In Starty ERP, la gestione efficace dei documenti è un processo che viene semplificato grazie all’innovativo sistema che tiene traccia degli stati dei documenti e del loro impatto sulle registrazioni contabili e di magazzino. In questo articolo, esploriamo le principali funzionalità e i flussi di lavoro offerti da Starty ERP per gestire al meglio i documenti aziendali, evidenziando anche i concetti di Ciclo attivo ed il Ciclo Passivo
Gli Stati dei Documenti
In Starty ERP, ogni documento può assumere uno dei tre stati principali, ognuno con caratteristiche specifiche:
1. Bozza
Questo è lo stato iniziale in cui il documento è ancora in fase di modifica. Non genera movimenti contabili né di magazzino, consentendo di apportare tutte le modifiche necessarie prima di confermarlo.
✅ Esempio d’uso: Un preventivo in Bozza può essere revisionato più volte fino a ottenere l’approvazione del cliente.
2. Completato
Una volta confermato, il documento passa allo stato di Completato. In questa fase, genera automaticamente i movimenti di magazzino e/o le registrazioni contabili associate.
✅ Nota: In caso di errori, è possibile riportare il documento allo stato di Bozza per correggerlo.
3. Chiuso
Questo stato finale si applica a documenti come preventivi (chiusi con ordine o definitivamente) e fatture (chiuse attraverso la registrazione di una perdita su crediti). Una volta chiuso, il documento non può più essere modificato.
Ciclo Attivo e Ciclo Passivo
Il Ciclo Attivo e il Ciclo Passivo sono due concetti fondamentali nella gestione aziendale, utilizzati per descrivere i flussi di lavoro e i processi legati alle vendite (attivo) e agli acquisti (passivo).
Questi cicli aiutano a tracciare e gestire in modo strutturato i documenti, i movimenti contabili e le operazioni aziendali.
Il Ciclo Attivo: La Gestione delle Vendite
Il Ciclo Attivo riguarda tutte le operazioni e i documenti legati alla vendita di beni o servizi da parte dell’azienda ai clienti.
Flusso tipico del Ciclo Attivo:
- Preventivo: Offerta inviata al cliente per definire i termini della vendita.
- Ordine di Vendita: Conferma dell’ordine ricevuto dal cliente.
- Documento di Trasporto (DDT): Documento che accompagna la merce spedita al cliente.
- Fattura Cliente: Documento fiscale che registra la vendita.
- Incasso: Registrazione del pagamento ricevuto dal cliente.
Obiettivo:
Garantire una gestione chiara e precisa delle vendite, dalla creazione del preventivo all’incasso del pagamento.
Esempio pratico:
Un’azienda riceve una richiesta da un cliente. Invia un preventivo, che il cliente approva. Da questo, viene generato un ordine di vendita.
Successivamente, la merce viene spedita con un DDT e il cliente riceve una fattura.
Infine, il pagamento viene registrato.
Il Ciclo Passivo: La Gestione degli Acquisti
Il Ciclo Passivo si riferisce invece alle operazioni e ai documenti legati all’acquisto di beni o servizi da fornitori.
Flusso tipico del Ciclo Passivo:
- Ordine di Acquisto: documento che formalizza l’acquisto presso un fornitore.
- Entrata Merce: registrazione della ricezione della merce in magazzino.
- Fattura Fornitore: documento fiscale ricevuto dal fornitore.
- Pagamento: registrazione del pagamento effettuato al fornitore.
Obiettivo:
Ottimizzare e monitorare gli acquisti, garantendo che ogni operazione sia tracciata e contabilizzata correttamente.
Esempio pratico:
- Un’azienda ordina materie prime da un fornitore.
- L’ordine viene registrato come ordine di acquisto.
- Quando la merce arriva, viene generata una registrazione di entrata in magazzino.
- Il fornitore invia una fattura, che viene registrata e successivamente saldata.
Differenze tra Ciclo Attivo e Ciclo Passivo
Perchè Ciclo Attivo e Ciclo Passivo sono importanti?
I Cicli Attivo e Passivo sono fondamentali per il funzionamento organizzato di qualsiasi azienda. La loro importanza risiede in tre aspetti principali.
Innanzitutto, garantiscono la tracciabilità. Ogni documento generato nel ciclo, sia esso un preventivo, una fattura o un ordine, è collegato al successivo. Questo consente di seguire facilmente ogni fase del processo, evitando che qualcosa venga dimenticato o perso lungo il percorso.
In secondo luogo, offrono un significativo aumento dell’efficienza. Automatizzando molte delle operazioni amministrative, come la registrazione delle fatture o la generazione di documenti, riducono al minimo il rischio di errori manuali e liberano tempo prezioso per dedicarsi ad attività più strategiche.
Infine, garantiscono un controllo più chiaro e preciso sulla gestione finanziaria e operativa dell’azienda. Con i Cicli Attivo e Passivo, è possibile avere sempre una visione completa delle entrate e delle uscite, facilitando la pianificazione e la presa di decisioni informate.
Grazie a strumenti come Starty ERP, questi processi vengono gestiti in modo integrato e ottimizzato. La piattaforma non solo semplifica il monitoraggio e la gestione dei cicli, ma aiuta anche a migliorare l’efficienza complessiva dell’azienda, trasformando il modo in cui vengono gestiti vendite e acquisti.
Cicli di Lavoro: Attivo e Passivo
Starty ERP suddivide i flussi di lavoro in due cicli principali, fornendo una visione chiara delle operazioni aziendali:
Ciclo Attivo
Questo ciclo include i documenti relativi alle vendite:
- Preventivo
- Ordine di Vendita
- Documento di Trasporto (DDT)
- Fattura Cliente
- Incasso
✅ Esempio: Quando un preventivo viene approvato, si trasforma in un ordine di vendita. Da qui, si genera automaticamente un DDT per la spedizione e, successivamente, una fattura cliente per la registrazione contabile.
Ciclo Passivo
Questo ciclo si concentra sugli acquisti e include:
- Ordine di Acquisto
- Entrata Merce
- Fattura Fornitore
- Pagamento
✅ Esempio: Dopo aver creato un ordine di acquisto, l’arrivo della merce genera una registrazione in magazzino. La fattura del fornitore viene poi registrata contabilmente e successivamente saldata.
Puoi trovare maggiori informazioni nella nostra guida al supporto di Starty ERP
