Cos’è la fattura proforma
La fattura pro-forma, conosciuta anche come avviso di parcella o anche progetto di notula, è un documento senza valore fiscale emesso prima della fattura fiscale e non rappresenta l’obbligo del cliente di pagare.
Esso continua a essere ampiamente impiegato dalle imprese e dai liberi professionisti, nonostante l’introduzione della fatturazione elettronica, lo strumento mantiene la sua popolarità grazie ai numerosi benefici che offre sia a chi la emette che a chi la riceve.
La fattura proforma rappresenta uno strumento amministrativo di grande flessibilità e utilità sia per le aziende che per i liberi professionisti, la sua efficacia risiede nella capacità di semplificare le transazioni commerciali, offrendo una base di accordo preliminare tra le parti prima dell’emissione della fattura fiscale definitiva.
In Generale, la transizione alla fatturazione elettronica rappresenta un passo significativo verso la modernizzazione e l’efficienza del sistema fiscale in Italia. Il cambiamento non solo mira a combattere l’evasione fiscale attraverso un maggiore controllo e tracciabilità delle transazioni commerciali ma porta anche vantaggi significativi in termini di semplificazione e digitalizzazione dei processi amministrativi.
Con la fatturazione elettronica, ogni fattura viene emessa elettronicamente e inviata all’Agenzia delle Entrate prima di raggiungere l’acquirente permettendo all’agenzia di effettuare controlli preliminari e garantire che tutte le transazioni siano registrate correttamente, incrementando la trasparenza tra le parti coinvolte.
La fattura proforma, in questo contesto, diventa uno strumento ancora più utile, pur non avendo valore fiscale, serve a fornire un’anticipazione dei dettagli e dei costi di una transazione. E’ particolarmente prezioso per la pianificazione finanziaria e la gestione delle aspettative tra le parti prima dell’emissione della fattura finale e del completamento della transazione.
Perchè emettere fattura proforma, i vantaggi
La fattura proforma è un tipo di fattura, funge da bozza per il cliente, permettendo un’anteprima dei costi e dei dettagli del servizio o del prodotto fornito riducendo significativamente il rischio di incomprensioni o contestazioni successive.
Flessibilità
Essendo priva di valore fiscale, non impegna il venditore alla registrazione elettronica della fattura immediata, offrendo così maggiore flessibilità nella gestione amministrativa.
Evita l’Emissione di Note di Credito
In caso di errori o modifiche ai termini dell’accordo, la fattura proforma può essere facilmente rettificata senza la necessità di emettere note di credito, risparmiando tempo e complicazioni burocratiche.
Ideale per le Attività Professionali
Per i liberi professionisti, rappresenta un modo efficace per richiedere il pagamento anticipato dei servizi, senza dover anticipare l’IVA che sarebbe invece applicata su una fattura fiscale.
Ideale nelle operazioni estere ove si richieda pagamento anticipato prima di spedire le merci
Come Compilare Correttamente una Fattura Proforma
Durante la compilazione è essenziale adottare alcuni accorgimenti specifici.
Indicare Chiaramente la Natura del Documento
È fondamentale che la fattura proforma sia chiaramente identificata come tale, per evitare confusione con le fatture fiscali ufficiali.
Numerazione Indipendente
Utilizzare un sistema di numerazione indipendente da quello delle fatture fiscali, per mantenere chiara la distinzione tra i due tipi di documenti.
Dettagliare Servizi o Prodotti
Come per una fattura standard, includere una descrizione dettagliata dei prodotti o servizi forniti, comprensiva di quantità e prezzo.
Termini di Pagamento
Specificare chiaramente i termini di pagamento desiderati, così come eventuali istruzioni particolari per il versamento.
Solitamente, include una dichiarazione a fondo pagina che specifica: “Questo documento non è valido ai fini del DpR 633 del 26/10/1972 e modifiche successive. La fattura ufficiale sarà emessa al momento del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72).”
Utilizzo delle fatture proforma in diversi contesti
Le fatture proforma trovano impiego in molteplici scenari, tra gli esempi più comuni”
– Invio di campioni senza costi
– Come documento di riferimento per i pagamenti in caso di versamenti anticipati
– Per beni destinati a un uso temporaneo all’estero, utilizzando il documento doganale Carnet A.T.A.
– Invii di componenti di ricambio
– Situazioni legate a garanzie o atti di cortesia
– Donazioni e omaggi
Utilizzo nelle Transazioni Internazionali
Nel contesto degli scambi internazionali, la fattura proforma assume un ruolo cruciale, facilitando le procedure doganali per l’invio di beni non commerciali, come campioni, donazioni, o per la riparazione. In questi casi, il documento aiuta a chiarire la natura dell’operazione, evitando possibili complicazioni al confine.
Per le spedizioni verso paesi extra-UE, è obbligatorio avere una fattura commerciale.
Nel caso in cui la merce inviata non rappresenti un valore commerciale per quella specifica transazione, è necessario fornire almeno una fattura pro-forma. La differenza fondamentale tra le due risiede che la fattura commerciale agisce come una richiesta di pagamento, mentre la pro-forma serve a dimostrare il valore della merce senza richiedere un pagamento, utile per le procedure doganali o per le autorità fiscali.
- Fattura Commerciale: Utilizzata per merci che rappresentano un valore commerciale.
- Fattura Pro-forma: Applicata a merci senza valore commerciale nell’ambito della transazione in questione.
Per evitare confusioni tra una fattura tradizionale e una pro-forma, quest’ultima deve includere elementi distintivi che ne certifichino la natura:
- Tipicamente, presenta l’intestazione “fattura pro-forma” prima della descrizione dettagliata.
- Può avere una numerazione, ma deve essere distinta da quella delle fatture commerciali ufficiali.
La fattura proforma è uno strumento versatile che, se correttamente utilizzato, può portare notevoli vantaggi nella gestione amministrativa delle transazioni commerciali, offre una soluzione pratica per anticipare i dettagli di una vendita o di una prestazione di servizi, minimizzando il rischio di disguidi e migliorando la trasparenza tra le parti coinvolte. Per massimizzare i suoi benefici, è essenziale attenersi a pratiche di compilazione accurate, garantendo così la chiarezza e l’efficacia del documento.
Proforma per Starty ERP
Come abbiamo detto, il documento fattura proforma non è una fattura vera e propria, ma una anticipazione di come sarà, utile ai fini di incassare prima di emettere la fattura definitiva, prima di spedire merce o al contrario per dichiarare la natura e valore dei beni alle autorità competenti in fase di superamento dogana.
Ecco che quindi questo documento, secondo le regole di un ERP, di fatto non deve generare né movimenti contabili, né movimenti di magazzino. Esso è equiparato ad un preventivo.
Nel nostro software gestionale web, sarà nei preventivi infatti che troviamo codificato il tipo documento “FATTURA PROFORMA” che ovviamente ha una sua numerazione dedicata.
