Il rimborso spese è un importo di denaro che un’azienda riconosce a un dipendente per coprire le spese sostenute durante lo svolgimento di attività lavorative, generalmente al di fuori della sede aziendale.
Possiamo includere, ad esempio, spese di viaggio, vitto, alloggio o altre spese necessarie per svolgere un compito o una missione specifica per conto dell’azienda.
I rimborsi spese possono essere classificati in diverse tipologie:
Rimborso forfettario: un importo fisso che l’azienda corrisponde al dipendente, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute.
Rimborso analitico: il dipendente viene rimborsato esattamente per l’importo delle spese documentate con scontrini, ricevute o fatture.
Rimborso misto: una combinazione delle due modalità precedenti, dove alcune spese vengono rimborsate in modo analitico e altre con un importo forfettario.
Rimborso chilometrico: riconosciuto ai dipendenti che utilizzano il proprio mezzo di trasporto per motivi di lavoro, calcolato in base ai chilometri percorsi e alle tabelle di riferimento.
Il rimborso spese è essenziale per garantire che i dipendenti non debbano sostenere personalmente costi legati alle attività lavorative, mantenendo così un equilibrio equo tra azienda e dipendente.
Rimborso forfettario
Il rimborso spese forfettario è una modalità di rimborso che si distingue per la sua semplicità di gestione.
L’azienda stabilisce un importo fisso e forfettario per coprire le spese sostenute dai dipendenti o dagli amministratori durante le attività lavorative, come viaggi, vitto e alloggio.
Per diverse aziende, una caratteristica distintiva di questo metodo è che il personale non è obbligato a presentare ricevute o compilare una nota spese per ottenere il rimborso, tuttavia, è importante che i dipendenti conservino le ricevute relative alle spese deducibili, poiché potrebbero essere necessarie in caso di controlli fiscali.
Per utilizzare il rimborso forfettario, è necessario raggiungere un accordo sul budget rimborsabile per le diverse categorie di spesa, sebbene l’importo stabilito sia fisso, esiste comunque la possibilità di rimborsare al dipendente la differenza tra la somma forfettaria prevista e l’importo effettivamente speso, qualora questo sia inferiore.
Un altro aspetto rilevante è il limite massimo dell’importo forfettario per le trasferte: attualmente, l’importo massimo esente da tassazione è di 46,48 euro per le trasferte in Italia e 77,47 euro per quelle all’estero. Mantenendo i rimborsi entro questi limiti, l’azienda evita l’obbligo di pagare tasse sul rimborso erogato al lavoratore, rendendo questa opzione vantaggiosa sia per l’azienda che per il dipendente.
Rimborso Analitico
Il rimborso spese analitico, anche noto come sistema di rimborso puntuale, prevede che l’azienda restituisca ai dipendenti l’esatta cifra spesa per conto dell’azienda stessa.
Il sistema è estremamente puntuale ma comporta una gestione più complessa, soprattutto per il reparto HR, che deve verificare e sommare accuratamente gli importi riportati su scontrini, fatture, biglietti e altre ricevute fornite dal lavoratore.
Per il dipendente, questo metodo richiede particolare attenzione, poiché la perdita di una ricevuta comporta la perdita del diritto al rimborso di quella spesa rendendo il processo di gestione del rimborso analitico delicato sia per l’azienda che per i dipendenti.
Per quanto riguarda la deducibilità delle spese, non esistono limiti per le spese di viaggio, rendendole completamente deducibili. Tuttavia, per le spese di vitto e alloggio, esistono dei limiti massimi: 180,76 euro per le trasferte in Italia e 258,23 euro per le trasferte all’estero. Se le spese superano questi importi, sono deducibili solo al 75% dell’importo totale, il che implica una gestione ancora più attenta e precisa delle spese sostenute.
Rimborso spese misto
Il rimborso spese misto è un modello che combina elementi dei due sistemi precedenti, ovvero il rimborso forfettario e il rimborso analitico.
Alcune spese sostenute dai dipendenti vengono rimborsate integralmente e richiedono la presentazione di documentazione come scontrini e fatture, altre spese invece, vengono rimborsate in maniera forfettaria, senza la necessità di presentare alcuna nota spese.
Il modello è particolarmente complesso da gestire, poiché richiede al reparto contabile o HR di distinguere tra le spese che devono essere rimborsate analiticamente e quelle che possono essere coperte tramite un rimborso forfettario. Inoltre, gli addetti alla rendicontazione devono verificare, per ogni spesa, se sono stati superati i limiti di esenzione fiscale previsti per ciascuna categoria di rimborso.
Se l’azienda applica il modello misto, gli importi massimi esentasse variano a seconda della natura delle spese sostenute.
Ad esempio, per le spese di vitto e alloggio in Italia, il limite minimo esentasse è di 15,49 euro al giorno, mentre per le spese all’estero, il limite massimo può arrivare a 51,65 euro al giorno per le spese di vitto o alloggio. Questi limiti sono cruciali per evitare l’imponibilità fiscale sui rimborsi, e la loro corretta gestione è fondamentale per garantire la conformità fiscale e una gestione efficiente dei costi aziendali.
Rimborso Chilometrico
Il rimborso chilometrico è un tipo di rimborso spese destinato ai dipendenti che utilizzano il proprio mezzo di trasporto per svolgere attività lavorative, come viaggi o trasferte.
Il rimborso è calcolato in base ai chilometri percorsi e serve a coprire i costi sostenuti dal dipendente per l’uso del proprio veicolo, inclusi carburante, usura, manutenzione e altre spese correlate.
Il calcolo del rimborso chilometrico si basa su tabelle specifiche, che stabiliscono un importo per ogni chilometro percorso, variabile in base al tipo di veicolo utilizzato (ad esempio, auto, moto) e alla sua cilindrata. Le tabelle sono generalmente fornite da enti ufficiali o associazioni di categoria, come l’ACI (Automobile Club d’Italia), che pubblica annualmente i valori di riferimento.
Per ottenere il rimborso chilometrico, il dipendente deve fornire un resoconto dettagliato dei chilometri percorsi per motivi di lavoro, indicando le tratte effettuate e la motivazione del viaggio. L’azienda calcola quindi l’importo da rimborsare moltiplicando i chilometri percorsi per il valore unitario stabilito.
È fondamentale che il dipendente conservi una documentazione accurata dei viaggi effettuati, in modo da giustificare il rimborso richiesto in caso di controlli.
Il rimborso chilometrico è esente da tassazione entro determinati limiti stabiliti dalla legge.
Se il rimborso supera questi limiti, l’eccedenza potrebbe essere soggetta a tassazione, per cui è fondamentale che l’azienda rispetti le normative vigenti per evitare complicazioni fiscali.
Trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici
Il trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici per i dipendenti segue regole specifiche e dipende dal contesto in cui la trasferta viene effettuata. Di seguito sono esposti i principali aspetti relativi alla tassazione:
Non Imponibilità dei Rimborsi Chilometrici
Generalmente, il rimborso chilometrico non è soggetto a tassazione in capo al dipendente. Questo perché il rimborso è considerato un indennizzo per i costi sostenuti dal dipendente nell’interesse dell’impresa, e non una forma di remunerazione.
Distinzione tra Trasferte Intra-comunali ed Extra-comunali
- Trasferte al di fuori del Comune della sede di lavoro:
- In questo caso, il rimborso chilometrico non è soggetto a tassazione. Viene considerato un rimborso di spese per lo svolgimento dell’attività lavorativa fuori dalla sede abituale, e quindi esente da imposte.
- Trasferte all’interno dello stesso Comune della sede di lavoro:
- Se il dipendente effettua una trasferta all’interno dello stesso Comune in cui è ubicata la sede di lavoro, l’indennità percepita per il rimborso chilometrico è soggetta a tassazione. Questo significa che l’importo rimborsato verrà considerato parte del reddito imponibile del dipendente.
Novità introdotte dalla Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate del 30 ottobre 2015
Una risoluzione dell’Agenzia delle Entrate del 30 ottobre 2015 ha introdotto un’importante novità riguardante il trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici, in particolare per quanto riguarda le trasferte che iniziano dalla residenza del dipendente.
- Partenza dalla residenza del dipendente:
- Se un dipendente parte per una trasferta direttamente dalla propria residenza anziché dalla sede di lavoro, e il tragitto casa/missione risulta più lungo rispetto a quello sede/missione, l’eccedenza di rimborso per il tragitto più lungo è soggetta a tassazione.
- In altre parole, l’importo rimborsato in eccesso rispetto alla distanza tra la sede di lavoro e la missione concorre alla formazione del reddito imponibile del dipendente, come previsto dall’articolo 49 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) e dall’articolo 51, comma 1, che prevede il principio di onnicomprensività del reddito da lavoro dipendente.
Questo implica che tutte le somme corrisposte al dipendente, incluse quelle a titolo di rimborso spese, devono essere considerate ai fini della determinazione del reddito imponibile, se non rientrano nei limiti e nelle condizioni di esenzione previste dalla normativa fiscale.
Rimborso spese per liberi professionisti
Il rimborso spese per liberi professionisti è un meccanismo attraverso il quale un committente rimborsa al professionista le spese sostenute durante lo svolgimento di un incarico.
Le spese possono includere viaggi, alloggio, pasti, materiali di consumo, o altre spese necessarie per completare un progetto o fornire un servizio.
Esistono due principali modalità di rimborso spese per i liberi professionisti:
- Rimborso analitico:
- In questo caso, il professionista presenta al committente una documentazione dettagliata delle spese sostenute, come scontrini, fatture e ricevute.
- Il committente rimborsa esattamente l’importo delle spese documentate, senza aggiunte.
- È importante che il professionista conservi tutti i documenti giustificativi per poter richiedere il rimborso.
- Rimborso forfettario:
- Il committente e il professionista concordano un importo fisso per coprire le spese, indipendentemente dall’ammontare effettivamente sostenuto.
- Questo metodo è più semplice da gestire, poiché non richiede la presentazione di ricevute o altri documenti giustificativi.
- Tuttavia, il professionista potrebbe incorrere in una perdita se le spese effettive superano l’importo forfettario concordato.
Aspetti Fiscali del Rimborso Spese per Liberi Professionisti
Dal punto di vista fiscale, i rimborsi spese possono essere trattati in modi diversi a seconda della loro natura:
- Rimborso Spese Documentate: le spese documentate e rimborsate non sono considerate reddito per il professionista e non sono quindi soggette a tassazione, tuttavia, queste spese devono essere giustificate da documenti validi e collegati all’attività lavorativa.
- Rimborso Spese Forfettario: l’importo forfettario rimborsato può essere considerato come un reddito aggiuntivo e, pertanto, soggetto a tassazione, tuttavia, se rientra nei limiti stabiliti per le spese deducibili, può essere esente da imposte.
- Spese Anticipate dal Professionista: se il professionista anticipa spese per conto del committente e queste vengono rimborsate, il rimborso non è soggetto a IVA, purché ci sia una fattura o altro documento che certifichi la spesa a nome del committente.
Considerazioni Pratiche
- Accordi Preventivi: è fondamentale che il rimborso delle spese sia definito chiaramente nei termini dell’accordo o del contratto stipulato tra il libero professionista e il committente, specificando le modalità e i limiti del rimborso.
- Documentazione: mantenere una documentazione accurata delle spese è cruciale per garantire un rimborso corretto e per evitare problemi in caso di controlli fiscali.
In sintesi, il rimborso spese per i liberi professionisti è uno strumento utile per coprire i costi legati all’attività professionale, ma deve essere gestito con atten
