virtuali.

In questo contesto, un gestionale full cloud garantisce piena operatività anytime, anywhere. Con l’accesso da browser a tutte le funzionalità dell’ERP si può lavorare anche fuori dall’ufficio, e per esempio accedere allo storico di una trattativa commerciale durante una visita al cliente.

Anche riguardo alla cost-effectiveness un deployment full cloud è vantaggioso: può infatti abbattere le voci di spesa relative alla manutenzione del software, assicurare continuità operativa ed evitare problemi tecnici. In particolare per le aziende meno strutturate, un sistema del genere ha il vantaggio di essere generalmente pronto all’uso, con tempi di attivazione molto rapidi.

Ancora, in un gestionale 100% cloud l’aggiornamento è continuo e i dati sono sempre sincronizzati. Si ottiene così maggiore efficienza operativa, adeguamento agli standard di sicurezza e data privacy, compliance con le policies di settore.

Un ERP in cloud realizza anche l’integrazione orizzontale e verticale del business. Questo perché, per esempio, accorpa su un’unica piattaforma cloud le principali applicazioni con cui lavora quotidianamente l’azienda: fogli di calcolo e creazione documenti, strumenti di contabilità, applicativi di gestione magazzino, acquisti e così via.

Da ciò derivano importanti vantaggi, il più importante dei quali è forse la possibilità di attingere a dati sempre aggiornati per lavorare. Inoltre, la creazione di un sistema unitario e operativo in cloud garantisce maggiore fluidità a operazioni cruciali come quelle di vendita e acquisto. Così, i dati di magazzino vengono aggiornati automaticamente in seguito a una vendita completata da un agente, mentre fatture o documenti di trasporto vengono generati di default a partire da un ordine di acquisto.

Più in generale, un gestionale full cloud attiva importanti sinergie per lavorare con maggiore efficienza e migliori risultati, e offre piena visibilità sui processi che riguardano l’azienda.

Le sinergie diventano particolarmente evidenti in contesti multichannel, ovvero quando si opera su più canali, off- e online, per esempio vendendo online su un ecommerce e 1 o più marketplaces. In situazioni del genere, un gestionale cloud riesce a coordinare meglio i differenti canali.

In termini di gestione dei flussi di lavoro, il contributo positivo di un gestionale cloud è fuori discussione. Pensiamo per esempio a come può snellire un processo di vendita, che si svolge generalmente in più passaggi e attraverso diverse interazioni con il cliente. In particolare nel contesto B2B, un acquisto segue una procedura articolata che può includere (ma non limitarsi a) l’invio di preventivi, lo scambio di email, più conversazioni telefoniche, la definizione dei termini dell’accordo e l’invio dei relativi documenti.

Un sistema ERP può creare procedure standard per organizzare queste operazioni, e un ERP attivato in cloud può renderle più rapide ed efficienti. Ancora una volta, giocano a favore la semplicità d’accesso e l’operatività “da ovunque” garantite dal cloud.

Un gestionale evoluto può, inoltre, automatizzare queste procedure, in parte o per intero. Una volta definito il workflow standard, il software procederà in autonomia all’elaborazione e invio di preventivi, alla creazione dei documenti amministrativi e all’invio di determinate notifiche.

Le potenzialità di un gestionale cloud nella workflow automation non si limitano del resto alle transazioni commerciali. Molti workflow amministrativi e contabili, per esempio, si compongono di passaggi ripetitivi e labor-intensive, che un sistema ERP può eseguire in completa autonomia.

Per quanto riguarda le vendite, i migliori ERP possono funzionare effettivamente come collettori di più endpoints. In particolare, quelli attivi online.

Il web come canale di vendita infatti non si esaurisce nella gestione di un ecommerce, anzi: importanti opportunità di profitto arrivano dai marketplace online, da quelli più generalisti a quelli di settore. Ciascuno di essi ha proprie policies e poggia su piattaforme tecnologiche diverse: essere presenti su più di un canale offre dunque opportunità di guadagno e al tempo stesso comporta un impegno non indifferente.

Un sistema gestionale ecommerce friendly, in particolare quando opera dal cloud, aiuta a semplificare molte operazioni e assicura la sincronizzazione dei dati. Questo attraverso integrazioni native con le principali piattaforme o l’attivazione di connettori ad hoc che rendono più fluida la comunicazione tra i diversi sistemi.

Il lavoro di back office, in un sistema del genere, risulta semplificato, e si ottiene maggiore visibilità sulle performance online. Migliora anche la gestione materiale delle vendite, perché si fa più rapida e accurata la trasmissione di dati nell’elaborazione di un ordine. In sostanza, un gestionale cloud può incrementare anche la customer satisfaction!

Un ERP attivato in modalità cloud aiuta anche ad abilitare uno smart working realmente efficace. Questo perché offre una cornice organica e un perimetro sicuro in cui chi opera da remoto può accedere alle risorse aziendali.

Il lavoro agile, per essere davvero praticabile, deve infatti poggiare su un’infrastruttura tecnologica adeguata, che soddisfi le policies di sicurezza e tutela dei dati, garantendo al tempo stesso fluidità operativa e stabilità.

Questo è il motivo per cui il ricorso ad applicativi terzi, anche se sicuri ed efficienti, può complicare le cose. Per esempio perché tali applicativi devono poi comunicare con il sistema gestionale e, se la comunicazione non funziona, il lavoro a distanza diventa più lento. Oppure perché l’utilizzo di più applicativi genera confusione e problemi di coordinamento. O ancora perché l’utilizzo di applicazioni terze per lo smart working diventa una voce di spesa importante.

Un gestionale cloud, in questo contesto, offre invece una piattaforma unitaria adeguata allo smart working. Garantisce maggiore sicurezza, semplifica l’accesso e l’utilizzo delle risorse aziendali, rende più produttivi i processi di collaboration, crea una single source of truth da cui attingere sia in ufficio sia al suo esterno.

Starty ERP è la nostra idea di sistema gestionale cloud driven. Semplice, sicuro ed efficiente tra l’altro perché:

• offre un accesso hi-fi alle risorse aziendali poggiando sull’infrastruttura della Google Cloud Platform;
• viene distribuito in soluzioni differenziate per copertura funzionale e volumi di gestione, così da poter soddisfare esigenze diverse;
• permette un upgrade agevole da una soluzione all’altra e, in generale, offre un modello scalabile che asseconda la crescita di un’azienda.

Per quanto riguarda le configurazioni, Starty ERP offre diverse opzioni che variano principalmente in base al volume di risorse erogate. Ciò consente anche alle startup e alle piccole aziende di dotarsi subito di un sistema di gestione efficiente e, in seguito, scalare verso configurazioni più potenti. Per quanto riguarda il tipo di accesso al cloud, invece, le risorse aziendali possono essere tenute nel public cloud oppure, nella configurazione enterprise, gestite in un ambiente cloud di tipo private con accesso esclusivo.

In ogni caso, l’attivazione avviene in tempi rapidissimi e il sistema viene fornito già pronto all’uso. Accordi chiari e dettagliati definiscono i termini di fornitura del servizio.

Starty ERP è un modello di gestionale cloud compatto, che integra tutte le funzionalità di cui ha bisogno un’azienda moderna. Copre i processi core, in primo luogo relativi ad acquisti vendite contabilità, e può agevolmente integrarsi con strumenti di terze parti soprattutto per la gestione dell’ecommerce.

Tra gli highlights del sistema:

• la capacità di automazione, che rende più rapida e semplice l’esecuzione di molti task, specie quelli che coinvolgono le operazioni fiscali e contabili;
• la gestione delle vendite, che può coprire end-to-end l’intero sales funnel, con ancora una volta importanti automazioni a snellire l’esecuzione dei principali flussi di lavoro;
• le opzioni di customer relationship management, che agevolano il lavoro della rete di vendita e la coordinazione tra gli uffici e gli agenti sul territorio. Ciò significa anche potenziare le attività di marketing e riuscire a personalizzare l’offerta al cliente;
• le funzionalità di controllo magazzino, che permettono di coordinare asset distribuiti in più depositi, monitorare la disponibilità di stock e la presenza di giacenze, avere dati di inventario sempre aggiornati e gestire in maniera agile ed efficiente tanto le merci in ingresso quanto quelle in uscita.

La valutazione del vendor è fondamentale quando si fa una scelta così importante per un’azienda come quella di un sistema gestionale.

Da questo punto di vista, Starty ERP ha credenziali di tutto rispetto: nasce dall’esperienza di Formula Spa, operatore attivo da ormai 50 anni nei servizi alle aziende e nell’enterprise software.

L’affidabilità dei servizi cloud è garantita dalla Google Cloud Platform, punto di riferimento in materia, che assicura standard di efficienza e sicurezza over-the-top.

I risultati ottenuti con Starty ERP sono invece certificati dall’esperienza delle molte aziende clienti, startup PMI o imprese più grandi, che hanno già scelto il nostro gestionale cloud.

Un punto a favore comune a tutte le esperienze è l’estrema semplicità e rapidità del processo di attivazione. Starty ERP ha in effetti tempistiche veramente ridotte per la messa a punto.

Anche nel caso in cui l’esigenza sia quella di migrazione da una soluzione on-premise al nuovo sistema, il team di Starty ERP garantisce supporto per completare le operazioni in pochi e chiari passaggi, senza mettere a rischio i dati né costringere l’azienda a interruzioni non necessarie delle proprie attività.

Semplice, pratico, completo e cloud-native: l’idea di gestionale cloud messa in pratica da Starty ERP può soddisfare le esigenze di molte aziende, e agevolarne il passaggio a un modello organizzativo più agile, scalabile e moderno.