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Le regole per la fatturazione: immediata o differita?

Marketing Impresoft

Le regole per la fatturazione: immediata o differita?

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Come gestire in modo efficiente la fatturazione secondo la normativa vigente.

Con questo articolo cercherò di fare un po’ di chiarezza sulla normativa in materia di fatturazione e soprattutto sul come organizzare le regole per la fatturazione in modo snello ed efficiente.

 

Nella mia esperienza, essendo a contatto con diversi soggetti sul tema della fatturazione, ho visto che c’è confusione. Formando gli utenti, ho notato che esprimono esigenze operative con termini impropri: ad esempio, parlano di fattura accompagnatoria per l’esigenza di risparmiare tempo emettendo un solo documento, quando dal punto di vista normativo (salvo limitate eccezioni) la fattura accompagnatoria non esiste più.

Consultando articoli di blog scritti da aziende che fanno gestionali, ho notato che spesso si parla della fatturazione partendo da quello che fa il proprio gestionale e non da quello che prevede la normativa vigente; in questo modo si capovolge l’ordine delle cose. Infine, leggendo articoli di commercialisti ho notato che si affrontano casistiche anche approfondite, ma senza collegarle in maniera organica ai processi di un’azienda.

Oltre a ciò, i termini utilizzati riguardanti la fatturazione non si contano: fattura immediata e differita, fattura a fine mese, fattura accompagnatoria, fattura semplificata, fattura elettronica, fattura riepilogativa... Quali di questi sono corretti dal punto di vista normativo e quali ci danno un vantaggio operativo? Un punto deve rimanere fermo: se vogliamo fare ordine dal punto di vista normativo e operativo, dobbiamo andare alla fonte.

[Hai poco tempo per leggere tutto l'articolo? Scarica la nostra Infografica gratuita per sapere quando devi usare la fatturazione immediata o differita: Clicca qui]

 

Il quadro normativo della fatturazione

Il riferimento normativo fondamentale per la fatturazione delle cessioni di beni e per le prestazioni di servizi è costituito dal testo Iva e specificatamente dal’art. 21 del DPR n. 633/1972..

Dal 1° gennaio 2019 con l’obbligo della fatturazione elettronica, previsto ai sensi dell’art. 1, comma 916, della Legge n.205 del 27 dicembre 2017 n. 205, lo scenario della fatturazione è stato ridisegnato dal legislatore.

Per prima cosa cerchiamo di capire cosa s'intende per fattura elettronica (identificata con il codice "FE"): è un documento informatico che contiene i dati della fattura tradizionale e alcune specifiche informazioni che consentono di recapitare "telematicamente" la stessa fattura mediante il cosiddetto "Sistema di Interscambio". La fattura elettronica è basata sull’emissione di un documento elettronico, si tratta di un file “fattura” con un particolare formato (riconoscibile dall'estensione "XML"), in cui è apposta anche una firma “digitale” qualificata.

 

Dal 1° gennaio 2019 la FE è obbligatoria per le cessioni di beni e alle prestazioni di servizi effettuate in Italia tra soggetti passivi IVA, rimangono escluse alcune categorie di soggetti che hanno un ridotto volume d’affari, cioè coloro che rientrano:

  • nel regime di vantaggio (Dl n. 98/2011);
  • nel regime forfetario (Legge n. 190/2014)

Sono esclusi dall'emissione delle fatture elettroniche:

  • le associazioni sportive dilettantistiche le quali, per l’attività commerciale resa nell’anno precedente, non hanno incassato proventi superiori a 65 mila euro;
  • gli operatori sanitari per le operazioni effettuate nel 2019 e unicamente per quei dati che sono da inviare al Sistema Tessera Sanitaria.

L’articolo prevede due soli tipi di fatturazione: la fattura immediata e la fattura differita.

La fattura immediata è quella generalmente utilizzata, e la fattura differita è quella adottata al verificarsi di determinate condizioni. Il quadro normativo è completato dal D.P.R. n. 472/1996, che ha soppresso l’obbligo dell’emissione del documento di accompagnamento dei beni viaggianti in generale, mantenendolo solo per tabacchi, fiammiferi, prodotti sottoposti al regime delle accise, imposte di consumo o regime di vigilanza fiscale.

Nell'uso comune il contribuente adotta 3 tipi di fattura:

  • la fattura immediata: quelle in cui la data di emissione coincide con la data di effettuazione della operazione;
  • la fattura differita: quella che riepiloga le operazioni cessioni/prestazioni effettuate nel mese solare con il medesimo acquirente o committente e documentate da un documento di trasporto ovvero un documento analogo. La fattura differita si emette entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione, indicando gli estremi del ddt o del documento analogo
  • la fattura anticipata: sono quelle emesse prima della effettuazione della operazione (consegna beni o prestazione di servizio.

Successivamente all'entrata in vigore della fatturazione elettronica, anche i termini di emissione delle fatture sono stati ridefiniti, dando particolare importanza alla data di emissione della fattura - dato obbligatorio riportato nel campo ‘Data’ della sezione ‘Dati generali’ del file della fattura elettronica - e stabilendo che oltre che la data di emissione, in fattura deve essere indicata anche “la data in cui è effettuata la cessione di beni o la prestazione di servizi ovvero la data in cui è corrisposto (in tutto o in parte) il corrispettivo”.

Queste informazioni sono fondamentali per individuare i termini di emissione e di trasmissione della fattura, in seguito alle modifiche del testo Iva (Circolare n. 13/AE/2018 e D.L. n.119/2018) con cui sono state cambiate le regole per la fatturazione.


L’Agenzia delle entrate ha chiarito che:

- la data riportata nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” è la data di effettuazione dell’operazione;

- la "data del documento" dovrà sempre essere valorizzata con la data dell’operazione;

 - per le fatture (differite) è possibile indicare una sola data, per le fatture elettroniche via SdI, quella dell’ultima operazione.

 

Ecco una sintesi delle novità:

Per la FATTURAZIONE IMMEDIATA:

  • dal 1° gennaio al 30 giugno 2019: l’emissione e la trasmissione telematica deve avvenire entro le ore 24,00 del medesimo giorno dell’effettuazione dell’operazione, salvo moratoria di cui all'articolo 10 del DL n.119/2018;

  • dal 1° luglio 2019: la fattura può essere emessa e trasmessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione - indicazione quest'ultima che deve essere contenuta all'interno della stessa fattura.

Per la FATTURAZIONE ANTICIPATA: l'emissione e la trasmissione deve avvenire entro il 12 giorni dalla data di emissione, che è considerata quale data di effettuazione dell'operazione.

Per la FATTURAZIONE DIFFERITA: è possibile l’emissione di una fattura elettronica "differita" e secondo la norma si può emettere una fattura entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione di cessione di beni o prestazioni di servizi.

 

A partire dal 1° luglio 2019, il Decreto Crescita ha disposto che il soggetto passivo ha 12 giorni di tempo per trasmettere il file della fattura elettronica rispetto al momento di effettuazione dell’operazione; questa regola riguarda le fatture immediate, visto che per le fatture differite resta applicabile la disposizione dei 15 giorni, come specificato nell’articolo 21, comma 4, lett. a), D.P.R. 633/1972,

Nel sito ufficiale dell'Agenzia delle Entrate si consiglia di consultare le FAQ in materia sulle diverse tipologie di fatture e i relativi specifici termini di emissione e di trasmissione. Ricordiamo sempre che la fattura, cartacea o elettronica, si dà per emessa all'atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.

Proseguiamo, approfondendo più nel dettaglio.

 

La fattura immediata

La fattura immediata è quella emessa al momento dell’effettuazione dell’operazione. Se nell’arco dello stesso giorno vengono effettuate più operazioni (es. due cessioni di beni, due prestazioni di servizi o una cessione di beni e una prestazione di servizi) nei confronti dello stesso soggetto, può essere emessa una sola fattura. Pertanto, la normativa permette che la fattura immediata sia emessa entro le ore 24 del giorno solare.

Facciamo dei chiarimenti: la fattura immediata non coincide con la fattura accompagnatoria. Il precedente quadro normativo prevedeva che i beni viaggianti fossero accompagnati da un documento: bolla di accompagnamento o fattura (D.P.R. n. 627/1978), la quale in questo caso prendeva nome di fattura accompagnatoria di beni (D.M 29 novembre 1978). Quindi, la fattura immediata, a differenza dell’accompagnatoria può non scortare i beni.

 

La fattura differita

La fattura differita, dicevamo, è permessa soltanto al verificarsi di determinate condizioni.

Innanzitutto, le operazioni da fatturare devono essere documentate: le cessioni di beni devono risultare da documento di trasporto o altro documento idoneo, mentre le prestazioni di servizi devono essere individuabili attraverso idonea documentazione.

Per idonea documentazione è da considerarsi utilizzabile la documentazione commerciale prodotta e conservata, secondo il tipo di attività svolta, dalla quale risultino con certezza la prestazione eseguita, la data di effettuazione e le parti contraenti (Circolare Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24/06/2014). In secondo luogo, le operazioni devono essere state effettuate nello stesso mese solare. Se queste condizioni sono soddisfatte può essere emessa una fattura.

La fattura deve essere emessa entro una data precisa: in generale, entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni; in particolare, nel caso di triangolazione, cioè cessioni di beni effettuate dal cessionario nei confronti di un soggetto terzo per il tramite del proprio cedente, entro la fine del mese successivo (c.d. fattura super-differita).

Facciamo anche qui dei chiarimenti. Innanzitutto, il documento di trasporto e bolla di accompagnamento sono due documenti diversi; il primo infatti è stato introdotto con la soppressione dell’obbligo di emissione della seconda.

Ha senso emettere il documento di trasporto (DDT) in due casi:

  1. nella consegna o spedizione con cessione dei beni, cioè quando vi è il trasferimento di proprietà, se vogliamo accedere alla fatturazione differita;

  2. nella consegna o spedizione senza cessione dei beni, ad esempio nel caso di beni consegnati a terzi per lavorazione, deposito o comodato, al fine di specificare la causale di trasporto e vincere in questo modo la presunzione per cui essendo beni acquistati o prodotti che non si trovano nel luogo in cui esercitiamo la nostra attività sarebbero stati venduti (art. 3 del DPR n. 472/1996), con conseguente necessità di emettere fattura.

Inoltre, la fattura differita non deve avere necessariamente data fine mese.

In ultimo luogo, la fattura riepilogativa non è solo la fattura differita; infatti anche la fattura immediata può riepilogare più operazioni effettuate nella stessa giornata come abbiamo visto.

È possibile emettere la fattura elettronica “differita”, da inviare al Sistema di Interscambio entro il termine ultimo del giorno 15 del mese successivo rispetto a quello di effettuazione delle operazioni; in questa ipotesi il campo “Data” deve essere valorizzato con riferimento all’ultima consegna effettuata ovvero alla data dell’ultima operazione (C.M. 14/E/2019)

Se nel corso del mese sono state effettuate più operazioni, dalla fattura dovranno risultare le date di effettuazione delle diverse operazioni, e nel campo “Data” del documento il contribuente potrà indicare alternativamente:

  • la data di predisposizione della fattura e del contestuale invio allo Sdi (“data emissione“);
  • la data di almeno una delle operazioni effettuate nel corso del mese, “preferibilmente” la data dell’ultima operazione, come indicato nella C.M. 14/E/2019.

Lo specchietto sottostante riepiloga il quadro normativo fin qui esposto.

Tipologia

Termini emissione
fattura

 Documentazione
necessaria?

Fattura immediata

Entro ore 24

No

Fattura differita

 Entro 15 del mese successivo 

Fattura differita
(c.d. super-differita)  

Entro fine mese successivo

Ora che abbiamo chiarito il quadro normativo all’interno del quale dobbiamo e possiamo muoverci, cerchiamo di capire quali regole stabilire nei nostri processi per gestire in maniera efficiente la fatturazione.

 

La prima domanda: quali sono le operazioni imponibili che effettuiamo?

La prima domanda da farsi è: quali sono le operazioni imponibili che effettuiamo? In altre parole, cosa vendiamo? Solo beni, solo servizi o entrambi? E se vendiamo beni, siamo ancora sottoposti all’obbligo della bolla di accompagnamento?

La risposta a questa domanda ci aiuta a capire quali documenti e funzioni dovremo avere disponibili nel nostro gestionale:

- se vendiamo beni non soggetti all’obbligo di emissione della bolla di accompagnamento, allora necessiteremo di un documento Spedizione semplice senza DDT, che ci permetta di movimentare il magazzino al momento della consegna o spedizione quando vogliamo emettere fattura immediata, e del Documento di Trasporto, quando vogliamo emettere fattura differita;

- se vendiamo beni soggetti all’obbligo di emissione bolla di accompagnamento (tabacchi, fiammiferi, prodotti sottoposti al regime delle accise, imposte di consumo o regime di vigilanza fiscale), allora dovremo avere a disposizione il documento Bolla di accompagnamento e la Fattura accompagnatoria, entrambe che movimentano il magazzino; inoltre, dovremo avere la possibilità di fare facilmente la fattura differita per i casi i cui abbiamo emesso la Bolla di accompagnamento e non la Fattura accompagnatoria;

- se vendiamo servizi, avremo la necessità di tenere traccia di quanto è stato erogato dei servizi previsti da un contratto nel caso voglia emettere fattura differita. Questa funzione è solitamente disponibile con un modulo progetti;

- se vendiamo sia beni che servizi, oltre ad avare bisogno dei documenti elencati, avremo la necessità di poter emettere fattura riepilogando contemporaneamente gli uni e gli altri.


Cosa vendiamo?

Come teniamo traccia di cosa dovrò fatturare?

Fatturazione

Beni non soggetti all’obbligo emissione doc. accompagnamento

  • Spedizione semplice senza DDT
  • DDT
  • Fattura immediata 
  • Fattura differita

Beni soggetti all’obbligo di emissione doc. accompagnamento

  • Bolla di accompagnamento
  • Fattura accompagnatoria
  • Fattura differita

Servizi

  • Tenere traccia di quanto è stato erogato
  • Fattura immediata 
  • Fattura differita

Beni e servizi

  • Come sopra
  • Possibilità di riepilogare gli uni e gli altri in fattura 

 

La seconda domanda: quando mi conviene fatturare?

La seconda domanda da farsi è: quando mi conviene fatturare?

Se il rapporto col cliente è episodico, converrà fare la fattura immediata; se il rapporto è continuativo, converrà fare la fattura differita, ma prestando attenzione alla data di emissione:

- se il termine di pagamento è “data fattura” sarà sufficiente emettere fattura entro il 15 del mese successivo;

- se il termine di pagamento è “data fattura fine mese”, converrà emettere fattura entro l’ultimo giorno dello stesso mese dell’operazione, questo non perché ce lo imponendo la normativa, bensì perché altrimenti l’incasso slitterebbe di un mese.

Quest’ultimo caso ci aiuta a vedere i processi commerciali e amministrativi in maniera integrata: i termini di pagamento concordati ed emissione di fattura determinano la sincronizzazione più o meno favorevole di incasso.



Caso operativo

 Termine emissione 

DDT  necessario? 

Tipologia

Una sola operazione nell’arco della stessa giornata e nessuna previsione di ulteriori operazioni nell’arco dello stesso mese

Entro ore 24 stesso giorno

No

Fattura immediata

Più operazioni nell’arco della stessa giornata e nessuna previsione di ulteriori operazioni nell’arco dello stesso mese

Entro ore 24 stesso giorno

No

Fattura immediata

Una o più operazioni possibili nell’arco dello stesso mese

Entro 15 del mese successivo

Fattura differita

Una o più triangolazioni nell’arco dello stesso mese

Entro fine mese successivo

Fattura super- differita

 

Un buon gestionale deve poter gestire in maniera agevole la fattura immediata e la fattura differita rispettando i requisiti della normativa. Da un lato deve permetterci di scegliere fra fattura immediata e fattura differita; dall’altro deve aiutarci a rispettare la normativa in maniera semplice e veloce, ad esempio riportando i riferimenti ai documenti di trasporto dai quali risultano le operazioni fatturate.

Su Starty Erp la procedura di Fatturazione massiva permette agevolmente di effettuare sia la fatturazione immediata che la fatturazione differita.

 

Starty_Fatturazione_massiva.png

 


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