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Sincronizzazione contatti tra ZohoCrm e OpenSuite Erp Cloud

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Sincronizzazione contatti tra ZohoCrm e OpenSuite Erp Cloud

Quanto tempo viene impiegato ogni giorno per recuperare informazioni dalle email? o dai file presenti sui server aziendali? Quante volte gli utenti devono inserire gli stessi dati sui diversi applicativi aziendali?

Sincronizzazione contatti tra Crm e Erp

Cerchiamo di capire come le applicazioni Crm possono aiutarci a organizzare meglio le attività del marketing e delle vendite e soprattutto come rendere più semplice il lavoro grazie alla sincronizzazione delle informazioni tra il CRM e il software ERP.

Come abbiamo detto in molte occasioni, le applicazioni Crm possono contribuire in modo significativo al miglioramento delle attività di marketing e vendite di un’azienda. I venditori che utilizzano le procedure Crm possono ottimizzare il loro tempo e focalizzarsi nella gestione delle trattative commerciali più importanti. Allo stesso tempo il Crm, ci aiuta a condividere informazioni strategiche su tutta la struttura aziendale.

Quando il venditore incontra un nuovo potenziale cliente, nella scheda contatto del Crm potrà inserire note e informazioni importanti sull’esito dell’incontro, sulle attività future e sulle potenzialità del contatto a generare nuove opportunità di Business per l’azienda. Queste informazioni sono immediatamente disponibili alla direzione vendite e al Marketing, rendendo il flusso di informazioni estremamente veloce e soprattutto ben organizzato.

Molte informazioni nascono nel sistema Crm, pensiamo per esempio alle angrafiche dei contatti, che solitamente vengono gestite inizialmente dal marketing e dalle vendite. Quando le vendite devono produrre dei preventivi con il sistema Erp o si è chiusa  una trattativa di vendita con un nuovo cliente, le informazioni del contatto e della ditta sono utili per dare seguito al processo gestionale di competenza del software Erp.

Per rendere più semplice il lavoro delle persone e per ottimizzare i tempi e i costi di gestione, è dunque importante prevedere un dialogo tra il software Crm e il sistema gestionale Erp. Questi due sistemi applicativi ricoprono infatti un ruolo molto importante nel processo di trattamento delle informazioni aziendali.  Stiamo parlando delle applicazioni che fanno funzionare l’azienda, quelle che solitamente gestiscono le informazioni più importanti e strategiche.


Dal CRM al sistema ERP e viceversa

Prendiamo come scenario il caso di un venditore che sta gestendo la relazione con un potenziale cliente. In questo caso il venditore utilizza il software Crm per gestire tutte le attività collegate al contatto, quindi gli appuntamenti, lo storico delle mail, le telefonate etc.. Con il Crm il venditore potrà avviare una nuova opportunità di business con il potenziale cliente, indicando la data di chiusura, l’importo previsto e la relativa fase di vendita.

Collegata alla fase di vendita è possibile definire la regola per l’invio automatico dei dati al sistema Erp. In questo caso si potrebbe definire come regola di processo, che le opportunità commerciali che richiedono la creazione di un preventivo al cliente, devono scambiare i dati con il sistema ERP al fine di consentire la generazione del preventivo al cliente.

I dati precedentemente inseriti nel Crm, in particolare i dati del contatto, il nome dell’azienda, gli indirizzi etc, vengono inviati al sistema Erp per dare vita ad una nuova anagrafica nel sistema gestionale Erp.

L’operatore che utilizza il software Erp per creare il preventivo, si troverà i dati del contatto già codificati nel sistema. In questo caso è possibile controllare i dati che sono arrivati dal Crm ed eventualmente integrare i dati necessari per una corretta gestione dell’anagrafica sul sistema Erp.

Una volta importati i contatti nel sistema Erp, sarà quest’ultimo il gestore ufficiale di qualsiasi variazione sui dati. Questo è un punto importante per garantire che i dati non vengano modificati casualmente dagli utenti del Crm. In altre parole, solo il software Erp è abilitato a modificare i dati del contatto e della società che abbiamo importato dal Crm.

Qualora si apportino delle modifiche sui dati del sistema Erp, gli stessi verranno automaticamente propagati nel sistema Crm. L’integrazione prevede inoltre che nella scheda anagrafica della società presente sul Crm, venga automaticamente riportato il codice cliente assegnato dall’Erp.

Il flusso di integrazione tra ZohoCRM e OpenSuite Erp avviene mediante procedure controllate e di semplice configurazione, tutto nel Cloud, senza mai dover scaricare o caricare manualmente dei files.

Con ZohoCRM i venditori possono accedere ai propri contatti tramite Web, tablet iPad e Android, utilizzando i più diffusi smartphone, rendendo più semplice ed immediato il proprio lavoro. I dati inseriti su ZohoCRM vengono automaticamente passati a OpenSuite Erp mediante semplici regole inserite nel Crm.


Video guida della funzionalità di sincronizzazione contatti tra ZohoCRM e OpenSuite Erp

Se desiderate vedere alcuni video sulla funzionalità di sincronizzazione dei contatti tra ZohoCrm e OpenSuite Erp, è disponibile una video guida gratuita. Cliccate sul banner per richiedere l’accesso alla Video guida.


Video guida sincronizzazione contatti tra ZohoCRM e OpenSuite Erp


di Alessandro Frison

Marketing Impresoft

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