L’errore in una fattura elettronica è un evento comune, ma non deve essere fonte di panico.
Conoscere le procedure per correggere questi errori, sia tramite riemissione della fattura in caso di scarto dal SdI, sia tramite una nota di credito, permette di mantenere la conformità fiscale e gestire in modo efficace la fatturazione.
Utilizzare strumenti di fatturazione elettronica avanzati come StartyErp e seguire buone pratiche operative riduce il rischio di errori e semplifica il lavoro amministrativo.
Se ti trovi spesso a dover correggere fatture, potrebbe essere utile investire in un software di fatturazione professionale o migliorare i tuoi processi interni per garantire una maggiore precisione.
Come gestire una fattura elettronica errata: guida pratica
Emettere una fattura elettronica errata è un inconveniente che può capitare a chiunque, ma con le giuste procedure è possibile correggere rapidamente gli errori e mantenere la conformità fiscale.
Perché si può commettere un errore in una fattura elettronica?
Ci sono diversi motivi per cui una fattura elettronica può essere emessa in modo errato. Alcuni degli errori più comuni includono:
- Errori nei dati del destinatario: Inserire in modo sbagliato i dettagli fiscali o anagrafici del cliente.
- Descrizione errata dell’operazione: Indicare una descrizione non corretta o incompleta del servizio o del prodotto.
- Errore nell’aliquota IVA: Applicare un’aliquota IVA errata o calcolare in modo scorretto l’imposta.
- Errori di calcolo: Incongruenze tra gli importi fatturati e le quantità o i prezzi unitari indicati.
Alcuni di questi errori possono essere rilevati automaticamente dal Sistema di Interscambio (SdI), mentre altri potrebbero sfuggire al controllo del sistema.
Fattura elettronica scartata dal SdI: cosa fare?
Il Sistema di Interscambio agisce come un filtro tra l’emittente della fattura e il destinatario, verificando la correttezza dei dati formali. Se la fattura contiene errori rilevabili dal SdI, ad esempio, un codice fiscale o partita IVA inesatta, viene scartata, e al mittente viene inviata una ricevuta di scarto.
In questo caso, la fattura si considera non emessa, e l’emittente ha la possibilità di correggere l’errore e riemettere la fattura corretta. È importante:
- Riemettere la fattura entro 5 giorni dalla ricezione della ricevuta di scarto.
- Mantenere la stessa data e lo stesso numero della fattura originaria.
Errori non rilevati dal SdI: come correggerli?
Se il Sistema di Interscambio non rileva l’errore (ad esempio, una descrizione errata dell’operazione o un’aliquota IVA sbagliata), la fattura verrà comunque considerata emessa. Tuttavia, l’emittente deve intervenire per correggere l’errore, utilizzando una nota di credito elettronica.
La nota di credito permette di stornare completamente o parzialmente la fattura errata. Ecco i passaggi da seguire:
- Emettere una nota di credito in formato elettronico indicando chiaramente il riferimento alla fattura da correggere.
- Riportare i dati corretti nella nota di credito, rettificando gli errori iniziali.
- Inviare nuovamente una fattura corretta, se necessario.
Prevenzione: come ridurre il rischio di errori
Sebbene sia possibile correggere le fatture errate, è sempre meglio prevenire gli errori. Ecco alcuni suggerimenti pratici:
- Utilizzare software di fatturazione affidabili: Strumenti come InfoCert o altri software di fatturazione elettronica avanzati possono ridurre il rischio di errore, grazie a controlli automatici e guide durante la compilazione.
- Formare il personale: Un team ben formato è essenziale per evitare errori banali. Assicurati che chi gestisce la fatturazione conosca le regole fiscali e sappia come utilizzare correttamente gli strumenti a disposizione.
- Verificare sempre i dati: Controlla attentamente i dati dei clienti e la correttezza dei calcoli prima di inviare una fattura elettronica. Un controllo preliminare riduce notevolmente il rischio di errori.
Sanzioni per errori o ritardi
Non ci sono sanzioni specifiche per la trasmissione tardiva di una fattura elettronica se viene corretta nei tempi previsti. Tuttavia, la mancata emissione o il ritardo nell’invio delle fatture può comportare conseguenze fiscali, come l’applicazione di sanzioni per inadempienza agli obblighi fiscali.
Codici errori più comuni da parte del SDI
Quando si emette una fattura elettronica, è possibile incorrere in alcuni errori che possono bloccare l’invio o creare problemi durante il processo di trasmissione tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Di seguito elenchiamo alcuni degli errori più frequenti e le soluzioni per risolverli.
1. Errore 00305 – “IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido”
Causa: La partita IVA o il codice fiscale del cliente inserito nella fattura è errato o non valido.
- Errore 00311 – “CodiceDestinatario non valido”
Causa: Il codice destinatario del cliente non è valido o non corrisponde a quello corretto.
3. Errore 00400 – “Sulla riga di dettaglio con Aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura”
Causa: Questo errore si verifica quando la fattura presenta un’impostazione IVA non corretta, in particolare con riferimento a operazioni non imponibili, esenti o soggette a regime di inversione contabile (Reverse Charge).
4. Errori 00404 e 00409 – “Fattura duplicata” e “Fattura duplicata nel lotto”
Causa: Questi errori indicano che si sta trasmettendo una fattura con lo stesso numero di un’altra già inviata e accettata dal Sistema di Interscambio. L’errore 00404 si riferisce a una fattura singola, mentre il 00409 indica una fattura duplicata all’interno dello stesso lotto.
Suggerimenti generali per prevenire errori:
- Verifica i dati del cliente: Assicurati sempre di avere i dati fiscali aggiornati e corretti (partita IVA, codice fiscale, codice destinatario) prima di emettere una fattura.
- Controlla l’aliquota IVA: Verifica che le aliquote IVA siano applicate correttamente e che le fatture soggette a esenzioni o regimi speciali (come il Reverse Charge) siano correttamente codificate.
- Numerazione fatture: Ogni fattura deve avere un numero univoco per evitare duplicazioni. Mantieni un registro chiaro e aggiornato della numerazione.
- Utilizza software di fatturazione avanzati: Programmi come InfoCert e altri software per la fatturazione elettronica possono aiutare a prevenire errori grazie a controlli automatici e guide intuitive.
Correggere questi errori rapidamente ti consentirà di mantenere la conformità con gli obblighi fiscali e di evitare complicazioni nel processo di fatturazione elettronica.
