La nota di credito conosciuta anche come noda di accredito è un documento contabile che viene emesso da un venditore per annullare, in tutto o in parte, una fattura precedentemente emessa o per ridurre l’importo dovuto da un cliente.
La nota di credito viene utilizzata in varie circostanze, come nel caso di resi di merce, sconti concessi successivamente all’emissione della fattura o errori nella fatturazione. La nota di credito, quindi, agisce da rettifica nei confronti della fattura originale, diminuendo gli importi che il cliente deve al fornitore.
Quando una nota di credito viene emessa, il venditore riduce l’importo che deve ricevere e il cliente riduce l’importo che deve pagare;
Le note di credito sono importanti sia per la contabilità del venditore sia per quella del cliente, in quanto influenzano la registrazione delle vendite e degli acquisti e, di conseguenza, la determinazione del reddito imponibile ed è attraverso l’emissione della nota di credito per annullamento fattura che avvengono storni gli storni. È fondamentale che queste operazioni siano accuratamente documentate e registrate per garantire la correttezza e la trasparenza delle relazioni commerciali e finanziarie tra le parti.
Quando viene emessa la nota di credito?
Emettere una nota di credito non solo aiuta a mantenere la correttezza delle registrazioni contabili ma anche a preservare buoni rapporti commerciali con i clienti, dimostrando attenzione e rispetto per la correttezza e trasparenza nelle transazioni.
La maggior parte delle note di credito vengono emesse per errori nell’imponibile e nelle imposte applicate in fattura, questa viene definita come nota di credito per errata fatturazione
Se, dopo l’emissione di una fattura, si scopre che l’importo imponibile o le aliquote IVA applicate sono errate, è necessario emettere una nota di credito per correggere questi errori rettificando di conseguenza che le imposte vengano calcolate correttamente.
Un altro caso importante e la mancata applicazione di sconti o abbuoni.
Se si dimentica di applicare sconti o abbuoni precedentemente concordati con il cliente nella fattura originale, la nota di credito permette di rettificare la tranzione, riconoscendo al cliente l’importo dovuto sotto forma di credito.
Nel caso in cui una prestazione di servizi o la vendita di un bene non sia stata completata come previsto dopo l’emissione della fattura, si può emettere una nota di credito per l’importo corrispondente alla parte di prestazione non erogata, definendola nota di credito come Prestazione incompleta
Errori nei dati anagrafici e intestazioni, come il nome del cliente errato, partita IVA sbagliata o indirizzo impreciso sulla fattura possono essere corretti attraverso l’emissione di una nota di credito, seguita dalla generazione di una nuova fattura corretta.
Merce difettosa o ordine non ritirato, Se il cliente restituisce merce difettosa o decide di non ritirare l’ordine per cui era stata emessa una fattura, la nota di credito serve a annullare l’operazione originale, restituendo virtualmente al cliente l’importo pagato o da pagare.
In caso di emissione accidentale di fatture duplicate che siano state accettate dal Sistema di Interscambio, è necessario emettere una nota di credito per annullare l’effetto della fattura duplicata, questa verrà gestita come “Fatture elettroniche duplicate”
Nota di credito su fattura già pagata
La nota di credito può essere emessa anche in riferimento a fatture già pagate dal cliente.
Può verificarsi per diverse ragioni, come la restituzione di merce dopo il pagamento, l’accertamento di un errore nella fattura originale, o la concessione di uno sconto postumo. In questi casi, la nota di credito serve a documentare che il venditore deve un rimborso al cliente o che l’importo della nota di credito può essere utilizzato per future transazioni come un credito.
Quando si emette una nota di credito su una fattura già pagata, ci sono principalmente due modi per gestire la situazione dal punto di vista finanziario e contabile:
Rimborso al cliente
Se il cliente ha già effettuato il pagamento e si emette una nota di credito, il venditore può decidere di rimborsare direttamente all’acquirente l’importo specificato nella nota di credito.
Il rimborso può avvenire tramite bonifico bancario, restituzione in contanti, o altri metodi di pagamento concordati tra le parti.
Credito verso future transazioni
In alternativa, se le parti sono d’accordo, l’importo della nota di credito può essere tenuto come credito per il cliente da utilizzare per pagamenti futuri, diventando quasi sempre l’opzione più praticata nelle relazioni commerciali continue, dove le transazioni tra le due parti sono frequenti.
In questo caso, la nota di credito funge da documento che attesta il diritto del cliente a uno sconto o a un credito per acquisti futuri.Indipendentemente dalla modalità scelta, è essenziale che la nota di credito sia correttamente registrata sia nella contabilità del venditore sia in quella del cliente; per il venditore, la nota di credito comporterà una diminuzione delle entrate e delle imposte dovute, mentre per il cliente significherà una diminuzione dei costi e, eventualmente, delle imposte pagate in eccesso se applicabile.
Esempio emissione nota di credito per storno fattura
La creazione di una nota di credito segue una struttura ben definita, pensata per garantire chiarezza e conformità alle normative.
- All’inizio del documento, troverai l’intestazione, che include il logo dell’azienda, se presente, seguito dai dettagli dell’azienda emittente come il nome, l’indirizzo, i contatti e la Partita IVA. Questa
sezione serve a identificare chiaramente chi emette il documento. - La data di emissione della nota di credito è posizionata in evidenza, insieme a un numero univoco che serve per catalogare e rintracciare il documento all’interno del sistema contabile dell’azienda.
Segue un riferimento preciso alla fattura originale che si intende annullare, includendo il suo numero e la data di emissione, indispensabili per collegare la nota di credito alla sua fattura corrispondente. - I dati del cliente occupano la parte successiva del documento includendo nome o ragione sociale, indirizzo, e Partita IVA o Codice Fiscale, essenziali per assicurare che la nota di credito sia indirizzata alla persona o entità giuridica corretta.
- L’oggetto della nota di credito sintetizza lo scopo del documento, ad esempio, l’annullamento di una vendita o la correzione di un errore di fatturazione.
Il documento necessita di una descrizione dettagliata dell’operazione, che include un elenco degli articoli o dei servizi oggetto dello storno, specificando quantità e importi, il documento si conclude con il totale imponibile e l’IVA stornati, con totale della nota di credito, che rappresenta l’ammontare che viene effettivamente annullato o restituito al cliente.
In alcuni casi, una firma può essere richiesta per validare il documento, a seconda delle normative locali.
Numerazione Nota di Credito
La numerazione delle note di credito segue regole specifiche che possono variare a seconda della legislazione fiscale del paese in cui l’azienda opera, ma ci sono alcuni principi generali che tendono a essere comuni nella maggior parte dei sistemi contabili.
L’obiettivo della numerazione è garantire che ogni nota di credito sia univocamente identificabile e tracciabile per scopi contabili, di audit e fiscali.
In Italia, le note di credito vengono numerate in modo sequenziale mantenendo l’ordine e facilitando il tracciamento delle note di credito nel tempo grazie anche alla loro univocità. Evitando confusione e garantendo che ogni documento possa essere facilmente identificato e distinto dagli altri, la numerazione delle note di credito viene resettata all’inizio di ogni anno fiscale ed è univoca.
In pratica, le note di credito possono sia assumere la stessa numerazione delle fatture emesse con una continuità di numerazione, o, al contrario, avere una numerazione dedicata.
Utile, nel caso di numerazione dedicata, l’attribuzione di una sigla nel numero per rendere immediata e facile l’identificazione. Ad esempio, nello stesso esercizio contabile possa essere emessa la fattura FV/00001/AA e la NC/00001/AA, dove “AA” sta per le ultime due cifre dell’anno. In questo esempio entrambe sono il numero 1, ma possono essere facilmente identificate grazie alla sigla e all’anno.
Storno di una nota di credito errata
L’errore in una nota di credito viene corretto attraverso l’emissione di una nuova nota di credito che annulla l’effetto della nota errata.
Questa operazione viene definita storno della nota di credito. La nota di storno dovrebbe avere riferimento esplicitamente alla nota di credito errata, specificando che il suo effetto viene neutralizzato
Distinzione tra nota di credito e nota di debito
La distinzione tra nota di credito e nota di debito è fondamentale nella gestione contabile di un’azienda, poiché queste due tipologie di documenti hanno funzioni e implicazioni diverse.
Abbiamo già ampiamente identificato a cosa serve una nota di credito e come utilizzarla, in contrasto, la nota di debito viene emessa quando c’è la necessità di aumentare l’importo fatturato al cliente dopo l’emissione della fattura originale.
Questo può verificarsi per diversi motivi, come l’omissione di alcuni beni o servizi nella fattura iniziale, l’applicazione di aliquote IVA errate, o l’accordo di ulteriori costi post-fatturazione.
La nota di debito, quindi, rappresenta un debito aggiuntivo per il cliente, che aumenta l’importo totale dovuto all’azienda emittente.
A differenza della nota di credito, l’emissione di una nota di debito può essere obbligatoria in certe circostanze, come quando si constata che la fattura originale ha sottovalutato l’imponibile o applicato aliquote IVA inferiori rispetto a quelle dovute.
Le differenze chiave, la nota di credito diminuisce gli importi dovuti dal cliente, mentre la nota di debito li aumenta. La nota di credito è spesso usata per correggere errori a favore del cliente, la nota di debito è obbligatoria quando ci sono state sottovalutazioni nell’imponibile o nell’applicazione delle aliquote IVA.
Entrambi i documenti hanno importanti implicazioni fiscali e contabili, poiché influenzano l’ammontare delle entrate, delle uscite e delle imposte dovute sia dall’azienda che dal cliente.
Nota di credito e Fatturazione Digitale
La gestione delle note di credito differisce significativamente tra il sistema di fatturazione digitale tradizionale e quello della fatturazione elettronica, soprattutto a causa dell’intervento del Sistema di Interscambio – SdI, in Italia.
Nel contesto di una fattura digitale, comunemente utilizzata anche da chi aderisce a regimi fiscali semplificati come il regime forfettario, la fattura assume validità fiscale nel momento in cui viene inviata al cliente, di conseguenza, se emergono errori dopo l’invio della fattura, come quelli relativi a importi o descrizioni, è necessario emettere una nota di credito per correggere tali errori.
La nota di credito, in questo caso, funziona come un documento rettificativo che modifica o annulla parzialmente o totalmente gli effetti della fattura originale.
Per le fatture elettroniche, invece, la procedura è più complessa. La fattura diventa valida solo dopo essere stata inviata attraverso il SdI e accettata dallo stesso, che poi la inoltra al destinatario utilizzando il codice destinatario unico o l’indirizzo PEC. Il passaggio attraverso il sistema SdI serve a garantire che ogni fattura elettronica sia conforme agli standard richiesti dall’Agenzia delle Entrate.
Se si identificano errori in una fattura elettronica dopo l’invio ma prima dell’accettazione o dello scarto da parte del SdI, è opportuno attendere l’esito del controllo. Se la fattura viene scartata dal SdI, si ha la possibilità di correggerla direttamente e reinviarla, senza la necessità di emettere una nota di credito. Questo perché la fattura originale non ha mai acquisito validità fiscale.
Se invece la fattura elettronica è stata già accettata dal SdI e inviata al destinatario, per correggere eventuali errori si deve procedere con l’emissione di una nota di credito, che dovrà essere a sua volta inviata attraverso il SdI.
La nota di credito servirà a modificare ufficialmente gli importi o le descrizioni errate della fattura originale, assicurando così la correttezza dei documenti fiscali.
La distinzione tra fattura digitale e fattura elettronica risiede principalmente nel ruolo del SdI e nelle procedure specifiche per la correzione degli errori.
Mentre nel caso della fattura digitale la correzione tramite nota di credito è relativamente diretta, nel sistema della fattura elettronica l’interazione con il SdI introduce ulteriori passaggi e considerazioni, in particolare per quanto riguarda la gestione degli errori e la validità fiscale delle fatture.
