Ogni giorno nelle PMI italiane il controllo delle scadenze assorbe tempo operativo prezioso: tra fatture da incassare, pagamenti fornitori, partite aperte da verificare e solleciti da inviare, il rischio di perdere visibilità sulla reale situazione finanziaria è dietro l’angolo, soprattutto quando i dati sono distribuiti tra e-mail, fogli Excel e home banking.

Proprio per questo motivo sempre più aziende adottano soluzioni ERP in grado di centralizzare le registrazioni: scadenzario, incassi, pagamenti ed estratti conto confluiscono all’interno di un unico flusso operativo. In questo modo il monitoraggio delle scadenze, la gestione dei solleciti e il controllo della liquidità aziendale diventano attività più rapide, organizzate ed efficienti, da effettuarsi tutte sulla medesima piattaforma.

I gestionali moderni, come Starty ERP, nascono proprio per aziende che hanno superato la gestione “artigianale” e cercano una piattaforma ERP integrata. Si tratta di sistemi progettati per eliminare inefficienze e restituire piena visibilità operativa.

Questo articolo ti mostra in modo concreto come funziona una gestione multimagazzino e perché sempre più aziende stanno abbandonando sistemi frammentati per passare ad una soluzione unica, scalabile e sincronizzata in tempo reale.

Cos’è lo scadenzario e perché è il cuore della gestione liquidità

All’interno di un’azienda, lo scadenzario rappresenta lo strumento attraverso il quale vengono monitorate tutte le scadenze aperte legate a clienti e fornitori. Per molte PMI è il punto di partenza della giornata amministrativa, perché consente di capire immediatamente quali incassi sono attesi, quali pagamenti devono essere pianificati e quali posizioni richiedono un sollecito.

Una gestione manuale di queste informazioni, tipicamente basata su report in Excel, crea dispersione e aumenta il rischio d’errore. Un software gestionale per PMI che ingloba naturalmente la gestione completa dello scadenzario, invece, centralizza tutte le informazioni in un unico ambiente e aggiorna lo stato delle scadenze in tempo reale.

Partite aperte vs scadenzario: le differenze che contano

Nel linguaggio amministrativo i termini “partite aperte” e “scadenzario” vengono spesso utilizzati come sinonimi, ma in realtà indicano due concetti distinti.

La partita aperta rappresenta una posizione contabile ancora da chiudere, come una fattura emessa non ancora incassata o una fattura fornitore in attesa di pagamento. In alcuni casi, una partita può includere più movimenti collegati tra loro, ad esempio una fattura compensata parzialmente da una nota di credito oppure più documenti che, insieme a un incasso, determinano il saldo finale della posizione.

Lo scadenzario, invece, organizza queste partite in base alle rispettive date di scadenza, rendendo più semplice monitorare incassi, pagamenti e rateizzazioni. Una stessa partita può infatti generare più scadenze, ad esempio quando sono previsti pagamenti dilazionati in più rate.

Comprendere questa distinzione consente di gestire con maggiore precisione il controllo finanziario e di sfruttare al meglio le funzionalità di monitoraggio e riconciliazione offerte da un ERP moderno.

Chi usa lo scadenzario ogni giorno (e perché non può farne a meno)

Lo scadenzario clienti e fornitori è uno strumento utilizzato quotidianamente da figure diverse all’interno dell’azienda: per l’ufficio amministrativo è lo strumento essenziale per tenere sotto controllo il cashflow aziendale, per imprenditori o responsabili finanziari è, invece, lo strumento con cui leggere rapidamente l’esposizione finanziaria dell’azienda ed individuare rapidamente eventuali criticità, così da intervenire prima che esse possano avere un impatto sulla liquidità.

Se ogni lunedì mattina ti ritrovi a dover ricostruire la fotografia della situazione finanziaria della tua azienda, attingendo da più fonti, probabilmente non hai pienamente sotto controllo il tuo processo amministrativo.

Necessiti, quindi, di uno strumento integrato che diventi il tuo unico punto di riferimento: con un gestionale come Starty ERP puoi centralizzare e semplificare la gestione finanziaria, affrontando più rapidamente le criticità operative.

Come funziona lo scadenzario in Starty ERP

Lo scadenzario clienti e fornitori di Starty ERP permette di monitorare in modo chiaro e strutturato le scadenze aperte del ciclo attivo e passivo, offrendo una visione immediata dell’equilibrio tra crediti e debiti, aiutando l’azienda a mantenere sempre sotto controllo la propria situazione finanziaria.

Come accedere allo scadenzario clienti e fornitori

Pur accedendo allo scadenzario dal menu “Vendite”, la vista include sia i dati del ciclo attivo sia quelli del ciclo passivo.
La schermata è infatti organizzata in due sezioni distinte — Vendite e Acquisti — e mostra, nella parte inferiore di ciascuna sezione, i totali parziali calcolati in base ai filtri applicati.

In questo modo è possibile confrontare rapidamente gli importi da incassare con quelli da pagare all’interno di uno specifico intervallo temporale.

I filtri principali: data, cliente,  modalità e termini di pagamento

Un aspetto particolarmente utile dell’utilizzo di uno strumento apposito per l’analisi delle scadenze è la possibilità di filtrare rapidamente le informazioni in base a specifiche esigenze.
Lo scadenzario di Starty ERP permette, infatti, di filtrare i dati in base a business partner, intervallo temporale, modalità di pagamento, valuta o agente commerciale.

Uno degli elementi distintivi è poi rappresentato dalla gestione unificata delle anagrafiche: in Starty ERP uno stesso soggetto può essere configurato come cliente, fornitore o entrambe le cose.Questo significa che, filtrando per una singola anagrafica, è possibile visualizzare contemporaneamente scadenze attive e passive e ottenere quindi la somma algebrica delle posizioni aperte.
In questo modo l’azienda può capire subito se il saldo verso quel soggetto è a debito o a credito, semplificando controlli, verifiche e operazioni di compensazione. La parola chiave in questo caso è: “compensazione facilitata”.

Le viste disponibili:  vista elenco, vista mensile, export in Excel

Lo scadenzario può essere consultato attraverso diverse modalità di visualizzazione, pensate per adattarsi alle esigenze operative dell’azienda. La vista elenco offre una panoramica completa delle fatture aperte clienti e fornitori, mentre la vista mensile consente di analizzare la distribuzione delle scadenze nel tempo e valutare con maggiore precisione la copertura finanziaria dei mesi successivi.

Per attività di reporting o analisi avanzata, i dati possono essere esportati in Excel mantenendo i filtri applicati nella vista corrente.

Come navigare dalla riga di scadenzario alla fattura originale

Un software integrato come Starty ERP, consente di passare direttamente dalla riga dello scadenzario al documento originale collegato. Questa navigabilità immediata elimina la necessità di effettuare ricerche manuali e rende più rapide le attività di verifica e controllo amministrativo.

Aprire il dettaglio fattura dal record di scadenza

Con un click sul numero documento presente in ciascuna riga dello scadenzario si accede direttamente alla fattura originale per verificare immediatamente articoli, importi, condizioni e termini di pagamento, oltre ad eventuali documenti correlati come preventivi, ordini o entrate merci.

Verificare lo stato di pagamento e le note associate

Accedendo alla fattura è poi possibile controllare immediatamente lo stato dei pagamenti, inclusi eventuali incassi parziali, consultare note amministrative, visualizzare lo storico delle mail inviate ed anche i movimenti contabili. Avere tutte queste informazioni collegate in un unico ambiente riduce drasticamente il tempo speso nella ricerca dei dati.

Monitoraggio della liquidità aziendale con Starty ERP

A questo punto è chiaro che uno scadenzario ben configurato non serve soltanto a visualizzare le fatture aperte, ma rappresenta uno strumento fondamentale per comprendere e monitorare la situazione finanziaria dell’azienda.

Come leggere il cash flow dal pannello scadenzario

È buona prassi effettuare l’analisi dello scadenzario solo dopo aver registrato tutti gli incassi e i pagamenti, così da ottenere dati coerenti e affidabili per il controllo della liquidità.
In Starty ERP, lo scadenzario offre già a colpo d’occhio una panoramica immediata della situazione delle scadenze grazie ai totali riepilogativi suddivisi per categoria (ciclo attivo e passivo) e all’utilizzo di colori distintivi che ne facilitano la lettura: le scadenze già superate sono evidenziate in rosso, mentre quelle ancora nei termini vengono visualizzate in nero.

La vista per mese rappresenta, inoltre, uno strumento particolarmente efficace per analizzare la copertura finanziaria nel tempo. Questa modalità consente di visualizzare immediatamente il totale scaduto e la distribuzione degli importi ancora da scadere, suddivisi per mese di competenza, favorendo una pianificazione più accurata e l’adozione tempestiva di eventuali azioni correttive in presenza di scoperture. Tra queste rientrano, ad esempio, la richiesta ai clienti di anticipare i pagamenti, la negoziazione di dilazioni con i fornitori oppure la definizione di linee di fido bancario finalizzate a ridurre i costi di accesso al credito.

Identificare le partite scadute e i clienti in ritardo

Questa visione aggregata aiuta le aziende ad individuare facilmente i clienti che accumulano ritardi frequenti e valutare l’impatto delle esposizioni aperte sul flusso di cassa.

Anche la gestione dei solleciti, in questo modo, diventa più strategica: avere le scadenze ordinate per anzianità e colorate diversamente in base allo stato, consente all’ufficio amministrativo di stabilire priorità operative precise. Una fattura scaduta da novanta giorni richiede un’attenzione diversa rispetto a una scadenza recente, soprattutto quando gli importi incidono in modo significativo sulla liquidità.

Come usare i filtri per prioritizzare i solleciti

Per gestire i solleciti in modo efficace non basta intervenire sulle singole scadenze, è prima di tutto necessario ottenere un quadro chiaro sulla situazione creditoria complessiva.

I filtri dello scadenzario permettono all’ufficio amministrativo di analizzare rapidamente le posizioni aperte in base a differenti criteri, così da comprendere immediatamente quali posizioni risultano più esposte e dove potrebbero emergere criticità per la liquidità aziendale.

Disporre di queste informazioni sempre aggiornate in tempo reale e facilmente consultabili consente di organizzare le attività di recupero in modo più strutturato e strategico.

Segmentare per importo: chi pesa di più?

Attraverso l’utilizzo del filtro per cliente è possibile individuare immediatamente i soggetti che hanno il maggiore impatto sull’esposizione finanziaria aziendale. Questo permette di dare priorità ai solleciti più rilevanti e concentrare l’attenzione sulle posizioni che incidono maggiormente sull’equilibrio economico dell’impresa.

Segmentare per anzianità: quanto è vecchia la partita?

Attraverso i filtri “data fattura” e “data scadenza” è possibile valutare non solo da quanto tempo una partita risulta aperta, ma anche verificare l’eventuale presenza di ritardi rispetto alle condizioni di pagamento concordate.

Ad esempio, una fattura emessa a gennaio con scadenza a marzo e non ancora saldata a fine maggio evidenzia una situazione di criticità, poiché il termine previsto per il pagamento risulta ampiamente superato. Al contrario, nel caso di fatture con scadenze molto ravvicinate o appena maturate, il mancato pagamento potrebbe dipendere più facilmente da una dimenticanza o da un episodio isolato.

Riconciliazione dei pagamenti: chiudere le partite aperte

L’attività di registrazione incassi e pagamenti è una delle attività operative più comuni dell’ufficio contabilità, segna il momento in cui il ciclo amministrativo si completa e serve a mantenere aggiornata la situazione finanziaria e contabile dell’azienda.

Quando e come segnare una partita come pagata

Nella pratica, tipicamente ogni mattina, l’amministrativo entra nel portale della banca aziendale per controllare i movimenti bancari (bonifici ricevuti, bonifici effettuati, RID/SDD, carte aziendali, F24 addebitati, commissioni bancarie, incassi POS, PayPal ecc.) e lo riporta nel gestionale.

Una parte importante del lavoro è, poi, la riconciliazione, ovvero il confronto tra il saldo banca reale e il saldo banca nel gestionale, per verificare che tali saldi coincidano, “spuntando” ciascuna operazione.

Il workflow di riconciliazione in Starty ERP

In Starty ERP, l’attività di registrazione di incassi e pagamenti può essere effettuata sia in modalità manuale che automatica, in entrambi i casi in modo rapido ed intuitivo.

Registrazione automatica

Grazie alla recente introduzione del servizio Bankey , la gestione dei flussi finanziari in Starty ERP è diventata ancora più semplice. Tramite la funzione di Import dei movimenti bancari si rende possibile una generazione massiva automatica di Incassi, Pagamenti, Anticipi clienti e fornitori, Maturazione portafoglio effetti, Insoluti e Spese di tenuta conto.

Il flusso funziona così:

1.  Collega i tuoi conti bancari in pochi minuti grazie all’integrazione con il portale Open Banking
2. Monitora in tempo reale i saldi e le transazioni direttamente da Starty ERP
3. Lascia che l’automazione lavori per te: Bankey abbina i movimenti [FS2] bancari alle tue scadenze contabili, riducendo il rischio di errori
4.  Importa i movimenti contabili automaticamente, aggiornando i tuoi dati senza necessità di intervento e di riconciliazione manuale tra il saldo bancario e il saldo contabile della banca, grazie agli appositi automatismi.

Trattasi di un servizio aggiuntivo, attivabile su richiesta.

Tra le funzioni standard, invece, vi è la registrazione automatica di incassi per fatture già incassate, possibile con apposita configurazione. Questa funzione risulta particolarmente utile per fatture generate da ordini di vendita online, per cui generalmente si richiede un pagamento anticipato da parte del cliente e che quindi risultano già incassate al momento dell’emissione.

Registrazione manuale

Anche la registrazione manuale di incassi e pagamenti in Starty ERP si configura come un’attività estremamente rapida e facilitata, grazie all’utilizzo del Salda Conto, ovvero lo strumento principe per la veloce e sicura registrazione di tutte le operazioni contabili relative a business partner, banche e cassa. Questa funzione consente di ottenere una rappresentazione dell’estratto conto delle banche reali, delle carte di credito e della prima nota cassa.

L’utente può applicare diversi filtri per individuare le scadenze desiderate e procedere alla registrazione, anche massiva, di incassi e pagamenti secondo i propri criteri operativi, ottenendo con pochissimi click un elevato numero di registrazioni.

Come evitare errori di riconciliazione

Per ridurre al minimo gli errori di riconciliazione, è fondamentale mantenere un corretto allineamento tra documenti, scadenze e movimenti finanziari registrati nel gestionale.

Risulta utile utilizzare descrizioni, modalità e termini di pagamento coerenti, così da facilitare le attività di controllo e quadratura contabile. Una gestione tempestiva di insoluti, spese bancarie, anticipi e differenze contabili consente di mantenere aggiornata e affidabile la situazione finanziaria aziendale.

Per una maggiore accuratezza operativa, è buona pratica effettuare controlli periodici tra il saldo risultante dal gestionale e il saldo bancario reale.

Infine, l’adozione di procedure condivise tra gli utenti e il ricorso, ove possibile, ad automatismi per le operazioni ripetitive o ad alto volume rappresentano strumenti efficaci per diminuire l’errore umano e rendere il processo di riconciliazione più rapido, preciso e affidabile.

Estratto conto clienti e fornitori: invio diretto dal gestionale

Una delle funzioni più apprezzate è la possibilità di generare e inviare un estratto conto direttamente dal gestionale.

Cos’è un estratto conto e quando inviarlo

L’estratto conto è un riepilogo delle posizioni aperte associate a un cliente o fornitore. Generalmente viene inviato: a fine mese, durante attività di recupero crediti o per verifiche amministrative condivise.

Come generare l’estratto conto in Starty ERP

La generazione dell’estratto conto avviene direttamente tramite l’anagrafica del Business Partner, cliccando sull’apposita funzione “Estratto Conto”.

Accesso dall’anagrafica del partner commerciale

L’anagrafica del Business Partner può essere raggiunta dalle principali aree operative del gestionale, incluse vendite, acquisti, CRM e anagrafiche. Questo permette di accedere rapidamente all’estratto conto del cliente o del fornitore indipendentemente dal flusso di lavoro utilizzato.

Selezione del periodo e delle partite da includere

L’estratto conto offre una vista che raccoglie tutte le fatture legate ad una specifica anagrafica, con un riepilogo circa il totale delle fatture emesse e con indicazione chiara di ciò che risulta ancora aperto. 

Il vero plus dell’estratto conto, però, risiede nel fatto che si riesce ad effettuare una facile compensazione tra posizioni attive e passive, nel caso in cui un soggetto si configuri contemporaneamente come cliente e come fornitore, ecco perché sono disponibili i pulsanti “nascondi acquisti” e “nascondi vendite”, a seconda dell’utilizzo che si voglia fare del report.

Anteprima e formato del documento generato

Cliccando sulla voce “Stampa Estratto Conto” il sistema produce un report in pdf che raccoglie le informazioni di interesse in un lay-out di stampa gradevole e pronto per essere inviato per e-mail o stampato.

Configurazione dell’IBAN per ricevere i pagamenti

L’IBAN per il pagamento da parte del cliente viene riportato nell’estratto conto se, nell’anagrafica del business partner, nella sezione cliente, è stato valorizzato il campo “Nostro c/c”.

Invio diretto via email dal gestionale

Una volta generato l’estratto conto, cliccando sul pulsante “invia e-mail” il sistema consentirà un invio diretto al contatto di riferimento con un semplice click, senza uscire dal gestionale e ottimizzando, quindi, i tempi di gestione.

Personalizzazione del messaggio di accompagnamento

Nella form di invio e-mail il sistema consente di digitare oggetto e contenuto della mail di accompagnamento per personalizzare il messaggio secondo le proprie necessità.

Workflow operativo: dal monitoraggio al sollecito pagamento

Ecco come lavora concretamente un’azienda che utilizza Starty ERP:

Step 1 — Analisi scadenzario settimanale

Dopo aver registrato incassi e pagamenti giornalieri, vai nello scadenzario ed analizza, anche grazie all’ausilio dei filtri, le posizioni aperte scadute più rilevanti.

Risultato: ottieni una lista aggiornata delle priorità amministrative.

Step 2 — Identificazione delle partite prioritarie

Concentrati sulle scadenze evidenziate in rosso e cerca di ricostruire la situazione debitoria del tuo cliente: da cosa deriva, se ci sono reclami/contestazioni o note di credito da emettere. Una volta che avrai appurato che lato azienda, non vi sono pendenze e motivazioni che ostacolano l’invio di un sollecito, puoi procedere a sollecitare.

Risultato: concentri il lavoro sui crediti più critici e che necessitano di un effettivo sollecito.

Step 3 — Generazione estratto conto dal record cliente

Dalla scadenza clicca sul numero fattura: naviga interattivamente dal documento all’anagrafica cliente, verifica il programma pagamento e genera il documento riepilogativo “Estratto Conto”.

Risultato: prepari un sollecito professionale in pochi click.

Step 4 — Invio sollecito e tracciamento risposta

Invia l’estratto conto direttamente dal gestionale.

Come tenere traccia dei solleciti inviati

Crea un’attività nel CRM denominata “Sollecito fatture non pagate”, nel contatto legato all’anagrafica cliente, per poter annotare tutte le evoluzioni e le azioni effettuate volte al recupero del credito.

Cosa fare se il cliente non risponde

Se a seguito di numerosi solleciti, il cliente non risponde, valuta l’entità del credito e il relativo impatto sulla liquidità aziendale. Decidi se affidare la pratica ad un legale per il recupero del credito, oppure, in caso di rinuncia, valuta se utilizzare apposite riserve accantonate, o se emettere nota di credito per il recupero dell’iva, ma ricorda: è fondamentale specificare la natura del documento, puoi inserire una dicitura simile a questa: “Documento emesso ai sensi dell’art. 26, comma 3-bis, D.P.R. n. 633/1972, al solo fine di recuperare l’IVA”, in modo che essa non costituisca la rinuncia al credito residuo.

Step 5 — Riconciliazione al pagamento ricevuto

Se riesci a recuperare il credito e il cliente ti paga, registra semplicemente l’incasso, ciò automaticamente chiude il credito verso il cliente ed aggiorna lo scadenzario. 

Risultato: situazione finanziaria sempre aggiornata in tempo reale.

Gestione fornitori: lo scadenzario passivo in Starty ERP

Abbiamo visto che le informazioni circa le scadenze passive sono presenti nella sezione dello scadenziario relativa agli acquisti.

Come monitorare i pagamenti in uscita

La sezione acquisti dello scadenziario, alla stregua di quelle vendite, consente di monitorare facilmente: fatture fornitori con relative scadenze, esposizione finanziaria e priorità di pagamento, grazie agli appositi filtri.

Evitare ritardi e penali: l’importanza dello scadenzario passivo

Pagare puntualmente significa mantenere buoni rapporti commerciali, evitare interessi o penali e migliorare la reputazione finanziaria aziendale.

Estratto conto fornitore: quando richiederlo e come usarlo

L’estratto conto fornitore è utile per verificare la coerenza tra le registrazioni contabili interne e quelle del fornitore stesso.

Confronto estratto conto fornitore vs registrazioni interne

La sua analisi, o la sua condivisione, aiuta a individuare eventuali discrepanze che possono riguardare fatture non registrate, pagamenti non ancora contabilizzati, errori di riconciliazione o differenze tra le due contabilità.
Il confronto tra estratto conto e registrazioni interne diventa quindi un passaggio fondamentale per garantire l’allineamento dei dati e mantenere una contabilità sempre affidabile e trasparente.

Infine, all’interno dello stesso flusso gestionale, Starty ERP semplifica anche la fase operativa dei pagamenti: è infatti possibile disporre bonifici direttamente dal sistema, con il vantaggio aggiuntivo della generazione automatica delle relative registrazioni contabili. Questo riduce il lavoro manuale, limita gli errori e rende l’intero processo amministrativo più rapido e integrato.

Domande Frequenti sulla Gestione Magazzino con Starty ERP

Prova Starty ERP: gestisci le partite aperte senza stress

Gestire incassi, pagamenti e scadenze attraverso strumenti separati rallenta il lavoro amministrativo e rende più complesso il controllo della liquidità.

Con Starty ERP tutte le attività vengono centralizzate in un unico ambiente operativo: dallo scadenzario alla generazione degli estratti conto, fino alla riconciliazione dei pagamenti.

Per le PMI che vogliono migliorare il monitoraggio finanziario e velocizzare la gestione delle partite aperte, Starty ERP offre un workflow completo, intuitivo e progettato per il lavoro quotidiano dell’ufficio amministrativo.

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