La conservazione sostitutiva è un processo digitale che consente di mantenere nel tempo il valore legale di un documento informatico, come la fattura elettronica, assicurando che questo possa essere esibito in giudizio o per altre finalità legali.
Il processo è obbligatorio per emittenti e destinatari di fatture elettroniche, secondo le normative vigenti, e prevede alcuni requisiti tecnici.
- Formato XML e firma digitale: Le fatture elettroniche devono essere create in formato XML e dotate di firma digitale o sigillo elettronico qualificato per garantirne l’autenticità, l’integrità e la non ripudiabilità.
- Durata della conservazione: Le fatture devono essere conservate per un periodo minimo di 10 anni, come stabilito dal Codice Civile, in modo che siano disponibili per eventuali controlli o necessità legali.
Utilizzare un software gestionale in cloud per la conservazione delle fatture elettroniche può facilitare notevolmente la gestione del processo, garantendo conformità alle normative e migliorando l’efficienza operativa.
Come funziona la conservazione della fattura elettronica per i forfettari?
A partire dal 1° gennaio 2024, tutti i contribuenti in regime forfettario avranno l’obbligo non solo di emettere fatture elettroniche, ma anche di conservarle esclusivamente in formato digitale a norma. La conservazione cartacea non sarà più ammessa, e ciò impone l’adozione di sistemi digitali conformi alle normative vigenti, art.39 del Dpr n.633/1972.
La conservazione digitale prevede l’archiviazione delle fatture elettroniche in formato XML, firmate digitalmente per garantirne l’integrità e l’autenticità.
Le fatture sono poi archiviate tramite un servizio di conservazione digitale a norma, che assicura il rispetto delle regole previste dalla normativa vigente, garantendo che i documenti siano consultabili e utilizzabili a fini legali per un periodo di almeno 10 anni.
Obbligo di conservazione delle fatture elettroniche per i forfettari
La normativa stabilisce che i forfettari, indipendentemente dai ricavi o compensi dell’anno precedente, devono adeguarsi al sistema di fatturazione elettronica e alla relativa conservazione digitale, non solo è necessario generare le fatture in formato XML e inviarle tramite il Sistema di Interscambio (SdI), ma è anche obbligatorio conservarle digitalmente in conformità con le leggi.
Conservazione digitale a norma: come funziona
La conservazione digitale a norma è regolamentata tecnicamente per garantire che le fatture elettroniche conservino nel tempo il loro valore legale e possano essere utilizzate in caso di verifiche fiscali o necessità legali.
1. Fattura in formato XML
Il formato XML (eXtensible Markup Language) è l’unico accettato dalla normativa per la creazione e gestione delle fatture elettroniche garantendo che le informazioni siano strutturate in modo standard e leggibile dai sistemi informatici.
Il file XML viene inviato e ricevuto tramite il Sistema di Interscambio (SdI), un sistema gestito dall’Agenzia delle Entrate.
2. Firma digitale
La firma digitale è un requisito fondamentale per conferire valore legale alla fattura elettronica, serve a garantire l’autenticità dell’emittente e l’integrità del documento.
Una volta firmata digitalmente, la fattura non può essere modificata senza invalidare la firma, assicurando che il documento resti integro nel tempo.
3. Indicizzazione
Ogni fattura elettronica deve essere indicizzata attraverso una serie di dati chiave, come il numero della fattura, la partita IVA del cliente, la data di emissione, e altri campi specifici.
Il passaggio consente di recuperare facilmente la fattura all’interno del sistema di conservazione, rendendo le operazioni di ricerca rapide ed efficienti.
4. Lotto di archiviazione
Le fatture vengono raggruppate in lotti di archiviazione, che rappresentano una collezione di fatture emesse in un determinato periodo di tempo.
Questi lotti devono essere numerati in maniera continua e senza salti, assicurando una gestione cronologica e coerente delle fatture emesse.
5. Chiusura del lotto con marca temporale e firma
Il lotto di archiviazione viene chiuso con l’apposizione di una marca temporale e una firma digitale.
La marca temporale garantisce una data e un’ora certe, certificando il momento esatto della chiusura del lotto.
La firma digitale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva impedisce modifiche successive al lotto e certifica la conformità del processo di conservazione.
I software di fatturazione elettronica come Starty Erp non solo automatizzano l’invio e la ricezione delle fatture, ma integrano anche funzionalità per la conservazione digitale a norma, consentendo una gestione più semplice e completa dell’intero ciclo della fatturazione.
