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Introdurre in azienda un software Erp: aspettative e dubbi

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Introdurre in azienda un software Erp: aspettative e dubbi

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Sono certo che molti imprenditori si fanno spesso questa domanda.

Poi iniziano però le preoccupazioni e i dubbi... e se sbagliamo la scelta? Si blocca l'azienda... gli utenti vanno formati e accompagnati... le personalizzazioni da rifare..E' il caso di introdurre in azienda un software Erp integrato per migliorare la gestione aziendale? Vorrei mettere fine a tutte queste inefficienze, se avessimo tutte le procedure collegate, tutto funzionerebbe meglio...

Oggi ospitiamo nel nostro blog un articolo di Giuseppe Cavazzana, esperto consulente di direzione, che negli anni ha accompagnato aziende di ogni dimensione verso questo importante passaggio.

Consiglio di leggere il suo articolo!

ERP: tanto desiderato quanto temuto

di Giuseppe Cavazzana CMC ©


Nella mia carriera di consulente di direzione ho gestito diverse installazioni di procedure E.R.P in aziende di grandi e piccole dimensioni.
Di queste esperienze mi piace ricordare gli atteggiamenti che le persone coinvolte, siano essi imprenditori o dirigenti, impiegati o operai, hanno nei confronti di questi strumenti.


Di cosa stiamo parlando quando ci riferiamo a delle procedure E.R.P.?
Il nome stesso Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse aziendali) spiega che non si tratta di un programma di contabilità ex-post, ma di un sistema di gestione ex-ante delle diverse attività gestionali dell’azienda, tra cui la contabilità.
La contabilità consiste in una serie di registrazioni di eventi già accaduti, basata su documenti, espressa in unità monetarie, quindi utilizza dati certi.

La gestione delle risorse si basa su eventi che stanno accadendo, su documenti in corso di elaborazione, su dati monetari ma anche quantitativi e temporali, quindi utilizza dati non ancora certi, oltre a dati certi riferiti a registrazioni contabili precedenti.


In comune queste due componenti dell’E.R.P. hanno:
  • le anagrafiche dei partner (clienti e fornitori),
  • il piano dei conti per l’imputazione dei movimenti,
  • la contabilità di magazzino a quantità e valore,


per questo si può affermare che si alimentano a vicenda, pur in tempi differenti.
La parte gestionale elabora dati provvisori in tempo reale, alcuni dei quali diventano dati definitivi di contabilità generale dopo che si sono realizzati i rispettivi eventi.


Le procedure fondamentali in sintesi sono:

  • il ciclo attivo, che gestisce le fasi di vendita, dall’offerta dei beni o servizi all’incasso dei crediti maturati;
  • il ciclo passivo, che gestisce le fasi di acquisto, dall’ordine al pagamento del fornitore;
  • la produzione;
  • il magazzino;
  • la tesoreria;
  • la contabilità.


Le procedure ERP con i relativi programmi informatici sono state sviluppate inizialmente dalle grandi aziende, per soddisfare la necessità di controllare l’utilizzo delle risorse aziendali, in tempo reale, nel rispetto di procedure di gestione dei processi predeterminate.

Nel linguaggio delle MPMI potremmo dire: lavorare tutti sempre nello stesso modo e scrivere tutto subito in contabilità.

Per funzionare correttamente un programma E.R.P. richiede l’intervento attivo di gran parte dei collaboratori dell’azienda, sia in lettura sia in scrittura, rispetto ai programmi di contabilità che sono gestiti dalla sola amministrazione e in parte dalla logistica.

Questa caratteristica contribuisce a coinvolgere maggiormente i collaboratori nella gestione dell’azienda e nel raggiungimento degli obiettivi. Aiuta a formare una squadra ben affiatata, dove ciascuno lavora insieme ai colleghi, con autonomia ben definita nel rispetto delle procedure, senza perdite di tempo e continui ripensamenti su chi fa cosa.

Alcuni atteggiamenti sono ricorrenti, nelle persone che si trovano a lavorare con un sistema E.R.P., specialmente nel mondo delle piccole e medie imprese, che da pochi anni hanno a disposizione questo tipo di programmi, ma si possono ancora riscontrare anche nelle aziende di maggiori dimensioni.
In base alla dimensione delle aziende e alle conoscenze di informatica, le aspettative degli utenti sono differenti. Senza voler fare la media della media, che non è significativa, ma neppure elencare un gran numero di differenti aspettative, si possono individuare diverse categorie rispetto all’utilizzo dei programmi E.R.P.

Aspettative positive:

  • mettere ordine in azienda e ridurre i tempi di lavorazione;
  • distribuire il lavoro tra più persone e ridurre i ritardi;
  • dare e ricevere dati dalle persone impegnate direttamente nei processi gestionali;
  • lavorare in tempo reale e con ordine di priorità definito;
  • eseguire in priorità e velocemente le transazioni valide, estrapolare e mettere in coda errori ed eccezioni che rallenterebbero il flusso dei processi gestionali;
  • semplificare la formazione delle persone e ridurre le eccezioni alle procedure.

Aspettative illusorie:
  • avere sempre tutto sotto controllo a prescindere dai dati inseriti dagli utenti;
  • far funzionare le procedure con le sole persone dedicate alla contabilità.


Molti utenti con grande anzianità di lavoro non si fidano delle nuove procedure. Spesso nella personalizzazione e implementazione dello E.R.P chiedono di riprodurre maschere e fasi proprie del sistema obsoleto che si va a sostituire. Peggio ancora si impegnano a ricalcolare e controllare le fasi del processo, con grandi perdite di tempo e generando errori.
Si sa che sovente le persone tendono a proteggere il proprio operato e a rendersi indispensabili. Le caratteristiche funzionali degli E.R.P, condivisione e trasparenza dei processi e delle informazioni, inducono queste persone a difendersi dalle nuove procedure e a cercare di limitarne la diffusione, se non a boicottarle apertamente.

All’estremo opposto si collocano gli utenti entusiasti, coloro che pensano che basti premere un tasto per avere qualsiasi risultato, che la perfezione delle procedure ponga rimedio all’errore umano o alla superficialità degli utenti. Si stupiscono poi quando la mancanza di un codice o di una cifra bloccano l’avanzamento di una intera commessa.


“Ci vuole troppo tempo a riempire tutti i campi”, “Si faceva prima con il vecchio sistema”, frasi di questo tipo preludono a scorciatoie che illusoriamente fanno guadagnare tempo a chi non è abituato a lavorare in un processo ordinato. Certamente la prima volta che si devono fornire le informazioni richieste dalla procedura si impiega del tempo, ma poi la ripetitività delle operazioni fa recuperare questo tempo iniziale, migliaia di volte, con il progredire del tempo. Senza contare la diminuzione di errori e dimenticanze.


Superate le difficoltà iniziali e i tempi di implementazione del sistema, spesso più lunghi del previsto, ma non sempre a causa del fornitore, quanto del cliente che tende a sottostimare l’apporto necessario all’avviamento del sistema da parte del proprio personale, arrivano le soddisfazioni.

 

Partiamo dal risultato:

Normalmente la stessa squadra di prima è in grado di gestire un volume doppio di lavoro. Non è poco!

Le soddisfazioni non finiscono qui. Con un buon E.R.P. funzionante, gli errori tendono a zero, come i ritardi, la perdita di informazioni, le risposte evasive alle domande dei clienti.
Il processo produttivo, commerciale, amministrativo, dell’azienda risulta più chiaro di quanto fosse in precedenza, condiviso dai diversi attori, gestito in tempo reale.
Delusioni possono esserci, dovute ad un temporaneo malfunzionamento, non tutte le partenze sono facili. Ci sono casi in cui gli utilizzatori sono delusi perché il sistema E.R.P richiede “troppa precisione” nel lavoro, ma sono obiezioni che si negano da sole. Nel mercato attuale è imprescindibile la precisione e la velocità, per lavorare con successo, avendo sempre più spesso partner che appartengono a sistemi amministrativi e culturali differenti, con i quali occorre definire ogni aspetto in modo univoco.

Il tempo dell’ordine telefonico, basato più sulla reciproca conoscenza e fiducia che su dati esatti, è finito da molti anni. Per questo lo Enterprise Resource Planning è un ottimo sistema per poter dialogare con i partner, siano essi clienti o fornitori, mediante ordini scritti, completi in ogni parte, che consentono tempestivi controlli in ogni fase, qualora sorgano dei dubbi o avvengano dei fatti imprevisti.

I collaboratori, superata la diffidenza iniziale e il timore che l’E.R.P porti a una riduzione dei posti di lavoro, si trovano ad operare con maggiore sicurezza e velocità, a non dover più fare lavori inutili e ripetitivi, a concentrarsi sulle attività ad alto valore aggiunto, dove poter dimostrare le loro capacità.

La Direzione di ogni azienda cerca di ottenere risultati sempre migliori e di gestire oculatamente le risorse a disposizione. Per questo un sistema che permette di avere un monitoraggio costante dei processi operativi è ambito. Al manifestarsi di problemi o carenze che non sono risolvibili da parte degli stessi operatori, la Direzione è in grado di intervenire tempestivamente per rimettere le cose a posto.

I sistemi E.R.P. sono nati dalle esigenze di controllo di gestione delle imprese multinazionali, che non ne possono più fare a meno, date le dimensioni che le caratterizzano. Tuttavia anche nelle PMI ci sono più zone d’ombra, ritardi, ripetizioni, errori, di quanto si possa rilevare gestendo con i sistemi tradizionali.
La metodologia di lavoro E.R.P è adatta a tutte le dimensioni aziendali, naturalmente con appropriati livelli di complessità e rigidità operativa. La disponibilità di Software Erp a basso costo e di facile configurazione ha avvicinato questi sistemi anche alle PMI, che ne possono trarre vantaggio in termini di organizzazione e rapidità di risposta al mercato.

 

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Giuseppe Cavazzana
CMC (Certified Management Consultant) gestisce da oltre 25 anni progetti di informatizzazione di aziende sia grandi sia piccole, mediante un’azione trasversale di comunicazione tra le diverse funzioni aziendali e i fornitori, che riduce i tempi e i costi di realizzazione dei progetti.

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