PrestaShop è una piattaforma open source progettata specificamente per la creazione e la gestione di negozi online. Permette alle aziende di organizzare cataloghi anche articolati, gestire prodotti, ordini, clienti e disponibilità e ampliare le funzionalità dello store attraverso moduli e integrazioni.

Quando le vendite online crescono, la gestione dello shop rappresenta soltanto una parte del processo. Aumentano anche i dati, i documenti e le registrazioni che devono essere gestiti correttamente a livello amministrativo e contabile.

Ancora di più, se un vendor si affida ad un commercialista per la tenuta della propria contabilità, l’aumentare del numero delle singole vendite di solito corrisponde all’aumento della parcella dello stesso. Ricostruire le vendite online partendo dalla codifica del nuovo cliente, distinguere le diverse tipologie di operazione e disporre di dati ordinati per gli adempimenti manualmente, richiede infatti una mole di operatività talvolta insostenibile.

Mantenere PrestaShop separato dal software gestionale può quindi tradursi in più controlli, passaggi manuali e verifiche, proprio mentre i volumi di vendita richiedono processi più strutturati.

Collegare PrestaShop a un software gestionale permette di far confluire le vendite online nei normali processi aziendali e di coordinare le informazioni relative a ordini, prodotti, magazzino, fatturazione e contabilità.

Starty ERP può essere integrato con PrestaShop proprio con questo obiettivo: creare continuità tra ciò che avviene nello store online e le attività necessarie per portare a termine la vendita.

PrestaShop: come funziona e perché viene utilizzato nell’eCommerce

PrestaShop è una piattaforma eCommerce open source nata per consentire la creazione e la gestione di negozi online.

A differenza delle soluzioni sviluppate come estensione di un CMS, PrestaShop nasce specificamente per l’eCommerce. Attraverso il suo back-office, le aziende possono gestire prodotti, cataloghi, clienti, ordini, prezzi e promozioni.

La piattaforma può essere personalizzata attraverso temi e moduli, in base alle esigenze dell’azienda.

Questa flessibilità la rende adatta sia a piccoli negozi online sia a eCommerce più strutturati. Con la crescita dello store, però, aumenta anche la quantità di dati da condividere con gli altri reparti aziendali.

Catalogo e organizzazione dei prodotti

Uno degli elementi centrali di un progetto PrestaShop è il catalogo.

Articoli, categorie, prezzi e disponibilità devono essere organizzati e aggiornati. In questo modo, i clienti possono consultare informazioni coerenti con i prodotti effettivamente disponibili.

Quando il catalogo comprende numerosi articoli, oppure gli stessi prodotti vengono commercializzati attraverso più canali, gli aggiornamenti possono coinvolgere contemporaneamente eCommerce, magazzino e gestionale.

Diventa quindi importante stabilire quale sistema debba alimentare le diverse informazioni e creare un flusso che eviti di aggiornare gli stessi dati separatamente su più piattaforme.

La gestione multistore di PrestaShop

restaShop dispone di funzionalità per la gestione multistore, che permettono di amministrare più negozi online attraverso un’unica installazione.

Un’azienda può quindi gestire diversi store, cataloghi e configurazioni commerciali, mantenendo una struttura comune.

Quando aumentano i negozi e gli ordini, cresce anche la necessità di coordinare vendite, disponibilità di magazzino e attività amministrative.

Quando scegliere un gestionale per PrestaShop

Con la crescita dello store, aumentano gli ordini e le attività da gestire. Oltre al back-office di PrestaShop, entrano in gioco magazzino, spedizioni, amministrazione, fatturazione e controllo delle vendite.

Quando è il momento di valutare l’integrazione tra PrestaShop e un software gestionale?

Non esiste una soglia valida per tutte le aziende, ma alcuni segnali possono aiutare a capire quando la gestione separata dei sistemi sta diventando poco efficiente.

Fai questa verifica:

☐ Gestisci più di 20-30 ordini al giorno e una parte delle informazioni deve essere riportata manualmente nel gestionale.

☐ Hai un catalogo di centinaia o migliaia di articoli e aggiornare prezzi, disponibilità o altre informazioni su sistemi separati richiede interventi frequenti.

☐ Vendi attraverso almeno 2 canali, ad esempio PrestaShop e un marketplace, che utilizzano lo stesso magazzino.

☐ Aggiorni manualmente le disponibilità oppure devi controllare frequentemente che le quantità pubblicate su PrestaShop corrispondano a quelle effettivamente disponibili.

☐ Più reparti o persone intervengono sullo stesso ordine, ad esempio commerciale, magazzino e amministrazione, consultando strumenti differenti.

☐ Trasferisci manualmente i dati degli ordini da PrestaShop al software utilizzato per documenti, spedizioni o fatturazione.

☐ Devi ricostruire i dati delle vendite provenienti da sistemi diversi per confrontare PrestaShop con marketplace, ordini commerciali o altri canali.

☐ Il tuo commercialista fatica a gestire il volume delle vendite online perché deve imputare manualmente dati e documenti provenienti dall’eCommerce prima di poterli utilizzare per le attività contabili e fiscali.

Se ti riconosci in almeno 2 o 3 di queste situazioni, può essere utile valutare l’integrazione di PrestaShop con un software gestionale. Il numero degli ordini è solo uno degli indicatori. Contano anche la quantità di prodotti, i canali di vendita e il tempo necessario per fornire dati aggiornati a magazzino, amministrazione e commercialista.

Dal carrello PrestaShop all’evasione: creare un flusso integrato

Quando un cliente conclude un acquisto su PrestaShop, per l’azienda iniziano diverse attività, dalla ricezione dell’ordine fino ad arrivare alla fatturazione elettronica.

Un gestionale per PrestaShop come Starty ERP permette di collegare l’eCommerce alle successive attività aziendali, dalla gestione degli ordini fino al completamento del ciclo di vendita.

Vediamo più nel dettaglio come si sviluppa questo flusso.

Importazione degli ordini PrestaShop nel gestionale

Gli ordini ricevuti attraverso PrestaShop possono essere acquisiti automaticamente nel gestionale senza dover riportare manualmente le informazioni da una piattaforma all’altra.

L’acquisizione della vendita aggiorna anche le informazioni utilizzate dal gestionale, ad esempio la disponibilità degli articoli, così che gli altri canali possano lavorare su quantità coerenti con quanto già venduto online.

Questo permette di ridurre gli inserimenti ripetitivi e il rischio di errori di trascrizione, soprattutto quando il numero di ordini aumenta.

Sulla base delle informazioni ricevute durante l’acquisizione, Starty ERP può inoltre distinguere la tipologia di documento collegata all’ordine, ad esempio B2C, B2B o soggetto al regime OSS, creando le condizioni per gestire correttamente le attività amministrative successive.

Dall’ordine PrestaShop alla gestione amministrativa

Il momento in cui l’ordine entra nel gestionale può essere definito in base al flusso adottato dall’azienda. In alcune configurazioni vengono importati, ad esempio, solo gli ordini che su PrestaShop hanno già raggiunto lo stato “spedito”.

In questi casi, dal momento che le vendite sono generate solo con disponibilità di merce, ai fini di accelerare il processo, il sistema di spedizioni è collegato direttamente all’eCommerce, e Starty ERP acquisisce l’ordine quando già spedito per procedere alle automatiche contabilizzazioni (registri IVA e magazzino).

Per le vendite B2C il flusso può proseguire con la ricevuta non fiscale, mentre per le vendite B2B con la fatturazione, secondo la configurazione adottata.

L’amministrazione può così lavorare sui dati già acquisiti dal canale online e gestire in modo più ordinato i volumi di vendita provenienti da PrestaShop.

Gestire il catalogo PrestaShop collegandolo al gestionale

Il collegamento tra PrestaShop e gestionale riguarda anche le informazioni che alimentano il catalogo.

Quando l’azienda dispone di molti articoli o vende gli stessi prodotti attraverso più canali, mantenere separatamente prodotti, prezzi e disponibilità può richiedere numerosi aggiornamenti.

L’integrazione consente di organizzare questi flussi in maniera più strutturata.

Prodotti, prezzi e listini

Le informazioni relative ai prodotti possono essere scambiate tra Starty ERP e PrestaShop secondo la configurazione adottata.

Questo permette di utilizzare il gestionale come parte del processo di aggiornamento dello store, evitando di intervenire manualmente sugli stessi dati ogni volta che cambiano informazioni commerciali rilevanti, come prezzi scontistiche e listini.

Il collegamento con il gestionale permette quindi di organizzare lo scambio di questi dati con PrestaShop, mantenendo maggiore coerenza tra le informazioni gestite dall’azienda e quelle utilizzate dal negozio online.

PrestaShop e disponibilità di magazzino

La disponibilità pubblicata sull’eCommerce deve riflettere ciò che l’azienda può effettivamente vendere.

La questione diventa particolarmente importante quando lo stesso magazzino alimenta più canali: un articolo acquistato attraverso un marketplace, un ordine commerciale o un altro eCommerce incide sulla stessa disponibilità utilizzata da PrestaShop.

Il collegamento con Starty ERP consente di centralizzare la gestione delle giacenze e aggiornare le disponibilità dell’eCommerce sulla base delle informazioni presenti nel gestionale.

Questo riduce il rischio che lo store mostri come disponibile una quantità che nel frattempo è stata venduta o impegnata attraverso un altro canale.

Analizzare le vendite PrestaShop insieme agli altri dati aziendali

Integrare PrestaShop con il gestionale permette di leggere le performance del canale all’interno dei dati complessivi dell’azienda.

I risultati generati dallo store, infatti, possono essere isolati e confrontati con quelli provenienti da altri eCommerce, marketplace o attività commerciali.

Per ogni documento di vendita è inoltre possibile verificare automaticamente il margine, ottenendo un dato utile per valutare la redditività delle singole operazioni.

Queste informazioni rendono più immediate le analisi commerciali e aiutano a comprendere il contributo di PrestaShop ai risultati complessivi dell’azienda.

Come integrare PrestaShop con Starty ERP

Per collegare un gestionale per PrestaShop come Starty ERP allo store online, è possibile utilizzare le API oppure connettori dedicati come bindCommerce.

Nel caso di bindCommerce, ad esempio, la configurazione è estremamente rapida e ben documentata nella nostra guida, che spiega passo passo come effettuare il collegamento.

Richiedi una demo di Starty ERP

Utilizzi PrestaShop, le vendite online stanno aumentando e vuoi rendere più semplice la gestione dei dati anche per l’amministrazione e il commercialista?

Richiedi una demo di Starty ERP. Un nostro esperto potrà analizzare le caratteristiche del tuo store e mostrarti come organizzare ordini, prodotti, magazzino e attività amministrative attraverso un flusso integrato.

FAQ