I modelli di prima nota sono strumenti predefiniti che semplificano la registrazione di operazioni ripetitive. Ad esempio, se un’azienda paga mensilmente l’affitto o registra un pagamento ricorrente a un fornitore, il modello permette di risparmiare tempo, evitando di dover inserire manualmente tutti i dettagli ogni volta.
Cos’è la Prima Nota?
La prima nota è un registro contabile preliminare utilizzato per annotare tutte le operazioni economiche e finanziarie in ordine cronologico. È il primo passaggio per una contabilità ben organizzata, dove ogni transazione viene registrata con dettagli essenziali prima di essere trasferita nei registri ufficiali.
Cosa si Registra nella Prima Nota?
- Movimenti di cassa (incassi e pagamenti in contanti).
- Movimenti bancari (bonifici, assegni, prelievi, versamenti).
- Operazioni economiche non monetarie (rettifiche, note di credito, ecc.).
- Causali delle transazioni (es. pagamento fornitori, incasso fatture).
Perché è Importante?
La prima nota permette di:
- Monitorare la situazione finanziaria in tempo reale.
- Ridurre gli errori nella gestione contabile.
- Facilitare la rendicontazione per il commercialista o il reparto amministrativo.
- Velocizzare il processo contabile grazie alla registrazione anticipata delle transazioni.
Come Funzionano i Modelli di Prima Nota?
I modelli di prima nota sono uno strumento pratico e intuitivo per semplificare la gestione delle operazioni contabili ripetitive, grazie a Starty ERP è possibile risparmiare tempo e ridurre al minimo gli errori, a seguire un processo standard di gestione di un modello.
1. Creazione del Modello
La creazione di un modello di prima nota parte dalla registrazione di un’operazione standard. In questa fase si inseriscono tutti i dettagli dell’operazione ripetitiva, come:
- I conti contabili coinvolti (es. cassa, banca, fornitori, clienti).
- La causale (es. pagamento affitto, incasso rate, spese utenze).
- Eventuali descrizioni utili per identificare facilmente il modello.
Ad esempio, se ogni mese devi registrare il pagamento dell’affitto aziendale tramite bonifico, puoi creare un modello che include:
- Causale: “Pagamento affitto mensile.”
- Conto di accredito: Fornitore (es. locatore).
- Conto di addebito: Banca.
2. Salvataggio
Dopo aver completato la registrazione dell’operazione, solitamente il modello per utilizzi futuri. Modello”.
Durante il salvataggio, puoi:
- Dare un nome identificativo al modello (es. “Affitto Unicredit”).
- Aggiungere una descrizione per facilitarne il riconoscimento.
3. Utilizzo Successivo
Nelle operazioni future, richiamare un modello è estremamente semplice:
- Vai nella sezione Prima Nota del software.
- Seleziona il menu a tendina dedicato ai modelli.
- Scegli il modello salvato in precedenza.
A questo punto, il sistema caricherà automaticamente tutti i dati preimpostati. L’unico dato che dovrai aggiungere manualmente è l’importo specifico della transazione.
Ad esempio:
- Se l’affitto mensile varia leggermente, basterà aggiornare l’importo corretto.
- Il resto dei dettagli (causale, conti, descrizioni) sarà già pronto.
Vantaggi dei modelli di prima nota
Automatizzazione
Uno dei principali vantaggi dei modelli di prima nota è l’automatizzazione. Invece di dover inserire manualmente ogni dettaglio per ogni operazione simile, i modelli consentono di preimpostare causali, conti e descrizioni, una volta creato un modello, sarà sufficiente richiamarlo per completare la registrazione con pochi clic.
Non dovrai più ripetere ogni volta le stesse operazioni manuali, risparmiando tempo prezioso.
Precisione
Un altro aspetto cruciale è la precisione. I modelli di prima nota riducono significativamente il rischio di errori, poiché tutti i dettagli dell’operazione sono già impostati in modo corretto.
Particolarmente utili quando si gestiscono movimenti complessi o si lavora con grandi volumi di dati, una volta creato il modello, puoi essere certo che i conti e le causali saranno sempre quelli giusti, eliminando il rischio di dimenticanze o imprecisioni.
Efficienza
L’efficienza è forse il vantaggio più evidente.
I modelli sono perfetti per la gestione di operazioni ripetitive, come il pagamento degli stipendi, l’affitto mensile, le utenze o gli abbonamenti; potrai concentrarti su altre attività strategiche, sapendo che le registrazioni contabili ricorrenti sono gestite in modo rapido e senza errori.
Vantaggi dei modelli di prima nota
Per ulteriori informazioni puoi consultare il Supporto di Starty ERP relativo alla creazione dei modelli di Prima Nota.
