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Google Apps e Drive for Work: nulla è più come prima (webinar)

Marketing Impresoft

Google Apps e Drive for Work: nulla è più come prima (webinar)

Immaginate di poter archiviare tutti i vostri files di lavoro in un luogo sicuro, disponibili ovunque, con qualsiasi dispositivo e facilmente condivisibili con colleghi e clienti. Google-drive-for-work

Nessun limite di spazio, archiviazione sicura dei dati, ricerca veloce di qualsiasi informazione. Questo è Google Drive For Work

Iscriviti al Webinar di presentazione del nuovo servizio Google: 13/11/14 ore 16:30

Nulla è più come prima

Cerchiamo ora di capire perchè questa nuova proposta di Google ha un'impatto importante per il mondo del business e in che misura questa nuova formula potrà cambiare il concetto di archiviazione delle informazioni.

In prima battuta si potrebbe dire che si tratta semplicemente di una nuova offerta Google molto competitiva. Al contrario io credo che questa offerta di Google ha un preciso obiettivo strategico: rivoluzionare il modo di lavorare e collaborare con i documenti e quindi affrontare il competitor più importante "Microsoft".

Stiamo parlando dei sistemi di archivizione dei files. Qualsiasia azienda al mondo utilizza almeno un piccolo server per archiviare i propri documenti. Microsoft ha generato molti profitti con le licenze dei propri Windows Server. Ora capite il perchè della frase "nulla è più come prima?" .

Google intende spostare nella Cloud la gestione dei documenti, rendere più semplice la condivisione dei files e al tempo stesso migliorare la sicurezza ed eliminare la complessità di gestione e manutenzione dei sistemi. Tutto questo con un significativo vantaggio economico.

 

Quali sono i benefici di Google Drive for Work?

Ecco alcuni dei principali vantaggi offerti dal nuovo servizio di Google: 

spunta Spazio di caricamento e archiviazione files illimitato

spunta Crittografia dei documenti sia in transito che a riposo

spunta Funzionalità avanzate di controllo e reportistica dei contenuti

spunta Tecnologia Google Vault per la ricerca rapida di email, chat, documenti 

spunta Archiviazione di tutte le mail inviate dalla tua azienda

spunta Impostazioni di regole aziendali per la conservazione dei messaggi

spunta Conservazione mail a norma per le controversie legali
 

 

 

 

Come si lavora nella Cloud con le Google Apps?

La tecnologia Drive e documenti di Google è presente da diverso tempo e molti milioni di utenti la utilizano quotidianamente per gestire i documenti di lavoro. Noi per esempio in Mayking utilizziamo questa tecnologia da quasi 4 anni e tutti i nostri documenti sono creati con Google Documenti e memorizzati appunto su Drive. Negli ultimi anni abbiamo migrato su Google Apps migliaia di utenti e in molti casi ci siamo accorti che oltre ai servizi di Mail e Calendar, molti dei nostri clienti utilizzano regolarmente Drive + Documenti per gestire i loro archivi e per collaborare più facilmente con il team di lavoro e con i clienti.

Il paradigma di riferimento indicato da Google, fino ad oggi almeno, era di passare alla suite di applicazioni Documenti presente all'interno di Google Apps per beneficiare di tutti i servizi di collaborazione e archiviazione files. Va detto che non sempre questo passaggio è immediato per gli utenti e va previsto un precisopercorso di migrazione.

Del resto le applicazioni di Google presentano funzionalità diverse da quelle che si trovano nei programmi di Microsoft Office o OpenOffice. In alcuni casi, soprattutto per l'applicazione Fogli di lavoro (l'equivalente Excel di Google) alcune funzionalità non sono presenti e per determinati utenti questo potrebbe rappresentare un problema importante.

E' tuttavia opportuno considerare altri elementi per la scelta degli strumenti di gestione dei documenti aziendali, tra questi:

  • I costi delle licenze Software
  • I costi dei sistemi di archiviazione dei files
  • Le necessità per gli utenti di poter lavorare da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo
  • La semplicità d'uso delle applicazioni e della condivisione in tempo reale delle informazioni

Non tutti gli utenti di un'azienda necessitano di funzionalità avanzate di Excel per svolgere il proprio lavoro. Mediamente il rapporto tra utenti avanzati e utenti base, in un'azienda è 10% contro il 90%. Capite che fornire strumenti semplici e potenti al 90% degli utenti aziendali, con soluzioni che presentano costi drasticamente più bassi delle soluzioni tradizionali, è a mio avviso un elemento che merita quantomeno un'approfondimento.

 

Con il Cloud tutto è molto più semplice ed immediato

In primo luogo, non dovremmo più pensare al server dei files aziendali. Con Drive for Work tutto è disponibile drive-for-work-accesso-ovunque-ai-filesonline da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo. 

Quanto ci costano i server aziendali (hardware, backup dati, interventi di manutenzione, consumo energia elettrica, condizionamento, licenze e aggiornamenti dei sistemi operativi, antivirus etc) ??

Quanto tempo spende un utente per condividere e collaborare sui documenti con altri utenti del team di lavoro?

Quanto ci costano i sistemi di backup dati e i costi per eventuali operazioni di ripristino?

 

E se volessimo lavorare nella Cloud con i documenti in formato MS Office?

Questo è certamente uno dei punti più importanti. Non si può pensare che tutte le aziende che desiderano passare a Google Drive For Work devono immediatamente sostituire le applicazioni MS Office con Google Documenti. Soprattutto dobbiamo comunque tenere in considerazione che molti documenti sono stati creati in molti anni con le applicazioni Microsoft e che non è certo possibile migrare tutti questi documenti in poco tempo.

modificare-file-word-con-google-documenti

Google ha finalmente compreso questo concetto importante e da poco ha reso possibile aprire ed editare i files nativi Microsoft, dalla piattaforma Drive. Questa la conferma di quanto dicevo prima. Google ha deciso di competere contro Microsoft su quello che rappresenta l'asset più strategico per Microsoft, ovvero Office e i sistemi Server. 

L'editing dei documenti di MS office è possibile anche dai dispositivi Mobile (Androird e iOS), questo grazie alla tecnologia Quickoffice che Google ha acquistato qualche anno fa e che ora si trova inclusa nella tecnologia Drive.

 

Le esigenze del Business sono cambiate. 

Oggi il lavoro avviene ovunque. Servono nuovi strumenti per competere.

Lo sapevi che il 27% delle persone lavorano mentre viaggiano? che il 31% lavora da remoto, quando si trova dai clienti? che il 39% lavora anche da casa?

Lo sapevi che il volume di dati aumentano ogni anno del 61% ?

Se desideri conoscere la soluzione Google Drive for Work, iscriviti al nostro Webinar del 13 Novembre ore 16:30. Non puoi partecipare al nostro Webinar? Iscriviti ugualmente, ti inveremo il materiale dell'evento.

 

Google Apps e Drive for Work - Webinar  

 

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