Sono abbastanza vecchio da ricordare la contabilità a ricalco.
Molti di voi lettori faranno fatica ad immaginare di cosa si tratta. Non riesco a focalizzare se l’ho vista sui banchi di scuola o se invece è stata una prima esperienza di lavoro.
Suppongo fosse a scuola di ragioneria, dove con la tecnica della partita doppia, ogni riga di movimento contabile riportato a penna nel libro giornale,
vedeva l’inserimento di un foglio sottostante al libro giornale, che era appunto la scheda contabile “mobile” (nel senso di removibile) che vedeva registrato in simultanea grazie appunto al ricalco, la riga di uscita o entrata, o meglio costo o ricavo relativo all’avvenimento contabile che si stava registrando. Un mondo fa!
Mi sono di certo stupito, facendo qualche ricerca on line di immagini della contabilità a ricalco, nel vedere che le schede mobili sono ancora in vendita, addirittura on line!
Chi come me ha visto la contabilità a ricalco ha avuto modo di capire perfettamente la costruzione della scheda contabile, che oggi è il risultato ovvio e atteso di una normale contabilità gestita con il vostro software gestionale in cloud, come con StartyERP.
Per chi non ha fatto studi di ragioneria, cos’è la scheda contabile?
La scheda contabile, come abbiamo accennato, una volta veniva redatta a penna con rilevazioni puntuali. Oggi invece è uno dei risultati attesi della tenuta delle scritture contabili con il vostro software di contabilità: essa è il report che vede elencato in ordine cronologico tutte le operazioni che si susseguono, secondo gli obblighi di annotazione delle scritture contabili.
Scheda contabile: cosa significa Dare e Avere
Ogni scrittura riporta la data di registrazione, la data dell’operazione, una descrizione dell’operazione, ulteriori riferimenti all’operazione e soprattutto l’importo che va in dare se si tratta di un conto patrimoniale che vede l’aumento del credito, in avere se è un aumento del debito. Altresì, se si tratta di conti economici, vedremo in dare i costi, o le diminuzioni dei ricavi, altrettanto in avere se sono i ricavi, o diminuzioni dei costi.
Ovviamente per la regola matematica una operazione può essere espressa anche in segno negativo. Ecco che quindi una operazione di un conto economico rappresentata nella colonna “Avere” con segno negativo vede una diminuzione dei ricavi, che a livello di bilancio produrrà lo stesso effetto di una rilevazione nella colonna “Dare”. Il Dare e Avere, temi impossibili da comprendere per un ingegnere!
Va ricordato che la scheda contabile, ha come sinonimo la parola “mastrino”, qualche componente del “libro mastro”. Viene infatti spesso citato l’obbligo di tenuta del libro mastro ed ora abbiamo implicitamente compreso di cosa si tratta.
Ma quindi a cosa serve la scheda contabile?
La scheda contabile vede un duplice impiego:
- La generazione della scheda contabile come strumento di analisi e controllo movimentazioni.
- La generazione della scheda contabile ai fini della conservazione a norma di legge.
La scheda contabile ai fini di controllo
La scheda contabile del conto generico o del Business Partner è lo strumento principe per verifiche ed analisi. La sua interrogazione serve ad analizzare il saldo contabile alla data, verificare la composizione dei movimenti a giustificazione del saldo e quindi la correttezza degli inserimenti contabili effettuati.
Per analizzare ad esempio la scheda contabile (definita anche “mastrino”, da libro mastro) di una banca, potrebbe essere utile l’arricchimento della visione contestuale delle contropartite (ovvero cosa sta in contrapposizione di questa voce) e, successivamente in seconda analisi con il raggruppamento per business partner dei vari movimenti inseriti. Utile l’interrogazione dinamica a video.
La scheda può essere infatti visualizzata a video, può essere prodotta in Excel (talvolta report più arricchito) ed in Pdf.
La scheda contabile ai fini civilistici/fiscali
Come già accennato in precedenza, le scheda contabili, tante quante sono i conti contabili utilizzati durante un anno, rappresentano il cosiddetto libro mastro. Il libro mastro non deve essere vidimato, né bollato, né numerato. Generalmente, le norme fiscali vigenti richiedono la produzione del libro mastro contemporaneamente alla produzione dei vari libri contabili obbligatori come ad esempio il libro giornale.
Va tuttavia precisato che, la produzione stampata su carta oggi non è più obbligatoria ma è sufficiente che in caso di accesso, ispezione o verifica:
il libro mastro risulti aggiornato su supporti elettronici (ovvero semplicemente consultabile nel vostro sistema contabile);
che possa essere stampato su richiesta degli organi di controllo ed in loro presenza.
La mia decennale esperienza in ambito contabile suggerisce comunque la conservazione di tipo alternativo. Oggi sicuramente non ha più ragione essere prodotta la stampa cartacea! Consiglio tuttavia, oltre ovviamente alla consultazione on line del vostro sistema contabile anche la produzione su files, consultabili da strumenti di lettura universali, conservata sia in modo artigianale, sia riposta su sistemi di conservazione digitale.
StartyERP vi fornisce ovviamente una ottima scheda contabile. Vuoi vedere la scheda contabile di StartyERP? Richiedi una demo di StartyERP
