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Il DDT, acronimo di Documento di Trasporto, precedentemente noto come bolla di accompagnamento o “bolla di trasporto delle merci viaggianti” (con l’introduzione del Decreto del Presidente della Repubblica n. 549/96, avvenuta nell’agosto 1996 diventa Documento di Trasporto), è un documento fondamentale nel contesto del trasporto di merci.
Esso attesta il trasferimento di merce da un luogo ad un altro e serve a dimostrare la legittimità della circolazione delle merci sul territorio.

La sua importanza è sia di natura fiscale che logistica, essendo un documento necessario per la tracciabilità delle merci e per le verifiche fiscali.

I dati obbligatori del documento di trasporto

Il Documento di Trasporto (DDT) riveste un ruolo fondamentale nella gestione del magazzino, agendo come strumento cruciale per l’organizzazione e la tracciabilità delle merci; le sue specifiche includono l’emissione di due copie del documento: una destinata alla conservazione da parte del venditore e l’altra da consegnare all’acquirente. 

Secondo l’articolo 1 del D.P.R. n. 472/1996, il DDT deve riportare diversi dati essenziali, quali:

Un numero progressivo.

La data di consegna; se per motivi organizzativi la data di compilazione e quella di consegna non coincidono, è necessario indicare chiaramente la data in cui i beni vengono effettivamente consegnati o trasportati, come chiarito nella Circolare Ministeriale n. 249/E/1996.

Le informazioni identificative delle parti coinvolte, inclusi nome o ragione sociale, residenza, domicilio o, per soggetti esteri, l’indirizzo della sede operativa.

– Nel caso in cui il trasporto sia effettuato da terzi, bisogna specificare i dettagli dell’impresa di trasporto, senza necessità di menzionare i dati del conducente. Se sono coinvolti più vettori, è sufficiente indicare i dati del primo.

Descrizione della merce trasportata, comprendente natura, qualità e quantità. Per la quantità, è accettata l’indicazione numerica senza necessità di trascriverla anche in lettere, numero e peso dei colli

Prezzi Unitari e totale dovuto

Non sono imposti limiti riguardo la forma, le dimensioni o il layout del documento. 

È importante sottolineare che ogni documento che includa queste informazioni essenziali può essere considerato valido ai fini del trasporto, come ad esempio note di consegna, lettere di vettura, o polizze di carico.
Inoltre, i beni in trasporto non devono necessariamente essere accompagnati fisicamente da un documento, purché quest’ultimo venga inviato o trasmesso entro 24 ore dalla consegna tramite posta, corriere, fax o in forma elettronica, facilitando così la flessibilità operativa senza compromettere la conformità normativa.

La riforma normativa dell’agosto 1993 ha stabilito inoltre che, a eccezione di alcune specifiche situazioni, i beni in trasporto non sono obbligati ad essere accompagnati da documenti nel caso in cui la fattura relativa all’operazione venga inviata o consegnata al destinatario entro 24 ore dalla realizzazione della transazione.

Documento di trasporto senza trasferimento proprietà

Il Documento di Trasporto (DDT) è un documento essenziale non solo nelle vendite ma anche in diverse altre situazioni previste dalla normativa italiana, che richiede la sua emissione per vari tipi di trasferimenti di merce. Ad esempio, il DDT è necessario anche per il reso di articoli difettosi o danneggiati.

Per ogni circostanza specifica, il DDT deve riportare una causale che ne giustifichi la natura. Tra le causali comuni abbiamo:

DDT per omaggio: utilizzato quando si inviano prodotti gratuitamente a un cliente. In questo caso, l’unico costo che può essere applicato in fattura è l’IVA, nel caso in cui l’omaggio preveda la rivalsa dell’IVA.

DDT per conto riparazione: per prodotti che necessitano di essere riparati e successivamente restituiti al cliente.

DDT per conto lavorazione: quando la merce viene inviata a un fornitore per subire lavorazioni specifiche prima di essere rinviata al mittente originale o a un altro destinatario.

DDT per conto visione: per l’invio di uno o più articoli a un potenziale cliente affinché possa valutarli.

DDT per prestito d’uso: quando i prodotti vengono forniti in uso temporaneo.

DDT per reso: nel caso in cui prodotti arrivino al destinatario con difetti che ne impediscono l’uso, la riparazione, il riacquisto o la rivendita, e sia necessario restituire al cliente l’importo pagato, totalmente o parzialmente, tramite una nota di credito.

DDT per tentata vendita: quando si dispone di prodotti da offrire ai clienti, tentando la vendita diretta con fatturazione immediata.

Ogni DDT deve dunque chiarire esattamente il motivo del trasferimento della merce, garantendo trasparenza e conformità alle normative vigenti.

Quando il DDT è obbligatorio

L’emissione del Documento di Trasporto (DDT) diventa obbligatoria in due specifici scenari delineati dalla normativa sull’IVA, a testimoniare la sua importanza nel contesto commerciale e fiscale. Questi scenari sono:

Per la Fatturazione Differita:
il DDT è necessario per coloro che intendono usufruire della possibilità di emettere fatture in un momento successivo alla consegna o al trasporto delle merci. Questa pratica permette alle aziende di raggruppare più consegne in una singola fattura, emessa entro il termine del mese successivo alla consegna, facilitando così la gestione amministrativa e contabile.

Nel contesto della normativa fiscale italiana, le regole sulla fatturazione delle operazioni commerciali prevedono due modalità principali: la fatturazione immediata e la fatturazione differita. La scelta tra queste due modalità dipende da come viene gestita la documentazione relativa alla movimentazione dei beni.

In questo caso, la fattura può essere emessa entro il 15° giorno del mese successivo alla consegna o spedizione dei beni. La fatturazione differita è particolarmente utile per le aziende che effettuano frequenti movimentazioni di merci, consentendo una gestione più flessibile e semplificata delle pratiche di fatturazione.

Per la Movimentazione di Beni senza Trasferimento di Proprietà: 

è richiesto l’uso del DDT anche quando si spostano beni per cui non si verifica un immediato trasferimento di proprietà, come nel caso di prestiti, comodati, trasferimenti per lavorazione, resi, e invii a titolo di campionatura o visione. Questo assicura che ogni movimentazione di merce sia debitamente documentata, permettendo una tracciabilità fiscale e logistica dei beni indipendentemente dalla finalità del trasporto.

In entrambi i casi, il DDT fornisce un supporto documentale essenziale che accompagna la merce trasportata, garantendo la conformità alle disposizioni fiscali vigenti e facilitando le operazioni di verifica da parte delle autorità competenti.

Fatturazione Differita

Fatturazione Immediata: in assenza di un Documento di Trasporto (DDT), la fattura per la vendita o la spedizione di beni deve essere emessa entro le 24 ore dalla consegna o spedizione dei beni stessi. Questo approccio è tipico delle operazioni che non richiedono un trasporto documentato o nei casi in cui venditore e acquirente optano per consolidare la transazione con una fattura contestuale alla consegna.

Conservazione del documento di Trasporto

La conservazione del Documento di Trasporto (DDT) è regolamentata da precise normative che stabiliscono le modalità e i tempi di archiviazione di questo documento essenziale per la tracciabilità delle merci e per fini fiscali.

Obbligo di Conservazione ai Fini IVA

Secondo l’art. 39 del D.P.R. n. 633/1972, il DDT deve essere conservato fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d’imposta in cui è stato emesso; l’obbligo di conservazione del DDT si allinea a quello degli altri documenti rilevanti ai fini IVA, assicurando che tutti i dati necessari per eventuali verifiche fiscali siano disponibili per il periodo di tempo richiesto dalla legge.

Conservazione ai Fini Civilistici

Dal punto di vista civilistico, l’art. 2220 del Codice Civile impone sia all’emittente che al destinatario del DDT l’obbligo di conservare i documenti di trasporto per un periodo di dieci anni dalla data della loro emissione.
Questo requisito di conservazione a lungo termine sottolinea l’importanza dei documenti di trasporto non solo per la gestione corrente delle attività commerciali, ma anche per eventuali esigenze legali o disputi che possono emergere in futuro.

Implicazioni Pratiche

La conservazione dei DDT richiede un’organizzazione accurata sia in termini di spazio fisico che di gestione digitale, per assicurare che i documenti siano facilmente recuperabili quando necessario.
Le aziende devono quindi adottare sistemi di archiviazione efficienti, che possono includere soluzioni digitali conformi alle normative vigenti sulla digitalizzazione dei documenti, per gestire efficacemente il volume di documentazione richiesta.

La conservazione dei DDT rappresenta un aspetto fondamentale della gestione documentale di un’azienda, essenziale sia per rispondere a requisiti fiscali che per tutelare la propria posizione in contesti legali o commerciali, le imprese devono pertanto prestare attenzione a queste disposizioni normative, assicurando una conservazione adeguata e conforme ai termini previsti.

Esempio di DDT (Documento di Trasporto) compilato

Per quanto riguarda la modalità di redazione, anche se il documento potrebbe essere redatto manualmente grazie a formulari acquistati, o con strumenti di video scrittura, normalmente il ddt viene emesso dal software gestionale come ad esempio Starty ERP permettendo una velocissima redazione grazie ad anagrafiche destinatari (clienti o fornitori) ed anagrafiche articoli già codificati, o meglio ancora, come evasione totale o parziale di un ordine precedentemente caricato.

Come si genera velocemente un ddt con StartyERP?  

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